Biểu đồ dòng chảy, còn được gọi là bản đồ quy trình, được sử dụng trong quản lý quy trình kinh doanh để mô tả trực quan các bước trong một quy trình. Các tiêu chuẩn tồn tại trên các ranh giới của ngành công nghiệp và khu vực chức năng để một khi tìm hiểu những điều cơ bản về đọc biểu đồ dòng chảy, người ta có thể đọc chúng trong nhiều ngữ cảnh khác nhau. Một khía cạnh của tiêu chuẩn hóa này là việc sử dụng các hình dạng hoặc biểu tượng cụ thể để chỉ ra các loại bước, hoạt động hoặc đối tượng cụ thể trong một quy trình.
Thiết bị đầu cuối
Điểm bắt đầu và điểm kết thúc cho một quá trình được chỉ định bằng hình chữ nhật tròn. Những điểm này được gọi là dấu chấm dứt, và chỉ ra ranh giới của quá trình được kiểm tra. Một cụm từ ngắn gọn mô tả trạng thái bắt đầu hoặc kết thúc được hiển thị trong hình dạng, chẳng hạn như "chuông điện thoại của đại lý" và "đại lý lưu bản ghi liên hệ" cho luồng cuộc gọi dịch vụ khách hàng.
Các bước cơ bản
Đối với nhiều quy trình, biểu đồ luồng sẽ bao gồm chủ yếu một loạt các bước hoặc hành động cơ bản, với một điểm quyết định không thường xuyên hoặc yếu tố khác. Các hoạt động cơ bản này có thể bao gồm một loạt các hành động như gọi điện thoại, nhập dữ liệu vào biểu mẫu hoặc sửa đổi đối tượng. Chúng được chỉ định bằng cách sử dụng một biểu tượng hình chữ nhật. Một mô tả ngắn gọn về bước này thường được hiển thị trong hình chữ nhật, chẳng hạn như "nhân viên gọi người giám sát" hoặc "nhân viên nộp mẫu đánh giá."
Quyết định / Điểm chi nhánh
Các quy trình thường phức tạp hơn một chuỗi các bước liên tục luôn được thực hiện theo cùng một cách cho tất cả các tình huống. Thông thường, có một hoặc nhiều nhánh hoặc điểm quyết định trong quy trình trong đó bước tiếp theo phụ thuộc vào quyết định của con người, tính toán tự động hoặc đầu ra của bước trước. Những điểm quyết định này được minh họa bằng hình dạng kim cương được dán nhãn giải thích về quyết định như "trung tâm dịch vụ có mở không?" hoặc "là máy photocopy hết giấy?"
Dòng chảy
Dòng chảy là hình dạng được sử dụng rộng rãi nhất trong biểu đồ dòng chảy, vì nó mô tả dòng hoạt động trong suốt các bước và, đối với một số biểu đồ, giữa các cá nhân hoặc nhóm khác nhau. Mũi tên một hướng đơn giản này cho người xem thấy thứ tự các bước được tiến hành. Trong trường hợp các điểm quyết định, các dòng được dán nhãn để chỉ ra hướng nào phù hợp cho một quyết định cụ thể, thường chỉ đơn giản là "có" cho một và "không" cho hướng khác.
Tham khảo ngoài trang
Biểu đồ luồng cho các quy trình phức tạp hơn có thể không phù hợp trên một trang. Do đó, một biểu tượng là cần thiết để chỉ ra khi các bước bổ sung và thông tin ở trên một trang khác. Biểu tượng hiển thị ở đây là biểu tượng tiêu chuẩn cho tham chiếu ngoài trang. Trong các chương trình phần mềm để tạo bản đồ quy trình, hình dạng cũng đóng vai trò là một siêu liên kết hoạt động cho trang nơi nó dẫn đến.
Tài liệu
Nhiều quy trình kinh doanh liên quan đến giấy tờ như báo cáo, biểu mẫu và tài liệu khác. Đánh giá hiệu quả của các quy trình này có thể là một thành phần chính của các sáng kiến cải tiến quy trình. Biểu tượng hiển thị ở đây được sử dụng để chỉ ra một tài liệu được liên kết với một quy trình.
Các biểu tượng khác
Nhiều biểu tượng tiêu chuẩn phục vụ để thể hiện một loạt các yếu tố khác trong biểu đồ dòng chảy. Một số yếu tố đại diện cho các loại phần cứng, chẳng hạn như thiết bị lưu trữ trực tiếp hoặc sao lưu băng, một số yếu tố khác đại diện cho một loại quy trình cụ thể như sắp xếp hoặc đối chiếu và các yếu tố khác đại diện cho các điều kiện "hoặc" hoặc "và".
