Giao tiếp nơi làm việc là điều cần thiết để làm việc nhóm. Không chỉ xây dựng và duy trì các mối quan hệ, mà giao tiếp tại nơi làm việc cũng tạo điều kiện cho sự đổi mới. Nhân viên cảm thấy thoải mái về giao tiếp có xu hướng có ý tưởng được chấp nhận ở một tỷ lệ đặc biệt. Không có giao tiếp nơi làm việc, sẽ có một số vấn đề.
Vấn đề thứ nhất: Thiếu tiêu chuẩn
Khi các vấn đề giao tiếp ở nơi làm việc đạt tiêu chuẩn thấp hơn, thường là do bạn thiếu sự nhất quán về cách thức và thời điểm nhân viên giao tiếp. Đó là một ý tưởng tốt để thiết lập một chính sách truyền thông để chuẩn hóa các phương pháp được sử dụng để giao tiếp với cả đồng nghiệp và khách hàng. Tránh phụ thuộc quá nhiều vào một loại giao tiếp. Ví dụ: chỉ sử dụng giao tiếp bằng lời nói khiến việc theo dõi các cuộc hội thoại và thông tin trở nên khó khăn.
Vấn đề thứ hai: Rào cản giao tiếp
Sự khác biệt về nền tảng hoặc kinh nghiệm gây ra rào cản giữa một số nhân viên. Không có một số điểm chung, nhân viên có thể thấy liên quan đến hoặc hiểu những gì các nhân viên khác đang nói về khó khăn. Sự khác biệt về văn hóa cũng có thể gây ra những khó khăn trong giao tiếp phi ngôn ngữ, gây ra những thông điệp lẫn lộn.
Vấn đề thứ ba: Trộn lẫn công việc và giao tiếp cá nhân
Một số nhân viên có xu hướng trộn cuộc sống cá nhân vào giao tiếp nơi làm việc. Truyền thông cá nhân làm mất đi tính chuyên nghiệp trong văn phòng, đôi khi dẫn đến tin đồn ở nơi làm việc, dẫn đến tinh thần giảm sút hoặc thậm chí là cáo buộc quấy rối.
Vấn đề thứ tư: Giải thích sai và giả định
Giao tiếp được mở để giải thích và đôi khi được giải thích không chính xác. Mọi người thường đưa ra các giả định dựa trên thông tin họ nghe hoặc đọc, cho dù họ có nghe hay đọc chính xác hay không. Các tín hiệu phi ngôn ngữ cũng khiến mọi người đưa ra các giả định có thể cản trở giao tiếp. Ví dụ, một nhân viên tránh giao tiếp bằng mắt có thể khiến người khác cho rằng cô ấy đang che giấu điều gì đó khi cô ấy đơn giản cảm thấy thấp kém hoặc ngại ngùng.
Vấn đề thứ năm: Kỹ năng nghe kém
Chia sẻ thông tin chỉ là một phần của quá trình giao tiếp. Kỹ năng lắng nghe mạnh mẽ là điều cần thiết để giao tiếp và hiểu thông điệp được chia sẻ một cách hiệu quả. Những nhân viên không lắng nghe hoặc không biết cách chủ động lắng nghe đồng nghiệp của họ có khả năng bỏ lỡ thông tin hoặc không biết chuyện gì đang xảy ra.
Vấn đề thứ sáu: Thiếu giao tiếp thực tế
Giao tiếp dựa trên thực tế là điều cần thiết để giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc. Nếu nhân viên truyền đạt thông tin sai lệch hoặc chia sẻ thông tin mà họ không chắc chắn, họ có thể gây ra sự chậm trễ trong việc hoàn thành nhiệm vụ. Các nhà quản lý chia sẻ thông tin sai lệch hoặc chia sẻ thông tin mà không xác minh trước sẽ có khả năng làm phiền nhân viên.
Vấn đề thứ bảy: Thất bại trong việc phân tán truyền thông
Phân tán thông tin liên lạc tại nơi làm việc thường dựa vào một chuỗi nhân viên chia sẻ thông tin với người khác. Trong một số trường hợp, việc chuyển tiếp thông tin bị gián đoạn, khiến một số nhân viên nhất định rời khỏi vòng lặp. Sự cố trong giao tiếp có thể dẫn đến lãng phí thời gian, bỏ lỡ các cuộc họp, trùng lặp công việc hoặc gián đoạn khác của quy trình làm việc.
Vấn đề thứ tám: Mối quan tâm riêng tư
Rất ít giao tiếp thực sự là riêng tư, đặc biệt là trong môi trường công sở. Giao tiếp bằng lời nói dễ dàng được nghe thấy bởi những người khác trong văn phòng. Tin nhắn email và tin nhắn tức thời trên máy tính dễ bị hack. Các nhân viên khác có thể đọc qua vai bạn và xem thông tin liên lạc bí mật. Thông tin bí mật bị rò rỉ tạo ra một vấn đề trách nhiệm pháp lý và có thể làm tổn thương doanh nghiệp.
Vấn đề thứ chín: Thái độ tiêu cực
Thái độ tiêu cực can thiệp vào quá trình giao tiếp tại nơi làm việc. Trong một số trường hợp, hai nhân viên có thể không thích nhau hoặc không tin tưởng lẫn nhau, tạo ra một bức tường giữa hai người khi họ cố gắng giao tiếp. Những nhân viên khác chỉ đơn giản là có thái độ thờ ơ với công việc nói chung, khiến họ không quan tâm đến những gì được nói trong quá trình giao tiếp nơi làm việc bình thường.
Vấn đề thứ mười: Thiếu theo dõi
Sau khi thông tin được phân tán trong môi trường văn phòng, các hành động cụ thể sẽ diễn ra dựa trên thông tin liên lạc. Ví dụ, sau một cuộc họp để thảo luận về phương hướng của một dự án, những người tham dự có thể cần phải hoàn thành các nhiệm vụ dựa trên những gì bạn đã thảo luận trong cuộc họp. Nếu giao tiếp không khiến nhân viên có ý thức rõ ràng về cách thực hiện thông qua các hành động, bạn có thể thấy một sự cố và công việc dang dở.
