Hãy nói rằng bạn là quản lý tại một công ty và bạn giám sát một số nhân viên. Bạn muốn nhân viên hiểu nhiệm vụ công việc của họ bởi vì bạn phải đánh giá hiệu suất công việc của họ hàng năm. Bạn quyết định rằng nó sẽ giúp họ nếu họ có thể thấy trách nhiệm công việc trong biểu đồ dòng chảy. Thông thường sẽ dễ dàng hơn để hiểu một quá trình nếu nó có thể được nhìn thấy trong một hình ảnh hoặc sơ đồ cũng như một câu chuyện kể.
Có được phần mềm biểu đồ luồng hoặc nếu bạn muốn thực hiện bằng tay, hãy lấy mẫu biểu đồ luồng với tất cả các ký hiệu biểu đồ luồng. Nghiên cứu các biểu tượng để hiểu những gì chúng đại diện cho vì vậy bạn sẽ sử dụng chúng một cách chính xác khi tạo sơ đồ. Một khi bạn hiểu các biểu tượng biểu đồ dòng chảy tạo biểu đồ dòng chảy sẽ dễ dàng.
Viết theo thứ tự thời gian các bước của từng công việc cho mỗi người bạn giám sát trên các tờ giấy riêng. Yêu cầu mỗi nhân viên xem lại các bước mà bạn đã liệt kê và thông báo cho bạn về bất kỳ bước nào bạn có thể đã bỏ lỡ để bạn có thể thêm chúng vào danh sách và đưa chúng vào biểu đồ dòng chảy.
Sử dụng phần mềm biểu đồ luồng hoặc mẫu tạo biểu đồ luồng cho từng công việc bạn giám sát. Kết hợp từng bước trong biểu đồ luồng cho từng công việc mà bạn đã vạch ra ở bước hai. Bạn chỉ cần vẽ biểu tượng áp dụng cho từng bước của công việc theo đúng thứ tự và trong khu vực chính xác nơi bước được thực hiện.
Cung cấp bản thảo đầu tiên của biểu đồ dòng chảy cho nhân viên hoàn thành các nhiệm vụ đó và hỏi ý kiến của anh ấy / cô ấy về sơ đồ. Yêu cầu họ xác định bất kỳ bước nào bạn có thể đã bỏ lỡ hoặc bất kỳ bước nào bạn có thể có trong chuỗi sai.
Làm lại sơ đồ quy trình xem xét các ý kiến bằng cách thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với sơ đồ được coi là cần thiết. Nếu bạn không đồng ý với nhân viên về bất kỳ nhận xét hoặc thay đổi nào về biểu đồ dòng chảy, hãy thảo luận với nhân viên đó và giải thích lý do tại sao bạn không đồng ý và cho anh ấy / cô ấy cơ hội phản hồi. Họ có thể biết điều gì đó bạn don lồng hoặc có cái nhìn sâu sắc hoặc quan điểm về công việc mà bạn don lồng và một khi bạn hiểu quan điểm của anh ấy / cô ấy, bạn có thể đồng ý với sự thay đổi của họ.
Đưa cho nhân viên một bản sao của sơ đồ hoàn thành cho công việc của họ. Ngoài ra, đối với những công việc là một phần của quy trình, bạn có thể muốn chia sẻ các sơ đồ khác với tất cả các nhân viên tham gia vào quy trình đó để họ hiểu toàn bộ quy trình. Điều này sẽ tạo điều kiện cho đào tạo chéo và cho nhân viên biết rằng họ là một phần của một quy trình lớn hơn quan trọng đối với doanh nghiệp.
Đặt một bản sao của biểu đồ dòng chảy trong một chất kết dính vòng cho các mục đích tham khảo và đào tạo trong tương lai.
