Kế toán kiểm kê nhiên liệu đòi hỏi một phương pháp đo lường thể tích chức năng, cả khi nhận và phát hành nhiên liệu. Các yếu tố môi trường có thể gây ra sự thiếu hụt hàng tồn kho nhận thức; ví dụ, ở nhiệt độ cao, một số nhiên liệu trong bể không áp suất có thể bay hơi và do đó không có sẵn để đo thể tích chất lỏng, hoặc thậm chí thoát ra khi tàu được mở để thực hiện phép đo thủ công. Ngoài ra, thời tiết lạnh có thể gây ra sự co lại thể tích trong kho nhiên liệu lỏng. Phòng chống trộm mặc dù việc sử dụng các cơ chế khóa cũng rất quan trọng để duy trì lượng nhiên liệu chính xác.
Ghi lại các giao dịch nhiên liệu trong nhật ký. Các công ty có nhiều địa điểm nên có một nhật ký cho mọi địa điểm phân phối, được nhân viên hành chính của trang web cập nhật định kỳ. Trình điều khiển công ty nên giữ một nhật ký giao dịch nhiên liệu cá nhân. Các phương tiện được chia sẻ nên có thông tin đăng nhập riêng bên cạnh nhật ký trình điều khiển độc lập, để hai bộ dữ liệu có thể được tham chiếu chéo sau này. Nhật ký xe và tài xế cũng nên bao gồm quãng đường di chuyển mỗi ngày để theo dõi hiệu quả nhiên liệu.
Định kỳ kết hợp dữ liệu từ nhật ký vào bảng tính máy tính để tạo thành một bức tranh lớn hơn về việc sử dụng nhiên liệu của tổ chức. Các công ty có kho nhiên liệu có thể sử dụng dữ liệu nhật ký để xác định lượng nhiên liệu còn lại trong kho.
Kiểm tra thủ công và ghi lại nhiên liệu thực tế trong việc lưu trữ định kỳ bằng cách sử dụng cả các chỉ số cơ giới hóa và bộ phân phối thủ công. So sánh trữ lượng nhiên liệu thực tế trong tay với ước tính bảng tính dựa trên nhật ký có thể cảnh báo công ty về các thiết bị bơm bị lỗi hoặc trộm cắp. Theo Cantest Solutions Inc., sự bay hơi của nhiên liệu không được dẫn đến chênh lệch đo lường hơn 0,125% ngay cả trong một ngày hè trung bình. Sự khác biệt cao hơn đáng kể có thể chỉ ra một vấn đề.
Khóa máy bơm và nắp xăng mọi lúc khi không sử dụng. Điều này ngăn ngừa co rút hàng tồn kho do trộm cắp.
So sánh dữ liệu từ một tháng đến tháng tiếp theo bằng cách sử dụng dữ liệu từ nhật ký và bảng tính. Tham chiếu chéo dữ liệu có thể tiết lộ xu hướng sử dụng nhiên liệu và thậm chí có thể cung cấp một chỉ báo hữu ích cho việc bảo dưỡng xe, vì các hồ sơ sẽ theo dõi mức tiêu thụ nhiên liệu của mỗi chiếc xe.
Lời khuyên
-
Tạo nhiều bảng tính dựa trên dữ liệu nhật ký có thể cho phép nhân viên kế toán theo dõi các yếu tố khác nhau có liên quan đến doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp, như trạm xăng, có thể hài lòng để ghi lại các báo cáo nhiên liệu đơn giản và cung cấp nhiên liệu, trong khi doanh nghiệp sử dụng phương tiện hạm đội có thể có được cái nhìn sâu sắc hữu ích từ việc lưu trữ và báo cáo hồ sơ phức tạp hơn.
Cảnh báo
Điều quan trọng là phải đọc thủ công theo thời gian, đặc biệt là khi quản lý các thùng nhiên liệu dưới lòng đất. Các thiết bị đọc được cơ giới hóa có thể thất bại và xe tăng có thể bị rò rỉ, có nghĩa là bài kiểm tra âm lượng đơn giản với thước đo que nhúng có thể bắt gặp sự cố trước khi quả cầu tuyết rơi vào một thứ gì đó nghiêm trọng hơn.
