Chủ doanh nghiệp phải được trả tiền để ở lại kinh doanh, nhưng các loại hình doanh nghiệp khác nhau yêu cầu thanh toán theo nhiều cách khác nhau. Kết thúc bán hàng thường được thực hiện trực tiếp hoặc qua điện thoại. Các nhà cung cấp dịch vụ thường gửi hóa đơn qua thư hoặc email. Bất kể phương tiện nào, yêu cầu thanh toán một cách lịch sự cải thiện doanh số và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Quy trình bán hàng Đóng cửa qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp
Đại diện bán hàng thường bán hàng trực tiếp hoặc trên điện thoại. Một số giao dịch bán hàng mất nhiều thời gian hơn những người khác. Ví dụ, bán bảo hiểm nhân thọ đòi hỏi nhiều lời giải thích hơn là mua một đôi giày.
Lịch sự bắt đầu từ đầu bằng cách chào đón khách hàng và cảm ơn họ đã dành thời gian cho họ. Sử dụng các kỹ thuật nghe tích cực và trả lời các câu hỏi bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Nếu toàn bộ quá trình là lịch sự, yêu cầu thanh toán sẽ là tự nhiên. Ví dụ: "Bạn có muốn thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng không?" là một cách phổ biến để yêu cầu thanh toán. Điều này cung cấp cho các tùy chọn người mua và không mạnh mẽ. Hỏi: "Bạn muốn trả như thế nào?" là một cách trực tiếp khác để xin tiền, nhưng vẫn được coi là lịch sự miễn là nó được thực hiện với giọng điệu thân thiện.
Luôn kết luận bằng cách cảm ơn khách hàng của bạn cho doanh nghiệp của họ và sau đó hỏi, "Tôi có thể làm gì khác cho bạn không?" Điều này cho thấy rằng giúp đỡ khách hàng là quan trọng đối với bạn.
Yêu cầu thanh toán bằng văn bản
Nhiều công ty lập hóa đơn cho khách hàng sau khi hàng hóa được cung cấp hoặc công việc được thực hiện, sau đó chờ khoản thanh toán dự kiến có kỳ hạn. Các doanh nghiệp phải đối mặt với việc mất 20 đến 50 phần trăm khoản phải thu cho các cơ quan thu nợ nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn, vì vậy yêu cầu thanh toán một cách lịch sự giúp tránh điều này.
Giai điệu rất quan trọng khi yêu cầu tiền cả trong email hoặc bằng văn bản kinh doanh truyền thống. Hãy nhớ rằng độc giả không luôn luôn diễn giải các từ của bạn như dự định. Thư tín lịch sự cảm ơn khách hàng vì doanh nghiệp của họ và sử dụng các cụm từ giới thiệu như "Tôi hy vọng tất cả đều ổn." Với hóa đơn quá hạn, yêu cầu thanh toán trở nên mạnh mẽ và kém thân thiện hơn, nhưng vẫn có thể lịch sự.
Yêu cầu ban đầu: Một lá thư ban đầu xác nhận rằng hóa đơn đã được nhận và hỏi nếu có bất kỳ câu hỏi nào. Điều này được gửi khoảng một tuần trước khi thanh toán trở nên quá hạn. Giữ cho nó ngắn gọn và nhiều thông tin, nhắc nhở khách hàng rằng khoản thanh toán sắp đến hạn và bạn mong muốn được phục vụ họ trong tương lai.
Một lá thư thứ hai được gửi vào ngày đáo hạn. Đặt yêu cầu dưới dạng "nhắc nhở rằng số hóa đơn là do", gợi ý rằng việc không thanh toán là một sự giám sát hoặc thanh toán có thể đã vượt qua trong thư. Cung cấp thông tin hóa đơn và ngày đáo hạn với các tùy chọn để thanh toán. Thể hiện sự sẵn có của bạn và đề nghị trả lời bất kỳ câu hỏi tiềm năng.
Yêu cầu quá hạn: Thư quá hạn được gửi bất cứ nơi nào từ một tuần đến 90 ngày sau ngày đáo hạn. Giữ các yêu cầu thanh toán lịch sự bằng cách tham khảo hóa đơn và lưu ý rằng thanh toán chưa được nhận kể từ ngày tương ứng. Yêu cầu khách hàng xem lại hồ sơ của chính họ. Cách tiếp cận này loại bỏ sự đối đầu bằng cách cho khách hàng một cơ hội cho một cái cớ như, "Ồ, tôi nghĩ rằng nhân viên kế toán của tôi đã gửi nó rồi." Đóng các chữ cái với "Cảm ơn" hoặc "Trân trọng" để giữ một giọng điệu lịch sự và thân thiện. Bao gồm một bản sao của hóa đơn với mỗi chữ cái.
Các thư tiếp theo trở nên nghiêm khắc hơn vì khách hàng chưa giải quyết được vấn đề. Những chữ cái này vẫn sử dụng nhiều kỹ thuật của các chữ cái trước đó, nhưng các chữ cái thu thập trước phải lưu ý rằng sẽ có hành động tiếp theo nếu không nhận được thanh toán.
