Nếu bạn may mắn có nhiều nhà cung cấp ganh đua cho doanh nghiệp của mình, mời bạn ra ngoài ăn trưa đắt tiền và thể hiện sự cảm ơn của họ bằng quà tặng, hãy cẩn thận. Dường như những cử chỉ thân thiện như thế này có thể vượt qua giới hạn đạo đức trong mua sắm bằng cách ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của bạn. Ngay cả khi bạn không bị ảnh hưởng, chỉ cần sự xuất hiện của hành vi không đúng mực có thể làm tổn hại đến danh tiếng của chính bạn và của công ty.
Các vấn đề đạo đức trong mua hàng
Viện Quản lý cung ứng đã áp dụng ba nguyên tắc để người quản lý mua hàng và nhân viên ghi nhớ trong công việc:
- Duy trì tính toàn vẹn trong các quyết định và hành động của bạn.
- Luôn luôn phấn đấu cho giá trị tốt nhất cho chủ nhân của bạn.
- Vẫn trung thành với nghề của bạn.
Từ những nguyên tắc này, ISM đã nghĩ ra các tiêu chuẩn để các chuyên gia mua hàng tuân theo để đảm bảo rằng họ đang duy trì đạo đức cao trong mua sắm. Các tiêu chuẩn này bao gồm hành động đúng đắn với các nhà cung cấp và không cho phép các quyết định của bạn bị ảnh hưởng bởi các nhà cung cấp. Một tiêu chuẩn khác là không tham gia vào các thỏa thuận đảm bảo sự sắp xếp có đi có lại hoặc một thỏa thuận có thể mâu thuẫn với lợi ích của chủ lao động của bạn.
Ví dụ về hành vi phi đạo đức
Tất nhiên, bạn muốn thúc đẩy mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và nhà cung cấp tiềm năng của bạn. Tuy nhiên, ngay cả những hành động dường như vô hại cũng có thể đóng vai trò là ví dụ về hành vi phi đạo đức trong mua sắm.
Thí dụ: Mọi người đều phải ăn, vậy có hại gì khi ăn trưa với một nhà cung cấp tiềm năng để thảo luận về chi tiết cụ thể?
Đầu tiên, bạn có thể trở nên quá thân thiện, đến mức bạn muốn hợp tác với nhà cung cấp này ngay cả khi giá cả và các điều khoản của anh ta không thuận lợi nhất. Anh ấy rất tuyệt đến nỗi bạn có xu hướng nói với anh ấy khi anh ấy mô tả các điều khoản giao hàng có vẻ quá tốt là đúng. Thứ hai, trừ khi bạn đang ăn trưa với mỗi nhà cung cấp duy nhất tiếp cận bạn, bạn đang thể hiện sự thiên vị.
Thí dụ: Một nhà cung cấp tiềm năng cung cấp cho bạn mức giá thấp nhất trong kho hàng mà công ty bạn sử dụng thường xuyên. Đổi lại, bạn đồng ý cung cấp cho họ thông báo trước khi các nguồn cung cấp khác sẽ được đưa ra để đấu thầu.
Có vẻ như tình huống này là vô hại vì bạn vẫn sẽ cho các nhà cung cấp khác cơ hội đấu thầu và bạn có kế hoạch xem xét tất cả các ưu đãi một cách công bằng. Nhưng, bằng cách thông báo trước cho một nhà cung cấp, bạn sẽ mang lại cho họ lợi thế không công bằng khi có thêm thời gian để chuẩn bị giá thầu và nhận giá thầu của họ cho bạn trước các nhà cung cấp khác. Có lẽ nó sẽ thay đổi giá thầu của họ nếu có ít thời gian hơn; có lẽ nó sẽ không Nhưng thật không công bằng khi cung cấp cho một nhà cung cấp một lợi thế của bất kỳ loại nào so với các nhà cung cấp khác.
Thí dụ: Một nhà cung cấp mà gần đây bạn đã trao một hợp đồng đã gửi một món quà cảm ơn về nhãn hiệu yêu thích của bạn, vé tham dự một trò chơi thể thao hoặc thẻ quà tặng quán cà phê có mệnh giá nhỏ. Vì đó là một món quà cảm ơn, nó không ảnh hưởng đến quyết định của bạn, vì vậy bạn chấp nhận nó.
Có rất nhiều vấn đề đạo đức với việc nhận quà tặng, ngay cả những vấn đề có giá trị đồng đô la nhỏ. Đúng, nó không ảnh hưởng đến quyết định của bạn nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng nhà cung cấp này. Nhưng nếu bạn chọn sử dụng lại chúng, làm sao bạn biết bạn không bị ảnh hưởng bởi món quà chu đáo của họ? Nó sẽ xuất hiện cho những người khác trong ngành mà bạn có thể đã bị ảnh hưởng. Dù bằng cách nào, bạn sẽ trở nên nổi tiếng vì nhận quà tặng, điều này làm mất danh tiếng của bạn và của công ty bạn vì bạn là đại lý mua hàng của họ.
Một câu hỏi để tự hỏi mình trong tất cả các quyết định mua sắm của bạn là: Hành động này có mang lại lợi ích cho công ty của tôi không? Quà tặng có lợi cho bạn, không phải công ty của bạn. Ngay cả khi món quà là dành cho công ty, nó vẫn đau hơn là giúp đỡ bằng cách mang lại cho công ty một tiếng xấu.
Đảm bảo đạo đức cao trong mua sắm
Nếu bạn là chủ sở hữu công ty hoặc người quản lý mua sắm, có những bước bạn có thể thực hiện để đảm bảo công ty của bạn đang duy trì đạo đức trong mua sắm.
- Đánh vần quy tắc đạo đức của công ty với các chi tiết cụ thể cho bộ phận mua sắm.
- Huấn luyện tất cả nhân viên mua hàng về những đạo đức này, đưa ra ví dụ về các hành động đạo đức và phi đạo đức. Đây là một nơi lý tưởng cho các nhà cung cấp nhập vai và hành động đại lý mua hàng.
- Cho nhân viên biết rằng ban quản lý sẽ xem xét các hợp đồng mua sắm và kiểm toán không báo trước cũng sẽ được thực hiện. Hãy chắc chắn tuân theo cả hai, vì vậy vị trí của công ty về các vấn đề đạo đức trong mua hàng được mọi người hiểu và làm theo.
