Khi các cuộc trò chuyện trước đây với một nhân viên được đào tạo tốt - một người biết những gì được mong đợi và không gặp trở ngại nào ngăn cản anh ta thực hiện trách nhiệm công việc của mình - đã không dẫn đến hành vi hoặc hiệu suất làm việc mong muốn, cảnh báo bằng lời nói là bước hợp lý tiếp theo. Cảnh báo bằng lời nói là một hình thức xử lý kỷ luật được đưa ra bằng cách truyền đạt những kỳ vọng của bạn cho nhân viên và cảnh báo anh ta rằng bạn sẽ có biện pháp kỷ luật hơn nữa nếu hiệu suất của anh ta không được cải thiện.
Phối hợp với ai đó trong bộ phận nhân sự của văn phòng của bạn hoặc nói chuyện với người giám sát trực tiếp của bạn để tìm ra quy trình thích hợp để đưa ra cảnh báo bằng lời nói. Ví dụ, mặc dù bạn sẽ nói chuyện với nhân viên, bạn vẫn sẽ cần ghi lại cảnh báo bằng văn bản để có bản ghi.
Xem lại bất kỳ ghi chú nào bạn có thể đã thực hiện trong quá khứ về các cuộc trò chuyện với nhân viên về các vấn đề tương tự đã khiến bạn quyết định ban hành một cảnh báo bằng lời nói. Thu thập các sự thật của tình huống trước khi đối mặt với nhân viên để mục đích và cảnh báo của bạn sẽ rõ ràng. Biết được sự thật cũng giúp bạn đứng vững nếu nhân viên cố gắng tranh luận với bạn về các sự kiện trong quá khứ. Hãy lưu ý bất cứ điều gì trước đây bạn đề nghị rằng nhân viên nên làm để cải thiện hành vi hoặc hiệu suất làm việc của mình. Lập kế hoạch để thảo luận tại sao các chiến lược không hoạt động và tại sao chúng dẫn đến cảnh báo bằng lời nói.
Yêu cầu một giám sát viên khác ngồi vào khi bạn đưa ra cảnh báo bằng lời nói. Có nhân viên đi cùng bạn đến một khu vực riêng hoặc văn phòng nơi người giám sát khác đã chờ sẵn. Hãy cho nhân viên biết rằng sự hiện diện của người giám sát khác là để chứng kiến cuộc trò chuyện. Giải thích các vấn đề với hành vi hoặc hiệu suất làm việc của anh ấy một cách lịch sự, chuyên nghiệp. Nói với anh ấy làm thế nào anh ấy có thể sửa vấn đề. Hỏi anh ta nếu anh ta hiểu vấn đề và hỏi ý tưởng của anh ta để khắc phục vấn đề.
Thông báo cho anh ta rằng bạn đang đưa ra cho anh ta một cảnh báo bằng lời nói đang trở thành một phần của hồ sơ công việc vĩnh viễn của anh ta. Nói với anh ta nếu anh ta không thực hiện các bước được đề nghị để khắc phục vấn đề, điều đó có thể dẫn đến hành động kỷ luật hơn nữa, lên đến và bao gồm cả việc mất việc. Yêu cầu anh ta xác minh rằng anh ta hiểu công việc của mình đang gặp nguy hiểm.
Bắt đầu cuộc trò chuyện trên một ghi chú tích cực, cung cấp các tin tức tiêu cực và kết thúc trên một ghi chú tích cực. Ví dụ, vào cuối cuộc trò chuyện, hãy nói với anh ấy rằng bạn tự tin rằng anh ấy có thể thực hiện những thay đổi cần thiết để cải thiện hành vi hoặc hiệu suất làm việc của anh ấy. Hãy kiên quyết nhưng lịch sự mọi lúc.
Tài liệu chi tiết cảnh báo bằng lời nói bằng văn bản cho hồ sơ của nhân viên. Ký và ghi ngày vào tài liệu. Yêu cầu người giám sát chứng kiến ký và ghi ngày vào tài liệu. Bước này được hoàn thành sau khi nhân viên rời khỏi văn phòng, vì bạn không cần nhân viên ký cảnh báo bằng lời nói, vì người giám sát tham dự xác minh cảnh báo bằng lời nói thông qua việc chứng kiến và chữ ký. Nếu bạn có ký tên nhân viên, sau này anh ta có thể nói rằng anh ta không bao giờ nhận được cảnh báo bằng lời nói, điều này có thể gây ra vấn đề pháp lý.
Lời khuyên
-
Ngay cả trong các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên với nhân viên về các vấn đề hiệu suất công việc, luôn luôn ghi chú để tham khảo sau.
Xác nhận nhân viên hiểu rằng bạn đang đưa ra cảnh báo bằng lời nói và hậu quả của nó. Sử dụng các từ "cảnh báo bằng lời nói" và đảm bảo rằng anh ta biết công việc của mình có nguy cơ trừ khi anh ta thực hiện các bước thích hợp để khắc phục vấn đề.
Cảnh báo
Lắng nghe lời giải thích của nhân viên khi bạn đưa ra cảnh báo bằng lời nói. Bạn có thể nhận ra rằng có một vấn đề cần được giải quyết để hỗ trợ nhân viên. Làm bất cứ điều gì bạn có thể - trong lý do - để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất của mình.
