Biểu đồ Gantt là một lịch trình hướng dẫn các bước chính của dự án từ cả hai khía cạnh thời gian và tài nguyên. Thông thường, biểu đồ chứa các ngày nằm trên đỉnh và các tác vụ nằm ở bên trái của tài liệu. Ô tương ứng trong đó tác vụ và ngày giao nhau được tô màu nếu một tài nguyên nhất định được lên kế hoạch sử dụng vào ngày đó. Ưu điểm của biểu đồ Gantt là dễ dàng nhận thấy trong nháy mắt có bao nhiêu tài nguyên sẽ được yêu cầu và khi nào chúng sẽ được sử dụng. Biểu đồ cũng cung cấp một ước tính chính xác về thời gian của dự án. Mặc dù việc tạo và hoàn thành biểu đồ Gantt có thể mất thời gian, nó sẽ là một công cụ vô giá trong suốt vòng đời của một dự án.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Ngày bắt đầu và kết thúc dự án
-
Danh sach cong viec
-
Phần mềm bảng tính
Tạo một danh sách tất cả các tài nguyên và nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án. Tài nguyên có thể ở dạng nhân sự hoặc thiết bị cần thiết. Nhiệm vụ của dự án là các bước cụ thể cần phải hoàn thành. Ghi chú bên cạnh mỗi nhiệm vụ cho biết ngày cần bắt đầu và ngày cần hoàn thành.
Mở ứng dụng bảng tính đã chọn của bạn và chọn một bảng tính trống.
Liệt kê các nhiệm vụ trong cột bên trái của trang tính của bạn. Hãy chắc chắn để liệt kê các nhiệm vụ theo thứ tự thời gian.
Viết ngày trên hàng trên cùng của bảng tính của bạn. Nếu dự án không được ước tính sẽ mất nhiều thời gian, bạn có thể muốn nhập ngày theo gia số một ngày. Đối với các dự án có thời lượng dài hơn, bạn có thể muốn nhập ngày theo gia số một tuần.
Tham khảo ngày bắt đầu và ngày kết thúc của bạn. Màu trong các ô tương ứng với nhiệm vụ đang được thực hiện. Ví dụ: nếu tác vụ là "Tường thạch cao" và bạn ước tính việc này sẽ mất hai tuần để hoàn thành, bắt đầu từ ngày 7 tháng 5, màu trong các ô từ ngày 7 tháng 5 đến ngày 21 tháng 5 so với nhiệm vụ cụ thể đó.
Lặp lại quy trình này cho đến khi tất cả thời lượng của nhiệm vụ được tô màu. Bây giờ bạn có thể thấy dự án của bạn sẽ mất bao lâu. Bạn cũng có thể sử dụng thông tin để xác định các khu vực có thể rút ngắn thời gian thực hiện nhiệm vụ để tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Cảnh báo
Cố gắng không quá chi tiết với các nhiệm vụ của bạn, nếu không biểu đồ sẽ trở nên không thể đọc được. Bám sát các tiêu đề như "Tường thạch cao" thay vì "Phòng thạch cao 1", "Phòng thạch cao 2", v.v.
