Quản lý tài liệu là các tổ chức quy trình sử dụng để tạo, kiểm soát, bảo mật, lưu trữ, truy xuất, chia sẻ và hủy tài liệu dưới mọi hình thức. Trong thời đại phổ biến thông tin, thay đổi công nghệ nhanh chóng và các vấn đề an ninh, các tổ chức thiết lập hệ thống quản lý tài liệu phải xem xét không chỉ các hoạt động kinh doanh tốt, mà cả các quy tắc, quy định và tiêu chuẩn do chính phủ và các cơ quan quốc tế ban hành.
Thực thể quy tắc: Tài chính
Nhiều thực thể liên bang ban hành các quy định yêu cầu các tổ chức tuân thủ các quy tắc quản lý tài liệu. Sau đây là bản tóm tắt về các thực thể đó, các loại tổ chức mà chúng tác động và quy chế hoặc quy định.
Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch tại SEC 17a-4 cung cấp các quy tắc quản lý tài liệu cho các nhà môi giới, nhà phân tích và những người khác liên quan đến trao đổi chứng khoán.
Luật Sarbanes-Oxley trong Phần 404 và 409 tác động đến việc quản lý tài liệu của tất cả các công ty giao dịch công khai cũng như các công ty kế toán, kiểm toán viên và những người liên quan đến giao dịch chứng khoán.
Kiểm tra thanh toán bù trừ cho Đạo luật thế kỷ 21 (Kiểm tra 21) quy định việc xử lý séc và áp dụng cho ngành ngân hàng. Nó được quản lý bởi Cục Dự trữ Liên bang.
Đạo luật Gramm-Leach Bliley bảo vệ người tiêu dùng Thông tin tài chính của tổ chức tài chính do các tổ chức tài chính nắm giữ và được quản lý bởi một số cơ quan liên bang.
Quy tắc 3010 của Hiệp hội đại lý chứng khoán quốc gia (NASD) và Quy tắc số 3 của Sở giao dịch chứng khoán New York (NYSE) được quản lý bởi Ủy ban giao dịch chứng khoán và điều chỉnh các yêu cầu lưu trữ hồ sơ phải thực hiện với truyền thông điện tử cho các thành viên của hai tổ chức này.
Quy tắc chăm sóc sức khỏe
Đạo luật Khả năng truy cập và Khả năng truy cập Bảo hiểm Y tế (HIPAA) áp dụng cho các nhóm như bác sĩ, bệnh viện, công ty bảo hiểm và chủ lao động tham gia biên soạn hoặc truyền thông tin bệnh nhân. Nó được quản lý bởi Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ.
21 CFR 11 là phần của Bộ quy tắc liên bang do Cục quản lý thực phẩm và dược phẩm Hoa Kỳ quản lý và giải quyết các hồ sơ điện tử và chữ ký điện tử. Phần này tác động đến các công ty y tế và dược phẩm.
Nội quy quân sự
Các quy định của Bộ Quốc phòng (Bộ Quốc phòng 5015.2, phiên bản 2) xác định các yêu cầu đối với phần mềm quản lý hồ sơ do Bộ Quốc phòng mua. Các thực thể chính phủ khác cũng sử dụng tiêu chuẩn này cho phần mềm quản lý hồ sơ của họ.
Các quy tắc liên bang khác
Quy tắc tố tụng dân sự liên bang chi phối cách các công ty luật xử lý thông tin liên quan đến thủ tục pháp lý.
Dịch vụ doanh thu nội bộ Rev. Proc. 97-22 cung cấp các quy tắc cho việc lưu trữ điện tử và chuyển thông tin người nộp thuế và tác động đến ngành dịch vụ tài chính.
Sự cần thiết của các quy tắc
Người Mỹ phụ thuộc vào các cơ quan quản lý để đảm bảo các biện pháp bảo vệ được giữ an toàn để bảo mật thông tin cá nhân, bảo vệ các giao dịch tài chính và thực hiện giám sát phù hợp đối với những người có quyền kiểm soát tài sản thực phẩm, thuốc, tài chính và y tế. Cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia là rất quan trọng cho quốc phòng của nó và cũng phải được bảo vệ.
Tiêu chuẩn hóa quản lý tài liệu mở rộng ra ngoài Hoa Kỳ. Các tổ chức phi chính phủ như Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế và API quản lý tài liệu mở hoạt động để chuẩn hóa và chia sẻ các quy trình cho các hệ thống quản lý tài liệu nhằm đảm bảo tính bảo mật và tính sẵn có của hồ sơ thông tin khi cần.
