Lập kế hoạch cho một sự kiện mất rất nhiều công việc. Đối với mỗi cá nhân hoặc công ty có dịch vụ bạn thuê, bạn sẽ cần một hợp đồng để bảo vệ bạn khỏi bị tính phí quá mức hoặc bị mắc kẹt mà không có các dịch vụ đó vào ngày diễn ra sự kiện. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, súc tích khi viết hợp đồng sự kiện để không có chỗ cho sự giải thích sai từ một trong hai bên.
Tổng hợp tất cả các thông tin bạn cần đưa vào hợp đồng vào một tài liệu để bạn tham khảo. Điều này bao gồm tên và thông tin liên lạc của bạn và công ty hoặc cá nhân, bao gồm địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email, ngày diễn ra sự kiện, thời gian bạn yêu cầu nhân viên xuất hiện và thời gian sự kiện bắt đầu và dự kiến kết thúc. Viết một danh sách của bất kỳ thiết bị có liên quan bạn sẽ cung cấp, và những gì bạn mong đợi nhân viên hợp đồng sẽ mang lại. Ví dụ: nếu bạn đang thuê một DJ, hãy làm rõ nếu bạn có thể cung cấp loa, nhưng DJ chịu trách nhiệm về dây cáp.
Tạo một biểu mẫu với các phần để biết thông tin liên lạc, ngày và thời gian được liệt kê, cũng như các kỳ vọng trong danh sách của bạn. Đối với hợp đồng đã được định dạng, Microsoft Office cung cấp một số mẫu miễn phí để lựa chọn.
Viết thỏa thuận thanh toán bằng cách nêu tên của bạn là người trả tiền, tên công nhân được ký hợp đồng (hoặc tên công ty) là người nhận, tiền lương theo giờ hoặc tổng thể và bất kỳ khoản phí bổ sung nào có thể được thêm hoặc trừ, nếu có.). Bao gồm phương thức thanh toán (séc, tiền mặt, PayPal) và khi thanh toán sẽ được phát hành. Nếu thanh toán sẽ được phát hành vào ngày diễn ra sự kiện, hãy cho biết liệu đó sẽ là trước hay sau khi dịch vụ hoàn tất.
Viết một phần cụ thể để hoàn lại tiền và hủy bỏ, và nêu rõ các căn cứ của bạn là gì để không phát hành thanh toán. Bao gồm một cửa sổ thời gian để cho phép hủy bỏ. Ví dụ: "Công ty có thể hủy tối đa 48 giờ trước khi sự kiện diễn ra, nếu không họ sẽ bị tính phí." Nói rõ những gì lệ phí sẽ là tốt.
Viết một phần cho bất kỳ mục thương lượng nào khác cụ thể cho sự kiện của bạn và cách chúng có thể được giải quyết. Ví dụ: nếu sự kiện diễn ra ngoài trời, hãy bao gồm kế hoạch "ngày mưa" hoặc cho biết bạn sẽ hủy sự kiện đó hay không, bạn sẽ thông báo cho nhân viên hợp đồng như thế nào và anh ta có thể nhận được khoản bồi thường nào (nếu có).
Tạo một phần có cả tên của bạn và tên đầy đủ của công nhân được ký hợp đồng, được nhập, với một dòng đến ngày và ký. Sao chép hợp đồng sự kiện đã ký cho nhân viên và giữ một bản sao bổ sung cho hồ sơ của bạn.
