Nếu bạn có những lo ngại liên quan đến công việc của mình, bạn có thể cần phải nêu ra những mối quan tâm này với sếp của bạn tại một số điểm. Nói rõ mối quan tâm của bạn thông qua một lá thư cho phép sếp của bạn hiểu rõ ràng chính xác những gì liên quan đến bạn mà không cần phải giải thích sai, vì tất cả những suy nghĩ và ý tưởng của bạn được thể hiện rõ ràng. Để viết thư quan tâm đến sếp của bạn, hãy làm theo các hướng dẫn nhất định để đảm bảo mối quan tâm của bạn được đặt ra một cách chuyên nghiệp.
Phác thảo những mối quan tâm chính
Trong đoạn đầu tiên của bức thư, hãy giải thích chính xác lý do tại sao bạn lại liên lạc với sếp. Sử dụng hai câu đầu tiên để thông báo cho người đọc bạn có mối quan tâm về công việc và theo dõi với một lời giải thích thẳng thắn về những gì đang làm phiền bạn. Trong phần này, phác thảo chính, hoặc ô, chủ đề quan tâm.
Thư ví dụ quan tâm:
Xin chào, ông Smith. Tôi viết thư cho bạn vì tôi có một số lo ngại không đáng có liên quan đến công việc làm vườn được giao cho bộ phận của tôi. Trong suốt quá trình quan sát, tôi nhận thấy các nhân viên xuất hiện muộn, quá mệt mỏi và vận hành máy móc một cách thiếu chuyên nghiệp.
Cung cấp ví dụ cụ thể
Một khi mục đích chung của bức thư được giải thích, đi sâu vào tình huống bằng cách cung cấp cho người đọc những ví dụ cụ thể. Điều này cho anh ta hiểu rõ về tình huống và giảm khả năng thư của bạn sẽ không được chú ý.
Thư quan tâm ví dụ:
Sau đó, Jason Jason Masters đã đến địa điểm làm việc lúc 10:45 sáng, tức là 1,5 giờ sau thời gian đến dự kiến. Khi đến nơi, anh ta có vẻ mệt mỏi quá mức và bắt đầu vận hành máy móc mà không thực hiện kiểm tra an toàn tiêu chuẩn. Vào buổi chiều, tôi nhận thấy một số nhân viên làm việc với máy móc hạng nặng mà không đội mũ bảo hiểm hoặc sử dụng các biện pháp phòng ngừa an toàn.
Tránh những tuyên bố về cảm xúc
Trong suốt quá trình viết thư, đừng trở nên quá xúc động vì điều này có xu hướng làm giảm tính chuyên nghiệp và tính hợp pháp của bức thư. Hãy chắc chắn rằng tất cả các tuyên bố là dựa trên thực tế và không có âm bội cảm xúc. Mục tiêu của bức thư này là cung cấp cho sếp của bạn những thông tin cần thiết để vạch ra những nguyên nhân chính xác gây lo ngại để anh ta có thể hành động nếu thấy cần thiết.
Đề xuất cải tiến
Cuối thư, hãy đưa ra những gợi ý liên quan đến mối quan tâm của bạn. Hãy chắc chắn rằng những gợi ý này vẫn còn đó, và không đòi hỏi. Trước một gợi ý, hãy sử dụng các câu lệnh như, Bạn có nghĩ rằng đó là cách tốt nhất hay không, có lẽ nó sẽ hữu ích …. Sử dụng phần này của thư để giới thiệu các ý tưởng bạn đã có, nhưng hãy theo dõi phần này với một yêu cầu cho một cuộc họp để thảo luận thêm về mối quan tâm của bạn và trao đổi ý tưởng để sửa chữa bất kỳ vấn đề.
