Cách theo dõi đào tạo trong Microsoft Office

Đào tạo là trái tim của bất kỳ hoạt động kinh doanh. Cho dù dạy lời chào và dịch vụ của khách hàng hoặc sử dụng công nghệ tinh vi, các doanh nghiệp cam kết đào tạo tận hưởng đội ngũ nhân viên hiệu quả và năng suất cao hơn và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn so với những người không làm việc. Một số loại kinh doanh có yêu cầu đào tạo bắt buộc về mặt pháp lý. Microsoft Office Suite có hai tùy chọn để theo dõi đào tạo nhân viên: Microsoft Excel hoặc Microsoft Access. Hệ thống Excel có thể được thực hiện bởi bất kỳ ai có kinh nghiệm về bảng tính cơ bản. Truy cập, tuy nhiên, cung cấp các phương pháp tinh vi hơn để báo cáo và theo dõi.

Excel

Lập danh sách các tiêu đề phiên đào tạo nhân viên dự kiến sẽ hoàn thành. Trên bảng tính mới, nhập các tiêu đề cột này: "Tên", "Họ" và tên chủ đề hoặc phiên trong mỗi cột tiếp theo, sử dụng bao nhiêu tùy ý. Một cột cho một số nhân viên hoặc định danh khác cũng có thể được thêm vào. Chọn lệnh trong các tiêu đề In của nhóm từ nhóm Cài đặt trên trang của vua trên tab của Bố cục trên trang của Ribbon và tạo hàng "Tiêu đề". Nhập vào $ 1: $ 1 "trong trường" Dòng tiêu đề ".

Nhập tên của tất cả nhân viên và bất kỳ số nhận dạng nào trong các cột thích hợp.

Chọn ô "A1" và, trong khi giữ nút chuột trái, kéo để chọn tất cả các hàng và tất cả các cột trong đó dữ liệu sẽ được nhập. Chọn Định dạng của người dùng làm lệnh Bảng Bảng trong nhóm Kiểu dáng phong độ trên thẻ Trang chủ Trang chủ. Xác minh trường "Phạm vi dữ liệu" và đánh dấu vào ô cho biết Bảng của tôi có Tiêu đề.

Chọn tất cả các hàng và cột trong đó ngày đào tạo sẽ được nhập. Trên tab của Trang chủ, hãy chọn định dạng ngày ưa thích từ hộp thả xuống của General General trong nhóm Số Số. Lưu bảng tính.

Nhập ngày thích hợp vào cột và hàng chính xác khi một nhân viên hoàn thành khóa đào tạo cần thiết. Sử dụng định dạng "Bảng" cho phép sắp xếp một lần nhấp theo cột khi chuẩn bị báo cáo. Lưu bảng tính sau mỗi lần nhập dữ liệu mới.

Truy cập

Tạo cơ sở dữ liệu Access mới. Đổi tên "Bảng 1" thành "Hồ sơ đào tạo nhân viên" hoặc tên thay thế ưa thích. Mở "Chế độ xem thiết kế bảng" từ nhóm "Chế độ xem" trên tab "Trang chủ". Trường đầu tiên, "ID", được đặt làm khóa chính theo mặc định. Access sẽ tự động đánh số trường này hoặc bằng cách sử dụng ngăn "Thuộc tính trường", bạn có thể tạo mặt nạ hoặc định dạng khác để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình, chẳng hạn như thêm số ID nhân viên.

Nhập các tên trường này và bất kỳ trường nào khác để thu thập dữ liệu mong muốn, chẳng hạn như "Tên", "Họ", "Chủ đề đào tạo" hoặc "Ngày hoàn thành." Các trường khác để ghi có thể bao gồm "Điểm", "Hiệu suất" và "Ghi chú hoặc Nhận xét." Đặt thuộc tính kiểu dữ liệu và định dạng thích hợp. Nhớ chọn "Ngày / Giờ" cho loại dữ liệu trường "Ngày".

Lưu bàn. Chuyển sang "Chế độ xem bảng" trong nhóm "Xem" trên tab "Trang chủ".

Chọn "Trình hướng dẫn biểu mẫu" từ nhóm "Biểu mẫu" trên tab "Tạo" để mở hộp thoại thiết kế. Chọn từng "Trường khả dụng" mong muốn từ cột bên trái và di chuyển đến cột "Trường đã chọn" nhấn nút ">" cho các trường riêng lẻ hoặc ">>" để di chuyển tất cả các trường cùng một lúc. Nhấp vào nút "Tiếp theo".

Chọn bố cục mong muốn cho biểu mẫu từ hộp thoại "Bố cục". Nhấp vào nút "Tiếp theo". Đặt tên cho "Biểu mẫu" trong hộp thoại tiếp theo hoặc giữ kết quả khớp mặc định với tên bảng. Quyết định chấp nhận biểu mẫu do Wizard thiết kế hay sửa đổi thiết kế. Nếu sửa đổi biểu mẫu, nhấp vào nút "Tiếp theo". Nếu sử dụng thiết kế mặc định, nhấp vào nút "Hoàn tất". Lưu mẫu.

Điền dữ liệu cho từng nhân viên và buổi đào tạo khi có thông tin. Sử dụng chế độ xem "Biểu mẫu" để nhập dữ liệu và chế độ xem "Bảng" để lọc dữ liệu và tạo báo cáo. Hồ sơ được lưu tự động khi dữ liệu được nhập.

Lời khuyên

Excel cho phép tìm kiếm và báo cáo đơn giản dựa trên việc sắp xếp. Access cho phép lưu trữ và báo cáo hồ sơ tinh vi, cho phép nhiều bộ lọc tạo báo cáo theo nhân viên, phiên đào tạo hoặc bất kỳ lĩnh vực hoặc lựa chọn dữ liệu nào khác. Tên trường truy cập không thể có khoảng trắng; tạo một chú thích ngôn ngữ đơn giản cho các cột báo cáo đầu. Ví dụ: trường "TrainingSessionName" có thể được chú thích là "Phiên đào tạo" cho các báo cáo.