Một quy trình vận hành tiêu chuẩn là một tài liệu bằng văn bản nêu chi tiết các hành động cụ thể cần thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc quy trình lặp đi lặp lại. SOP không tuân theo phác thảo hoặc mẫu, vì chúng thay đổi theo tổ chức và cách sử dụng. Ví dụ, một SOP cho hoạt động sản xuất trong một nhà máy sản xuất sẽ khác nhau rất nhiều so với một thiết lập để đào tạo nhân viên bán hàng trong môi trường bán lẻ.
Mục tiêu
Các doanh nghiệp có thể thực hiện các SOP để giảm lãng phí và tăng lợi nhuận. Một tổ chức phi lợi nhuận có thể sử dụng một SOP để phục vụ cộng đồng tốt hơn. Một số công ty sử dụng SOP để đảm bảo tuân thủ các quy định của chính phủ hoặc để cải thiện sự an toàn tại nơi làm việc. Mặc dù các lý do để tìm kiếm sự cải thiện có thể thay đổi phần nào, bất kể môi trường sử dụng một SOP, mục đích chính là nâng cao hiệu quả trong một số khả năng.
David Grusenmeyer, một cộng tác viên mở rộng cao cấp tại Đại học Cornell, gọi các biến thể trong một hệ điều hành là "kẻ thù" của chất lượng và hiệu quả. Do đó, một quy trình vận hành tiêu chuẩn có thể được sử dụng để hợp lý hóa các hoạt động bằng cách thiết lập một bộ các bước không thay đổi để thực hiện một mục tiêu cụ thể.
Tại sao nên sử dụng SOP?
Các tổ chức từ quân đội Hoa Kỳ đến các tổ chức phi lợi nhuận cho các tập đoàn lớn sử dụng các SOP để:
- Nâng cao hiệu quả.
- Tăng chất lượng.
- Đảm bảo an toàn.
Có thể viết các bài viết cụ thể cho các dây chuyền sản xuất, dọn dẹp nơi làm việc, đào tạo nhân viên, quy trình trả lương và đánh giá hiệu suất của nhân viên, trong số các nhiệm vụ khác.
Công việc chuẩn bị để tạo ra các SOP
Để tạo một SOP tùy chỉnh, Grusenmeyer gợi ý một số bước:
- Tìm kiếm các lĩnh vực trong doanh nghiệp của bạn, nơi các quy trình hoạt động tiêu chuẩn sẽ có lợi.
- Từ những phát hiện của bạn, xác định chính xác một hoặc hai lĩnh vực mà thành công rất có thể và lợi nhuận sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất.
- Đối với các lĩnh vực trọng tâm của bạn, hãy thực hiện các bước cần thiết để hoàn thành từng thao tác và xếp hạng chúng theo mức độ quan trọng.
- Cuối cùng, tập hợp một nhóm các nhà quản lý và nhân viên có kiến thức nhất về quy trình và phối hợp với nhóm để tạo ra các SOP.
Viết bài luận
Đặt tên cho SOP và mô tả những nhiệm vụ được bao gồm. Trong phần mô tả, cung cấp chi tiết về:
- Ai sẽ làm việc.
- Những vật liệu và thiết bị được yêu cầu.
- Kết quả cuối cùng sẽ là gì.
Cung cấp chi tiết từng bước cụ thể về cách hoàn thành nhiệm vụ, đến mức một nhân viên không được giám sát có thể thực hiện nhiệm vụ đầy đủ bằng cách làm theo hướng dẫn. Giáo dục tất cả các nhân viên, những người sẽ làm việc trong một số khả năng về nhiệm vụ về các chi tiết của SOP, đồng thời theo dõi và đánh giá các SOP.
Lời khuyên
-
Nếu tổ chức hoặc doanh nghiệp của bạn sẽ tiến hành một hoạt động hoặc thủ tục một lần, chẳng hạn như đối với một dự án đặc biệt, thì một SOP sẽ không liên quan. Tuy nhiên, khi các thủ tục lặp đi lặp lại là một phần của hoạt động kinh doanh, việc tạo ra một SOP là quản lý kinh doanh hợp lý.
