Doanh nghiệp của bạn phải hoàn thành mẫu W2 mỗi năm cho mỗi nhân viên. Các hình thức này trình bày thông tin có tác động đến các tính toán thuế, bao gồm tiền lương, khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang và liên bang và đóng góp lương hưu. Nhân viên có trách nhiệm gửi một bản sao của biểu mẫu cùng với tờ khai thuế hàng năm cho Dịch vụ doanh thu nội bộ. Việc điền W2 tương đối đơn giản nếu bạn có phần mềm kế toán thuế để theo dõi các con số.
Định dạng theo quy tắc
Phần mềm kế toán của bạn có thể tự động điền vào các ô riêng lẻ trên biểu mẫu từ các số liệu và tính toán được lưu trữ. IRS yêu cầu phông chữ Chuyển phát nhanh 12 điểm tiêu chuẩn, được đánh máy hoặc in, không có chỉnh sửa và tất cả các mục phù hợp hoàn toàn trong các hộp. Biểu mẫu được đọc bằng máy và nếu nó bị loại vì định dạng không chính xác hoặc do viết tay hoặc sai màu, bạn sẽ phải gửi lại.
Mô tả chi tiết hơn
Hiển thị tổng tiền lương, khấu trừ và tất cả các thông tin thích hợp khác trong các hộp chính xác. IRS cung cấp hướng dẫn "Thông tin cho Mẫu W2", có sẵn ở dạng bản cứng hoặc trực tuyến, với sự phân tích các thông tin cần thiết. Một số hộp hoàn toàn thông tin nhưng vẫn bắt buộc. Ví dụ, hiển thị Mã DD trong Hộp 12, cho IRS biết, chủ lao động báo cáo đóng góp của anh ta cho chương trình sức khỏe đủ điều kiện, được loại trừ khỏi thu nhập chịu thuế của nhân viên. Các chức năng hộp có thể thay đổi khi luật thuế tạo ra các yêu cầu báo cáo mới.
Phân phối tài liệu
Sao chép tệp A của Mẫu W2 với Cơ quan An sinh Xã hội, nơi cần thông tin về hồ sơ đóng góp và tiền lương SSA của nhân viên. Gửi Bản sao 1 cho bộ phận thuế của tiểu bang hoặc địa phương, nếu pháp luật yêu cầu. Sao chép B, Sao chép C và Sao chép 2 cho nhân viên và Sao chép D dành cho hồ sơ của chủ nhân. Thời hạn để phân phối các hình thức và tập tin nó thay đổi mỗi năm. Hạn chót nộp đơn cho năm 2014, chẳng hạn, là ngày 2 tháng 3 năm 2015, trong khi hạn chót để phân phát cho nhân viên là ngày 2 tháng 2 năm 2015. Bạn có thể yêu cầu gia hạn thời gian để nộp với Mẫu IRS 8809. Cần có một bản sao vĩnh viễn của W2 trong hệ thống kế toán của bạn. IRS yêu cầu bạn phải giữ biểu mẫu, ngay cả khi nhân viên không thể gửi được trong bốn năm.
Tiết kiệm thời gian với BSO
Bạn có thể sử dụng Dịch vụ kinh doanh trực tuyến của Social Security để tạo và / hoặc tải lên phiên bản điện tử của W2, cũng có thể được in ra cho nhân viên. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, điều này thể hiện một giải pháp thay thế để kết hợp các W2 thông qua hệ thống kế toán của riêng bạn hoặc thực hiện chúng theo cách thủ công. Trang web SSA yêu cầu đăng ký. Bạn phải có trình duyệt hỗ trợ web với mã hóa và cookie 128 bit được bật và Adobe Acrobat Reader để tạo tài liệu trực tuyến.
