Viết một lá thư chính thức cho một ban giám đốc có thể là một quá trình đáng sợ. Đây là cơ hội để bạn có được những suy nghĩ của mình được nghe bởi những người phụ trách, vì vậy điều quan trọng là phải tuân theo quy trình chính thức. Nhưng có nghĩa là không có ý nghĩa trong việc định dạng chính xác nếu thiếu nội dung hoặc chữ cái có lỗi ngữ pháp.
Trước khi bắt đầu thư cho một hội đồng
Tương ứng với ban giám đốc, hãy biết bạn muốn nói gì. Động lực của bạn là gì? Bạn muốn thực hiện những gì? Một lá thư khiếu nại cần một chiến thuật hoàn toàn khác với, ví dụ, một lá thư tìm kiếm tài trợ cho một dự án.
Hãy dành thời gian để thực hiện một số ghi chú. Ghi lại những gì cần nói và tại sao nó quan trọng với bạn. Cái sau có thể không làm cho nó thành chữ cái, nhưng nó có thể giúp bạn tập trung và sắp xếp. Có tài liệu nào bạn cần tham khảo, bằng chứng hoặc số liệu thống kê bạn muốn chia sẻ không? Chuẩn bị sẵn sàng và ghi chú lý do tại sao họ có liên quan.
Soạn thảo thư
Đầu tiên, tổ chức ghi chú của bạn. Điểm lớn nhất liên quan đến lý do tại sao bạn viết lách? Những yếu tố hỗ trợ điểm đó? Đặt chúng theo thứ tự. Đây thực chất là phác thảo của bạn, vì vậy bây giờ bạn rất tốt để đi.
Nhiều người đấu tranh với việc bắt đầu một lá thư, nghĩ rằng họ cần phải dí dỏm từ việc đi, nhưng rõ ràng là quan trọng hơn. Nói tất cả những gì bạn cần nói, sau đó cải thiện và thắt chặt nó khi chỉnh sửa. Để bắt đầu, hãy giải quyết nó "Kính gửi Chủ tịch Smith và các thành viên của hội đồng quản trị" và sau đó mở bằng chữ Tôi viết thư cho Nhẫn, sau đó trích dẫn lý do bao quát của bạn để viết.
Theo dõi phần mở đầu của bạn với điểm hỗ trợ chính và viết một vài đoạn ngắn gọn bao gồm tất cả các vấn đề mà bạn đã lưu ý trước đó.
Hãy nhớ rằng, đây là kinh doanh và những người này có rất nhiều trên đĩa của họ. Donith là hoa hoặc rải rác hoặc dài dòng. Đến điểm, lịch sự về nó và tôn trọng đăng xuất.
Tầm quan trọng của chỉnh sửa
Trên thực tế, việc viết một ban giám đốc không khác gì so với việc viết bất kỳ lá thư kinh doanh chính thức nào, ngoại trừ việc nó viết cho một nhóm người và nó có thể có nhiều điều hơn, tùy thuộc vào lý do tại sao bạn viết.
Hầu hết mọi người quá căng thẳng về văn bản, khi phần quan trọng nhất, thực sự, là chỉnh sửa. Luôn luôn nghỉ ngơi sau khi viết một cái gì đó, để đầu của bạn rõ ràng và bạn trở lại với đôi mắt tươi.
Mất ít nhất ba lần chỉnh sửa. Tìm kiếm các lỗi ngữ pháp, các từ không cần thiết và một giọng điệu quá bình thường. Mọi người thường nhầm lẫn là súc tích với sự thô lỗ, nhưng viết ngắn gọn là mạnh mẽ và đến mức, cả hai phẩm chất chơi tốt trong thư tín kinh doanh.
Tuy nhiên, hãy tôn trọng và có phần bảo vệ, nhưng đừng gồng mình hoặc đặt bất cứ thứ gì quá dày.
Biết mục đích của bạn
Như đã đề cập, nó rất quan trọng để biết lý do tại sao bạn viết. Có thể ba chữ cái phổ biến nhất mà bạn sẽ phải viết là yêu cầu một cái gì đó, từ chức hoặc chấp nhận một cơ hội.
Từ chức: Khi từ chức từ một công ty, dự án hoặc thậm chí là chính hội đồng quản trị, bạn nói rằng bạn rất biết ơn vì bạn đã có cơ hội. Giải thích, tốt nhất là một câu, tại sao bạn lại từ chức - vì lý do cá nhân, để khám phá một cơ hội mới, bởi vì bạn khao khát một sự thay đổi - mà không chia sẻ chi tiết. Giữ nó ngắn gọn và chuyên nghiệp. Nếu bạn có thể, hãy đề nghị sẵn sàng nếu cần trong tương lai.
Chấp nhận: Đây có thể là một đoạn duy nhất theo sau là một tuyên bố về lòng biết ơn. Nói rằng bạn rất tự hào khi chấp nhận cơ hội, bạn mong muốn được đóng góp và bạn rất biết ơn về niềm tin của hội đồng quản trị. Don lồng sống trong các dự án hoặc ý định; Đó là những gì hợp đồng dành cho.
Yêu cầu: Ngay lập tức, nêu những gì bạn đang yêu cầu. Giải thích vì sao. Nếu bạn có bằng chứng hỗ trợ cho lý do tại sao yêu cầu hợp lệ, thì hãy ghi lại ngắn gọn tài liệu này. Tránh những lời hứa về hiệu suất hoặc kết quả, vì những điều này chỉ nên được nêu trong hợp đồng hoặc lịch trình dự án, nơi bạn có khả năng đàm phán. Cảm ơn họ đã xem xét và đề nghị có sẵn nếu họ có câu hỏi hoặc yêu cầu làm rõ.
