Bất cứ khi nào ai đó nộp đơn xin việc, cho vay hoặc cho thuê, họ có thể mong đợi được xác nhận tình trạng việc làm của họ bởi chủ lao động, người cho vay hoặc chủ nhà tương lai. Gửi thư yêu cầu chứng nhận việc làm cung cấp một nền tảng để người nhận phản hồi với thông tin trung thực và được cung cấp với thiện chí, và nó cũng cho phép bạn tùy chỉnh yêu cầu. Ví dụ, chủ nhà có thể chỉ cần xác minh việc làm và tiền lương hiện tại của người thuê nhà tiềm năng, người cho vay có thể quan tâm đến việc tăng lương trong tương lai và một chủ lao động tiềm năng có thể yêu cầu thông tin sâu hơn về ngày làm việc, vị trí và lịch sử tiền lương.
Nhận sự đồng ý và thông tin quan trọng
Trước tiên, bạn cần nhận được sự đồng ý bằng văn bản từ người nộp đơn vì hầu hết các công ty sẽ không tiết lộ thông tin về một nhân viên hiện tại hoặc cựu nhân viên mà không được phép bằng văn bản. Một cách để làm điều này là yêu cầu người nộp đơn ký vào giấy ủy quyền. Một cách khác là tích hợp một phần đồng ý vào giấy chứng nhận thư yêu cầu việc làm. Bạn nên yêu cầu người nộp đơn cung cấp tên và địa chỉ gửi thư chính xác cho người nhận. Thông tin này có thể khác nhau rất nhiều, tùy thuộc vào nhà tuyển dụng. Ví dụ: người liên hệ có thể là bộ phận nhân sự trong một công ty lớn hoặc chủ doanh nghiệp trong một công ty nhỏ hơn.
Sử dụng định dạng thư doanh nghiệp
Một số nhà tuyển dụng sử dụng một hình thức tiêu chuẩn cho các yêu cầu xác minh việc làm. Tuy nhiên, những người khác để lại định dạng và thông báo yêu cầu cho bạn. Nếu bạn viết thư mà không có hướng dẫn chính thức, hãy sử dụng định dạng thư kinh doanh tiêu chuẩn và giữ yêu cầu ngắn gọn và chính xác.
Đi thẳng vào trọng tâm
Sử dụng đoạn mở đầu của bức thư để nêu mục đích cho sự đồng ý của bức thư và địa chỉ. Ví dụ: mở bằng một tuyên bố, chẳng hạn như tôi đang gửi yêu cầu xác minh việc làm. Hãy theo dõi điều này bằng cách tham khảo tệp đính kèm đã hoàn thành. Thay vào đó, chèn hai dòng ngay trước lời chào mà người nộp đơn cung cấp sự đồng ý bằng văn bản. Một tuyên bố đơn giản như là Tôi cho phép tiết lộ thông tin việc làm của tôi cho (công ty hoặc cá nhân), "theo sau là chữ ký của ứng viên trên một dòng riêng là đủ.
Chỉ định yêu cầu xác minh của bạn
Tiếp theo, chỉ định thông tin bắt buộc trong đoạn thứ hai bằng cách sử dụng danh sách hoặc định dạng dấu đầu dòng. Mặc dù các yêu cầu cụ thể trong phần này sẽ thay đổi tùy theo nhu cầu của bạn và cho dù bạn có liên hệ với chủ lao động hiện tại hay trước đây hay không, điều này thường bao gồm:
- Người đăng ký tên đầy đủ
- Vị trí công việc
- Ngày làm
- Tỷ lệ chi trả hoặc tiền lương hàng năm
- Đối với một nhân viên hiện tại, hãy yêu cầu nhà tuyển dụng cho biết vị trí đó là tạm thời hay vĩnh viễn
- Ngoài ra, đối với một nhân viên hiện tại, hãy yêu cầu người sử dụng lao động cho biết liệu người nộp đơn phải trả lương dự kiến sẽ giữ nguyên hoặc thay đổi trong vòng 12 tháng tới
Kết thúc bức thư
Sau khi chỉ định các yêu cầu xác minh, cung cấp tên và thông tin liên lạc của bạn trong đoạn thứ ba. Điều này cho phép công ty liên lạc với bạn nếu họ cần nói chuyện với bạn qua điện thoại. Thêm một đóng vào thư như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng." Cuối cùng, đóng thư bằng cách in và ký tên của bạn và nhập ngày yêu cầu.
