Có điều gì hoang mang hơn là bước vào một văn phòng mới trong ngày đầu tiên đi làm và không có manh mối gì về những gì bạn phải làm, ít hơn nhiều nơi để tìm phòng tắm? Với một kế hoạch nhỏ (và một ký ức dài về việc bạn là người mới như thế nào), bạn có thể thiết kế một sổ tay định hướng nhân viên sẽ khiến những người lần đầu tiên cảm thấy như ở nhà.
Xác định mục đích và phạm vi của hướng dẫn. Có phải là để hướng dẫn người mới thông qua quá trình từng bước thực hiện các nhiệm vụ cụ thể? Có phải là để giới thiệu cho cô ấy về lịch sử và chính sách của công ty, quy tắc ứng xử phù hợp, và các hình thức và thủ tục tiêu chuẩn theo tham dự, kỳ nghỉ và nghỉ ốm? Hay là sự kết hợp của cả hai?
Phác thảo danh sách các chủ đề sẽ được trình bày trong hướng dẫn và xác định xem bạn muốn tự mình viết toàn bộ hướng dẫn hoặc ủy thác các phần của nó cho nhân viên am hiểu. Quyết định này sẽ dựa trên mức độ phức tạp của công việc cũng như mức độ thường xuyên cần phải cập nhật hướng dẫn để theo kịp sự phát triển của công ty và giới thiệu công nghệ mới.
Thu thập và sao chụp các tài liệu hiện có để đưa vào hướng dẫn. Chúng sẽ bao gồm các mục như thông số công việc cho vị trí nhân viên mới, biểu mẫu được chuẩn hóa, tuyên bố sứ mệnh của công ty và / hoặc báo cáo thường niên mới nhất, sơ đồ tổ chức, kế hoạch sàn văn phòng, danh sách nhân viên cùng với chức danh và điện thoại văn phòng của họ số, chính sách quấy rối tình dục, và có lẽ là bản sao của bản tin mới nhất của công ty.
Xác định chủ đề nào cần được viết từ đầu. Chẳng hạn, những nhân viên không chỉ mới vào công ty mà còn mới vào thành phố có thể đánh giá cao một danh sách các nhà hàng, cửa hàng và bưu điện gần đó. Nếu có những truyền thống bất thành văn sẽ thú vị cho những người mới biết, đây sẽ là một nơi tốt để đề cập đến chúng. Chẳng hạn, có thể có một buổi potluck được tổ chức mỗi tháng một lần để kỷ niệm sinh nhật, hoặc có lẽ có một lớp yoga tại chỗ họp vào thứ Sáu hàng tuần trong giờ ăn trưa.
Lời khuyên từ một số nhân viên được thuê gần đây nhất của bạn. Hỏi họ những loại tài liệu nào sẽ hữu ích để có trong ngày đầu tiên của họ và cách họ đi tìm thông tin họ cần.
Bao gồm thư chào mừng từ người giám sát của nhân viên hoặc thậm chí là chủ tịch của công ty. Thư này nên khuyến khích người nhận đóng góp ý tưởng cho hướng dẫn nếu anh ta thấy những cách mà nội dung có thể được cải thiện và / hoặc mở rộng.
Đánh vần các quy tắc của những gì cấu thành hành vi văn phòng thích hợp. Bạn có thể muốn bao gồm các lệnh cấm, ví dụ, về việc sử dụng điện thoại văn phòng cho các cuộc gọi cá nhân, lướt Internet, gửi email bên ngoài hoặc lái xe của công ty để chạy việc vặt. Nếu bàn làm việc hoặc văn phòng của nhân viên trong tầm nhìn rõ ràng của khách hàng và khách của công ty, bạn cũng sẽ cần đặt ra các quy tắc trong chừng mực như tác phẩm nghệ thuật, cây cỏ, vật phẩm để bàn, ảnh, radio, v.v.
Xác định những gì trang phục công ty là.
Tổ chức tất cả các tài liệu trong một cuốn sổ bìa 3 vòng có thể được trao cho nhân viên vào ngày đầu tiên đi làm.
Tuyển dụng thêm cặp mắt để đọc kỹ nội dung.
Bao gồm một tờ đăng nhập để nhân viên xác nhận rằng cô ấy đã nhận được sổ tay định hướng và cô ấy sẽ chịu trách nhiệm xem xét tất cả các tài liệu trong đó.
Lời khuyên
-
Vì sổ tay hướng dẫn nhân viên có thể được coi là một công việc đang tiến hành, bạn có thể muốn xem xét việc sản xuất một phiên bản trực tuyến mà tất cả nhân viên sẽ có thể truy cập và, nếu cần, hãy làm mới những ký ức của họ về chính sách của công ty. Nếu thực tế, hãy để mọi nhân viên trong tổ chức của bạn chuẩn bị các hướng dẫn sử dụng bàn riêng lẻ giải quyết tất cả trách nhiệm của họ. Điều này không chỉ được khuyến khích sử dụng như một công cụ đào tạo tiết kiệm thời gian nếu / khi họ thông báo mà còn cho phép nhân viên tạm thời dễ dàng điền vào nếu nhân viên đi nghỉ dài ngày hoặc nghỉ ốm.
Cảnh báo
Không bao giờ bỏ qua các bước quan trọng từ một lời giải thích về cách thực hiện một nhiệm vụ. Ngay cả một cái gì đó đơn giản như nói với họ vị trí nút "bật" nằm trên một mảnh máy móc hoặc trong ngăn kéo một số tài liệu nhất định sẽ được người mới đánh giá cao.
