Số kế toán có thể gây nhầm lẫn cho rất nhiều người, loại đáng sợ. Tuy nhiên, kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh và các con số của nó có liên quan để truyền đạt thông tin tài chính. Học cách tìm ra ý nghĩa trong những con số đó là một kỹ năng có giá trị có thể khiến bạn hiểu doanh nghiệp của mình sẽ đi đến đâu.
Bối cảnh
Đo lường các giao dịch kinh doanh và số kế toán cần một bối cảnh để có ý nghĩa. Một danh sách các số không có ý nghĩa nhiều mà không biết bạn đang nhìn gì. Khi xem xét một báo cáo kế toán đầy đủ các con số, hãy nhìn vào đầu trang để tìm ra những gì bạn đang xem. Thông thường các báo cáo kế toán có một tiêu đề ở đầu với tên của báo cáo để cung cấp cho bạn manh mối về ý nghĩa của các con số. Nó có thể là một báo cáo ngân sách hoặc một báo cáo lão hóa phải trả. Hoặc nó có thể là một báo cáo khấu hao. Nếu bạn thấy không có tiêu đề, hãy hỏi về nó.
Sự miêu tả
Số kế toán hiếm khi tự bật lên trong thời trang ngẫu nhiên. Chúng thường ở định dạng cột với các mô tả dòng, được tìm thấy ở phía bên trái của báo cáo. Bạn có thể tìm thấy ý nghĩa về các số kế toán bằng cách xem các nhãn mô tả, chẳng hạn như tên tài khoản hoặc tên nhà cung cấp hoặc tên khách hàng. Các mô tả thường xác định số kế toán bạn đang xem. Xin lưu ý rằng một số số là tóm tắt của một số số khác. Hãy chú ý đến các mô tả cột, nếu có sẵn. Họ thường đưa ra cấu trúc cho các con số. Nếu bạn thấy một cột có tên "Hành chính", thì các số trên cột liên quan đến khu vực hành chính của công ty. Họ có thể là chi phí đô la hoặc số lượng nhân viên dưới cột đó. Các mô tả dòng sẽ cho bạn biết nếu bạn đang xem chi phí hoặc cái gì khác.
Phân tích
Số kế toán thường được sử dụng để phân tích và trả lời câu hỏi. Nếu bạn muốn biết bạn còn bao nhiêu chi phí thuê nhà trong ngân sách của mình, bạn cần xem số kế toán. Họ có thể cung cấp cho bạn thông tin tóm tắt về số tiền bạn đã chi tiêu và số tiền bạn còn lại. Nếu bạn hỏi, bạn có thể nhận được các chi tiết tạo nên các số tóm tắt. Nhiều hệ thống kế toán cung cấp chức năng này một cách dễ dàng với chức năng "truy sâu xuống" trong đó bạn thấy một số, bạn thấy số đó là số lẻ, bạn nhấp vào nó và xem ngay số đó được tạo thành để làm gì. Nhiều chương trình kế toán phức tạp cho phép bạn thực hiện các truy vấn đơn giản về các mục và số nhất định một cách dễ dàng và bạn không cần phải làm việc trong bộ phận kế toán để sử dụng các mục đó.
Quyết định
Kế toán định lượng các hoạt động, tóm tắt thông tin, cung cấp cho mọi người khả năng nhìn thấy một tình huống từ các quan điểm khác nhau. Đó là một điều để xem xét số lượng bán hàng trong năm, nhưng khi bạn kết hợp nó với chi phí, bạn có thể rút ra nhiều vấn đề, chẳng hạn như nếu chi phí quá cao cho việc bán hàng hoặc nếu mức lương thấp bất thường, bạn có thể đưa ra quyết định nhất định về những điều đó khu vực. Số kế toán giúp đưa ra quyết định hợp lý dựa trên dữ liệu thực chứ không chỉ là linh cảm. Ví dụ, bằng cách nhìn vào số kế toán, bạn có thể dễ dàng thấy các tài khoản cũ cần phải thu thập. Không có dữ liệu kế toán, bạn có thể không biết ai nợ những gì và trong bao lâu. Những con số này là thiết thực và có giá trị cho bất kỳ doanh nghiệp.
Cân nhắc
Khi xem xét số kế toán và báo cáo kế toán, hãy ghi nhớ những vấn đề này:
1.) Ngày và thời gian trên các báo cáo là rất quan trọng. Bạn cần biết nếu bạn đang xem số tiền hàng năm hoặc số liệu hàng tháng.
2.) Hãy lưu ý rằng số kế toán có thể sai. Nếu bạn biết rằng chi phí vật tư của bạn trung bình 200 đô la một tháng và bạn thấy 40 đô la là chi phí trong một tháng, thì có khả năng xảy ra lỗi.
3.) Số kế toán phản ánh cách thức kinh doanh đang diễn ra, nhưng nó có thể không cung cấp cho bạn một bức tranh hoàn chỉnh. Kế toán không thể định lượng tinh thần của nhân viên hoặc danh tiếng của công ty. Vì vậy, sử dụng số kế toán làm công cụ để điều hành doanh nghiệp tốt hơn và xem xét các thông tin khác.
