Quản lý thời gian của bạn cũng quan trọng như hoàn thành nhiệm vụ công việc một cách triệt để. Bằng cách tạo một lịch trình quản lý thời gian hàng ngày, bạn sẽ có thể giữ ngăn nắp, làm những việc cần làm và giảm căng thẳng mà không làm giảm chất lượng. Cho dù bạn quản lý người khác, xử lý số lượng lớn giấy tờ hoặc tham dự nhiều cuộc họp và sự kiện mỗi ngày, biết bạn cần ở đâu và những gì bạn mong đợi là điều quan trọng. Quản lý thời gian của bạn sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn đầu ra của mình và khiến bạn có trách nhiệm và an toàn hơn trong công việc.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Microsoft Excel
-
Microsoft Outlook
Mở Bảng tính Microsoft Excel. Cột nhãn với các ngày trong tuần và các hàng với mỗi giờ trong ngày làm việc. Bạn có thể mở rộng các cột và hàng bằng cách nhấp vào các dòng phân tách và kéo chúng, sử dụng chuột. Bạn cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook để tạo lịch quản lý thời gian. Microsoft Outlook bao gồm các cột và hàng được điền sẵn để giúp nhập thông tin dễ dàng hơn.
Tạo một danh sách các nhiệm vụ phải được hoàn thành trong tuần. Danh sách này bao gồm các cuộc họp, cột mốc dự án hoặc thời hạn, cơ hội mạng, trả lại các cuộc gọi điện thoại, điền vào giấy tờ hoặc các nhiệm vụ khác cần phải hoàn thành.
Gán các nhiệm vụ cho ngày và thời gian thích hợp của chúng vào Bảng tính Excel. Nhiệm vụ mã màu nếu cần thiết bằng cách nhấp vào hộp bạn muốn tô sáng và nhấp vào biểu tượng sơn có thể ở đầu bảng tính. Chọn từ một loạt các màu sắc.
Dành thời gian trong suốt cả ngày cho các nhiệm vụ cuối cùng mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Ví dụ: nếu bạn có cuộc họp từ 10:30 sáng đến 11:00, hãy tắt thời gian họp từ 10:30 sáng đến 11:30 sáng. Để lại ít nhất 15 phút giữa các nhiệm vụ cho các nhiệm vụ đột xuất hoặc nghỉ ngắn.
Tạo một lịch trình mỗi tuần và bám sát nó. Theo thời gian, bạn sẽ trở nên tốt hơn trong việc quản lý thời gian và xử lý các sự cố không mong muốn xảy ra trong ngày làm việc.
Lời khuyên
-
Tạo một lịch trình quản lý thời gian sẽ không chỉ tăng năng suất của bạn, nó cũng sẽ giảm căng thẳng và cho phép bạn tận hưởng nhiều khía cạnh của công việc của bạn.
Cảnh báo
Đừng cố gắng đặt trước quá nhiều ngày của bạn. Cố gắng hoàn thành quá nhiều trong ngày sẽ chỉ khiến bạn tụt lại phía sau. Khi tạo lịch trình quản lý thời gian của bạn, hãy dành đủ thời gian cho bữa trưa, đến và đi từ các cuộc họp hoặc sự kiện và dành đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ một cách chính xác để đảm bảo chất lượng công việc cao.
