Nộp chữ số đầu cuối là một hệ thống lưu trữ hoạt động bằng cách sử dụng hai số cuối trên tệp để sắp xếp chúng. Sau đó, nó theo các số theo thứ tự ngược lại để xác định tập tin cần thiết. Do đó, hệ thống nộp đơn số này có hiệu quả đối với nhiều công ty quy mô lớn. Khai thác chữ số đầu cuối có bốn ưu điểm chính giúp phân biệt với các hệ thống nộp khác.
Quản lý đơn giản
Một trong những lợi thế lớn nhất của việc nộp chữ số đầu cuối là việc quản lý tương đối đơn giản. Vì các tệp được phân tách bằng số, nên nhân viên dễ dàng theo dõi tệp trong một khoảng thời gian ngắn. Tất cả một cá nhân phải làm là theo dõi số theo thứ tự ngược lại cho đến khi tìm thấy tệp.
Công ty quy mô lớn
Nếu một công ty cần lưu trữ hơn 10.000 tệp, sử dụng hệ thống lưu trữ chữ số đầu cuối là lý tưởng. Thiết kế của hệ thống lưu trữ này là hoàn hảo để quản lý hàng ngàn tệp và duy trì tổ chức. Trong khi các hệ thống khác, như tệp chữ cái hoặc mã màu, chỉ có thể xử lý một số lượng nhỏ tệp, thì tệp chữ số đầu cuối có thể xử lý đáng kể hơn. Do đó, hình thức nộp đơn này thường là sự lựa chọn của các bệnh viện lớn.
Ngăn chặn đám đông
Một lợi ích bổ sung là nó cũng ngăn chặn sự đông đúc xung quanh hệ thống nộp đơn. Vì việc lưu trữ chữ số đầu cuối giữ cho các tệp được phân phối rộng rãi bằng cách chia chúng thành 100 phần, nó tạo ra nhiều không gian hơn và giúp ngăn chặn nhiều nhân viên tập trung xung quanh một khu vực tập trung. Đổi lại, thời gian được lưu và dòng công việc của một công ty có thể chạy trơn tru hơn so với hệ thống nộp đơn thay thế, chẳng hạn như một hệ thống chữ cái.
Số an sinh xã hội
Một lợi thế khác là việc theo dõi các cá nhân thông qua các số An sinh Xã hội là lý tưởng cho việc nộp số cuối. Làm việc ngược từ đơn vị cuối cùng đến đơn vị thứ cấp đến đơn vị chính giúp dễ dàng tìm thấy tệp của một cá nhân. Điều này làm cho việc nộp số đầu cuối hoàn hảo cho các cơ quan chính phủ.
