Sự thành công của một doanh nghiệp phụ thuộc vào việc quản lý tài sản và công nhân tốt như thế nào. Quản lý đúng cách sẽ tăng cơ hội cạnh tranh trên thị trường của một doanh nghiệp. Một chìa khóa để quản lý tài sản trong một doanh nghiệp là lưu giữ hồ sơ rộng rãi, chi tiết về tất cả các yếu tố liên quan đến doanh nghiệp. Tất cả các doanh nghiệp thành công đều có thực tiễn quản lý hồ sơ tốt và sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định có tính toán để duy trì tính cạnh tranh. Dưới đây là một số triệu chứng của một doanh nghiệp với quản lý hồ sơ kém.
Truy tìm dòng tiền
Một trong những triệu chứng lớn nhất của quản lý hồ sơ kém là không có khả năng theo dõi dòng tiền. Luồng bao gồm mua hàng cho doanh nghiệp, bán sản phẩm và đôi khi thanh toán cho nhân viên. Tất cả những yếu tố này là cần thiết để đánh giá các lĩnh vực kinh doanh nơi cần thay đổi. Một doanh nghiệp thành công cần có khả năng cân bằng và cân nhắc nhu cầu tài chính của một số lĩnh vực nhất định cũng như các chi phí có thể được cắt ra khỏi quy trình. Nếu một doanh nghiệp không thể cân bằng hồ sơ tài chính của mình, thì đó là một dấu hiệu rõ ràng của quản lý hồ sơ kém.
Mục tiêu kinh doanh mơ hồ
Một doanh nghiệp thành công sẽ đặt ra các mục tiêu và mục tiêu sẽ thách thức doanh nghiệp phát triển. Các doanh nghiệp có thực tiễn quản lý hồ sơ kém không thể đặt ra các mục tiêu thực tế vì họ không biết doanh nghiệp đang xuất sắc trong lĩnh vực nào và những thay đổi cần phải được thực hiện. Một dấu hiệu rõ ràng của một doanh nghiệp có kỹ năng quản lý hồ sơ kém là một mục tiêu mơ hồ trên thị trường hoặc kỳ vọng không thực tế cho sự phát triển của công ty. Một ví dụ là đặt mục tiêu bán hàng nhưng không thể phân phối sản phẩm đúng hạn. Một doanh nghiệp thành công với hồ sơ tốt sẽ đặt ra các mục tiêu thực tế hàng năm và đạt được hầu hết các mục tiêu đó.
Phạt tiền hoặc phạt của chính phủ
Các doanh nghiệp giữ hồ sơ kém thường gặp rắc rối pháp lý với các cơ quan chính phủ liên quan đến cấp phép kinh doanh. Hồ sơ rất cần thiết để quản lý hoạt động của một doanh nghiệp và cần được cập nhật. Các cơ quan chính phủ sẽ yêu cầu xem hồ sơ kinh doanh khi kiểm toán hoặc đánh giá một doanh nghiệp. Nếu công ty không thể hiển thị các hồ sơ chính xác, cập nhật, thì nó có thể bị phạt hoặc doanh nghiệp có thể tạm thời ngừng hoạt động. Các biện pháp trừng phạt lặp đi lặp lại đối với một doanh nghiệp vì nhiều vi phạm là một dấu hiệu khác cho thấy công ty đang gặp khó khăn trong việc theo dõi các hành động của mình và cần thay đổi thói quen lưu trữ hồ sơ.
