Cho dù bạn đang làm việc trong một trung tâm cuộc gọi hoặc điều hành doanh nghiệp của riêng bạn và nói chuyện với khách hàng, kết thúc một cuộc gọi điện thoại trong một cách cư xử lịch sự và chuyên nghiệp là điều cần thiết. Bạn muốn ấn tượng cuối cùng khách hàng phải là một người tốt. Các bước cơ bản để kết thúc một cuộc trò chuyện điện thoại rất đơn giản. Tuy nhiên, mọi người là cá nhân và một số trong số họ đòi hỏi một chút tinh tế hơn những người khác.
Kết thúc mọi thứ
Khi bạn đã trả lời câu hỏi của người gọi, đặt hàng hoặc giải quyết vấn đề, đã đến lúc kết thúc mọi thứ. Bắt đầu bằng cách hỏi người gọi nếu có bất cứ điều gì khác bạn có thể giúp cô ấy với. Sau khi giải quyết bất kỳ vấn đề bổ sung nào, hãy làm như sau:
- Tóm tắt lại những gì bạn đã nói và những gì đã hoàn thành.
- Giải thích những gì xảy ra tiếp theo. Ví dụ: bạn có thể nói: "Đơn hàng của bạn sẽ được giao trong vòng 24 đến 48 giờ."
- Cảm ơn người gọi đã liên lạc với bạn và bày tỏ sự đánh giá cao của bạn đối với doanh nghiệp của cô ấy.
- Mời người gọi liên lạc lại với bạn nếu có bất cứ điều gì cô ấy cần.
- Đóng với một cụm từ lịch sự như: "Chúc một ngày tốt lành" hoặc "Tôi rất thích cuộc trò chuyện của chúng tôi."
- Đợi người gọi cúp máy trước.
Người gọi trò chuyện
Đôi khi bạn nhận được một người gọi nói quá nhiều. Thoát khỏi các cuộc gọi như vậy một cách lịch sự nhưng nhanh chóng rút ngắn thời gian giữ máy cho những người gọi khác và cho phép bạn xử lý nhiều cuộc gọi hơn. Thông thường, khách hàng này tiếp tục đi lạc khỏi mục đích của cuộc gọi. Chịu trách nhiệm về cuộc trò chuyện bằng cách cho khách hàng biết cuộc gọi kết thúc và kéo anh ta trở lại chủ đề trong tay. Ví dụ: bạn có thể nói: "Tôi có một cuộc gọi khác đang chờ.Trước khi bạn đi tôi muốn chắc chắn rằng chúng tôi đã quan tâm đến tất cả mọi thứ. "Sau đó, hãy khởi động vào bản tóm tắt kết thúc cuộc trò chuyện của bạn. Nếu người gọi bắt đầu đi lang thang khỏi chủ đề, hãy kéo anh ta lại bằng những câu hỏi trực tiếp có câu trả lời đơn giản. Một khi bạn đã cảm ơn khách hàng về việc kinh doanh của mình, hãy báo hiệu cuộc gọi kết thúc bằng một cụm từ rõ ràng như "Tôi rất vui vì tôi đã có thể giải quyết vấn đề này cho bạn. Thưởng thức phần còn lại trong ngày của bạn."
Người gọi khó chịu và các vấn đề chưa được giải quyết
Đôi khi, khách hàng tức giận khi họ gọi, hoặc buồn bã vì bạn không thể giải quyết vấn đề cho sự hài lòng của họ trong suốt cuộc gọi. Trong những tình huống này, hãy bắt đầu tóm tắt cuộc gọi bằng cách nhắc nhở khách hàng về bất cứ điều gì đã đạt được. Nói cho cô ấy biết bước tiếp theo sẽ là gì. Chẳng hạn, bạn có thể hứa sẽ kiểm tra đơn hàng bị thiếu và gọi lại vào ngày hôm sau. Nếu bạn hứa liên hệ với người gọi, hãy chắc chắn rằng bạn làm theo. Khi bạn nói lời tạm biệt, hãy nhấn mạnh tầm quan trọng và giá trị của người gọi đối với tổ chức của bạn.
