Phát triển một lịch trình dự án thực tế đòi hỏi bạn phải tính toán thời gian dự án chính xác nhất có thể. Bạn đạt được điều này bằng cách hoàn thành các ước tính thời gian của các nhiệm vụ và hoạt động dự án cá nhân.
Danh sách kiểm tra hoạt động dự án
Tạo một danh sách kiểm tra hoạt động dự án bao gồm danh sách tất cả các hoạt động và nhiệm vụ dự kiến, cũng như các nhiệm vụ phụ cần thiết để hoàn thành dự án. Ví dụ: nhiệm vụ định cấu hình phần mềm nhân sự dựa trên đám mây có thể bao gồm một bước phụ để tích hợp dữ liệu hiện có và một bước khác để thiết lập mức truy cập của người dùng. Danh sách kiểm tra cung cấp một nơi thuận tiện để ước tính thời gian đầu vào cho mỗi nhiệm vụ.
Dự toán thời gian
Một người quản lý dự án có kinh nghiệm thường ước tính thời gian hoàn thành nhiệm vụ dựa trên các dự án tương tự trước đó. Nếu bạn thiếu kinh nghiệm làm người quản lý dự án hoặc dự án đại diện cho điều gì đó mới mẻ, bạn nên tranh thủ sự giúp đỡ của những người có kinh nghiệm liên quan, chẳng hạn như người quản lý dự án khác. Các thành viên trong nhóm dự án cũng có thể cung cấp các ước tính cho các hoạt động cá nhân của họ. Điều chỉnh ước tính thời gian lên hoặc xuống cho tất cả các giả định và ràng buộc bạn xác định. Ví dụ, nếu một thành viên trong nhóm dự định đi nghỉ trong lịch trình dự án dự kiến, thì đó là một hạn chế.
Tính toán và thả nổi
Thêm tất cả các ước tính nhiệm vụ và hoạt động cuối cùng lại với nhau và chuyển đổi tổng số giờ. Con số này phục vụ như một ước tính thời gian dự án tạm thời, cần phải được chuyển đổi thành tuần hoặc tháng. Các nhà quản lý dự án thường bao gồm thời gian bổ sung, được gọi là float dự án, để cung cấp bộ đệm thời gian cho bất kỳ sự chậm trễ bất ngờ nào khi hoàn thành.
