Ánh xạ quy trình kinh doanh cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cơ hội để làm rõ các quy trình đang được thực hiện như thế nào. Nó tiết lộ các vấn đề như tắc nghẽn và sự thay đổi trong cách thực hiện quy trình của các nhóm hoặc cá nhân khác nhau. Các nhà lãnh đạo cũng có thể tìm hiểu xem cách mà quá trình thực sự được thực hiện khác với cách mà nó nên được thực hiện. Tạo một bản đồ quy trình, còn được gọi là sơ đồ, là một thành phần chính của quản lý và cải tiến quy trình Six Sigma, nhưng có thể có lợi ngay cả khi không có khuôn khổ đầy đủ của Six Sigma.
Thu thập thông tin từ các cá nhân thực sự thực hiện quá trình về cách nó được thực hiện. Hãy chắc chắn để tìm hiểu xem các bước khác nhau trong các trường hợp khác nhau hoặc cho những người khác nhau. Tập trung vào cách quá trình hiện đang được thực hiện, chứ không phải vào cách nó được thực hiện.
Quyết định loại bản đồ quy trình để tạo. Lưu đồ hoạt động cơ bản cho thấy luồng các bước trong quy trình bao gồm các điểm quyết định, trong khi sơ đồ triển khai cũng mô tả rõ ràng sự tham gia của các nhóm hoặc người khác nhau. Đối với cái sau, tạo các cột cho từng cá nhân hoặc nhóm và vẽ từng bước trong cột thích hợp để cho biết ai đang thực hiện bước này.
Bắt đầu bản đồ quy trình kinh doanh của bạn bằng cách vẽ một hình chữ nhật hoặc hình tròn, biểu tượng tiêu chuẩn cho điểm bắt đầu. Đối với sơ đồ hoạt động, hãy vẽ điểm bắt đầu ở phía trên bên trái của trang giấy hoặc trang phần mềm của bạn. Đối với biểu đồ triển khai, hãy vẽ nó ở đầu cột thích hợp.
Dán nhãn điểm bắt đầu bằng một cụm từ chỉ ra rằng đó là điểm bắt đầu, chẳng hạn như "Cuộc gọi đến" hoặc thậm chí chỉ là "Bắt đầu". Mỗi bước của bạn sẽ được gắn nhãn theo cách này và nên bao gồm một động từ để thể hiện một hành động được thực hiện.
Tạo từng bước của quy trình bằng cách vẽ một hình chữ nhật và dán nhãn cho nó. Mỗi bước nên có đại diện riêng. Không kết hợp các bước trong một hình bằng cách sử dụng từ "và" để kết nối nhiều hơn một động từ hoặc hành động.
Kết nối các bước với các mũi tên hiển thị hướng của dòng quy trình. Không sao nếu bản đồ của bạn kết thúc trên một số dòng để phù hợp trên trang; các mũi tên làm cho dòng chảy rõ ràng bất kể sự sắp xếp vật lý của các bước.
Sử dụng hình dạng kim cương để thể hiện một điểm quyết định bất cứ lúc nào bước tiếp theo phụ thuộc vào một trường hợp cụ thể. Chẳng hạn, bản đồ quy trình cho giỏ hàng trực tuyến sẽ có điểm quyết định thể hiện sự lựa chọn của khách hàng để thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc sử dụng PayPal.
Chỉ ra các bước theo điểm quyết định bằng cách tạo các ký hiệu hình chữ nhật và dán nhãn cho chúng và thêm các mũi tên để hiển thị quy trình. Dán nhãn cho mỗi mũi tên dẫn từ điểm quyết định, để làm rõ điều kiện dẫn đến đi theo con đường đó. Trong ví dụ hiện tại của chúng tôi, sử dụng nhãn "PayPal" cho một mũi tên và "thẻ tín dụng" cho tên kia.
Thêm một hình chữ nhật cuối cùng hoặc hình chữ nhật tròn có nhãn "Kết thúc" là bước cuối cùng để chỉ ra kết thúc của quá trình.
Xem lại bản đồ quy trình của bạn để đảm bảo rằng nó đọc chính xác. Cũng có một vài cá nhân thực hiện quá trình xem xét nó, để đảm bảo rằng nó mô tả chính xác những gì họ làm.
Lời khuyên
-
Các chương trình như Microsoft Visio có các tính năng đặc biệt để tạo bản đồ quy trình, nhưng các chương trình đồ họa hoặc PowerPoint khác cũng có thể được sử dụng. Khi bạn lần đầu tiên thu thập thông tin về quy trình, hãy viết từng bước trên một ghi chú nhỏ và sau đó sắp xếp chúng để hiển thị quy trình. Phương pháp này có thể dễ dàng hơn là cố gắng tạo bản đồ quy trình cùng một lúc ngay từ đầu. Nếu quy trình của bạn liên quan đến nhiều sự phân chia giữa các nhóm hoặc cá nhân, bạn có thể muốn sử dụng sơ đồ triển khai để minh họa rõ ràng sự tham gia của các bên khác nhau.
