Cách viết kế hoạch quản lý dự án

Một kế hoạch quản lý dự án xác định mục tiêu ngắn hạn, có thể đo lường được của công ty và các nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực và lượng thời gian rõ ràng cần thiết để đạt được mục tiêu này. Công việc viết kế hoạch quản lý dự án thường thuộc về người quản lý dự án, người chịu trách nhiệm hoàn toàn trong việc theo dõi, đo lường và báo cáo tiến độ của tất cả các nhiệm vụ của dự án đối với ngân sách và dòng thời gian, cũng như xác định bất kỳ sự khác biệt nào từ quản lý cấp cao Kế hoạch được phê duyệt. Các kế hoạch quản lý dự án thường có các tài liệu đi kèm (ví dụ: biểu đồ Gantt, cấu trúc phân chia công việc (WBS), kế hoạch ngân sách, kế hoạch tài nguyên, danh sách phụ thuộc nhiệm vụ) giúp người quản lý dự án theo dõi tiến độ chung của dự án.

Phối hợp với quản lý cấp cao để xác định phạm vi và mục tiêu của dự án. Đảm bảo rằng thời gian của dự án là ngắn hạn (không quá ba đến sáu tháng), xác định ngân sách và dòng thời gian của dự án (ví dụ: một sản phẩm phải ra mắt hoặc giao hàng vào một ngày nhất định không quá một chi phí nhất định) và quyết định ai phải tham gia dự án để thành công.

Xác định bất kỳ nguồn cung cấp lại hoặc hạn chế ngân sách, rủi ro hoặc các vấn đề quan trọng về thời gian có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu dự án. Nếu bạn phân công mọi người cho nhóm dự án có trách nhiệm khác cùng lúc với các sản phẩm của bạn, điều này có thể khiến dự án của bạn gặp rủi ro.

Làm việc với các thành viên trong nhóm dự án để xây dựng cấu trúc phân chia công việc của bạn. Liệt kê các giai đoạn, nhiệm vụ và các mốc quan trọng của dự án (các nhiệm vụ không có thời lượng) trong WBS để bạn biết ai đang làm gì và khi nào họ đang thực hiện. WBS là một phần không thể thiếu trong kế hoạch dự án.

Xác định các đánh giá kế hoạch định kỳ theo dòng thời gian cho nhóm dự án và xác định khi nào quản lý cấp cao có thể mong đợi các báo cáo về tiến trình của dự án, bao gồm cả hình thức báo cáo sẽ diễn ra.

Làm việc với các thành viên trong nhóm dự án để đưa ra bất kỳ tài liệu và kế hoạch hỗ trợ nào liên quan cụ thể đến họ (ví dụ: kế hoạch ngân sách, kế hoạch tài nguyên, danh sách phụ thuộc nhiệm vụ) và đính kèm chúng vào kế hoạch quản lý dự án.

Yêu cầu các thành viên quản lý cấp cao và nhà tài trợ dự án ký và đề ngày kế hoạch dự án để kế hoạch có hiệu quả.

Xem xét kế hoạch quản lý dự án khi dự án tiến triển với các trưởng nhóm và quản lý cấp cao để đảm bảo rằng nó phản ánh chính xác mục tiêu mong muốn của công ty.