Lưu đồ là một công cụ rất hữu ích, đặc biệt dành cho chủ doanh nghiệp hoặc doanh nhân khởi nghiệp một công ty mới. Về cơ bản, sơ đồ là một biểu diễn đồ họa hoặc biểu tượng của một quá trình. Một biểu tượng khác nhau đại diện cho từng bước trong quy trình và một mô tả ngắn được bao gồm giải thích bước quy trình. Mũi tên kết nối các ký hiệu và điều này minh họa hướng của dòng quy trình.
Có nhiều loại sơ đồ khác nhau, bao gồm cả sơ đồ kinh doanh, và chúng được sử dụng cho nhiều dự án. Quá trình trực quan hóa và phân tích các phần khác nhau trong quy trình làm việc của bạn có thể dẫn đến những cải tiến giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
Các loại sơ đồ khác nhau
Một loạt các sơ đồ phù hợp với tình huống cụ thể. Dưới đây là một số trong những phổ biến nhất được sử dụng:
- Sơ đồ quy trình làm việc là một loại biểu đồ quy trình kinh doanh mà tài liệu quy trình làm việc của văn phòng, thường liên quan đến các nhiệm vụ, tài liệu và thông tin.
- Sơ đồ chương trình minh họa các điều khiển trong một chương trình trong một hệ thống.
- Sơ đồ bơi minh họa ai làm những gì trong quy trình nhóm chéo.
- Sơ đồ chuỗi quá trình hướng sự kiện (EPC) minh họa một quy trình kinh doanh.
- Sơ đồ đặc tả và ngôn ngữ mô tả (SDL) động não các thuật toán máy tính sử dụng ba thành phần cơ bản: định nghĩa hệ thống, khối và quy trình.
- Lưu đồ tài liệu hiển thị các điều khiển đối với luồng tài liệu thông qua các thành phần của hệ thống, chẳng hạn như sự di chuyển của tài liệu qua các đơn vị kinh doanh khác nhau.
- Lưu đồ dữ liệu minh họa luồng dữ liệu trong một hệ thống, chẳng hạn như các kênh mà dữ liệu được truyền qua.
- Sơ đồ hệ thống minh họa các điều khiển vật lý của luồng dữ liệu thông qua các thành phần của hệ thống. Điều này có thể bao gồm dòng chảy thông qua các chương trình, máy chủ, bộ xử lý và mạng truyền thông.
Loại sơ đồ thường được xác định bởi loại điều khiển, chứ không phải bởi chính dòng chảy.
Lợi ích của sơ đồ kinh doanh
Lợi ích của việc sử dụng sơ đồ kinh doanh có thể là rất lớn đối với công ty của bạn. Những biểu đồ này cung cấp cho các doanh nhân và đội ngũ rất nhiều thông tin, có thể cải thiện toàn bộ một dự án hoặc toàn bộ công ty.
Mục đích của sơ đồ
Một sơ đồ được thực hiện tốt nên kết nối các ý tưởng và kế hoạch, đặc biệt là khi tập hợp các ý tưởng từ những người và nhóm khác nhau trong một tổ chức. Bạn muốn đảm bảo rằng tất cả các quy trình và các bước đang hoạt động hướng tới một mục tiêu chung và một sơ đồ có thể làm điều đó.
Lưu đồ yêu cầu bạn chi tiết một quy trình từ đầu đến cuối, điều này giúp dễ dàng nhận ra các phần dư thừa hoặc có lẽ mâu thuẫn trong quy trình của bạn. Khi bạn so sánh các ý tưởng ban đầu của mình với các kế hoạch và quy trình cụ thể, bạn có thể có được một bức tranh rõ ràng hơn về những gì sẽ hoạt động và những gì có thể không. Một sơ đồ tốt có thể mang lại ánh sáng cho các khu vực cần cải thiện.
Nếu một sơ đồ cho thấy các vấn đề tiềm ẩn, thì bạn có thể khắc phục chúng trước thời hạn. Bạn có thể giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm và tiến về phía trước một cách cố kết. Các nhà lãnh đạo và các thành viên trong nhóm có thể được hưởng lợi từ một sơ đồ được suy nghĩ kỹ lưỡng.
Lưu đồ là chất lỏng
Sơ đồ khối aren một cái gì đó bạn tạo ra một lần sau đó bạn đã hoàn thành. Hãy nghĩ về họ như những tài liệu sống thay đổi khi cần thiết. Bạn nên thay đổi chúng để cải thiện quy trình làm việc của bạn nhiều lần. Nếu bạn muốn thử một cái gì đó mới, một sơ đồ có thể giúp bạn dễ dàng khám phá ra một quy trình hoặc ý tưởng tiềm năng. Hãy nghĩ về sơ đồ của bạn như một tài liệu có thể chủ động giải quyết các vấn đề có thể thấy trước.
Một số chiến lược bổ sung
Ngoài việc giúp cung cấp hiệu quả và định vị các vấn đề tiềm ẩn, sơ đồ quy trình cũng cho phép các doanh nhân định vị các cơ hội trong bán hàng, tiếp thị, phát triển sản phẩm và nhiều hơn nữa. Ngoài ra, xác định các lĩnh vực sức mạnh và tăng trưởng có thể là một cách tuyệt vời để truyền cảm hứng cho các chiến lược mới.
Đầu tiên, hãy quyết định khu vực nào trong luồng của bạn mà bạn muốn mở rộng, sau đó bạn có thể sử dụng sơ đồ của mình để chi tiết các bước cần thiết.
