Cho dù gặp gỡ khách hàng để trình bày một đề xuất hoặc thực hiện một bữa ăn trưa làm việc với nhân viên, gửi lời mời qua email có thể là một cách nhanh chóng và hiệu quả để điều phối sự kiện.
Hãy xem xét đối tượng của bạn. Giai điệu của email của bạn sẽ cần phải thích ứng với bất cứ ai bạn đang mời đến cuộc họp ăn trưa. Một giọng điệu bình thường hoạt động tốt nếu cuộc họp ăn trưa của bạn với nhân viên và bạn sẽ dành thời gian để thảo luận về các chiến lược và động não. Nếu mục đích của cuộc họp là nghiêm túc hơn, bạn sẽ cần phải làm rõ điều này trong thư của bạn với các nhân viên được mời. Nếu cuộc họp ăn trưa với khách hàng, bạn có thể cần một giọng điệu trang trọng hơn, tùy thuộc vào mối quan hệ làm việc của bạn với họ.
Xác định vị trí một nhà hàng sẽ có thể chứa nhóm của bạn. Tùy thuộc vào số lượng người được mời, bạn có thể muốn tìm kiếm một cơ sở có phòng riêng. Khi lên kế hoạch cho một cuộc họp ăn trưa với khách hàng, có thể giúp tìm một quán ăn ít bận rộn hơn, nơi cuộc trò chuyện sẽ không bị căng thẳng vì tiếng ồn.
Quyết định ai sẽ mời đến cuộc họp ăn trưa và tham khảo lịch văn phòng để xác định xem tất cả các bên sẽ có mặt vào ngày được đề cập. Đối với các cuộc họp ăn trưa của nhân viên, hãy gọi điện thoại nhanh để hỏi xem những người được mời đã chọn có sẵn vào ngày hôm đó không và sau đó yêu cầu họ giữ cho nó mở trong khi kế hoạch đang được hoàn tất.
Gọi cho nhà hàng của sự lựa chọn và thiết lập một đặt phòng dự kiến. Cho họ biết rằng bạn có thể cần điều chỉnh số lượng người tham dự gần hơn với ngày đó. Nếu bạn phát hiện ra mình sẽ có nhiều người tham dự hơn dự định ban đầu, hãy đảm bảo thông báo cho nhà hàng càng sớm càng tốt để nhân viên có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.
Soạn email của bạn, bao gồm địa chỉ email của từng người bạn muốn mời. Sử dụng dòng tiêu đề để nêu lý do cho email. Bao gồm các từ như "Quan trọng" hoặc "Đánh dấu lịch của bạn" và bao gồm ngày và lý do. Ví dụ: đối tượng của bạn có thể đọc: "Quan trọng: Bữa trưa làm việc vào ngày 2/18/09-RSVP cần thiết." Tất nhiên, đối với bữa trưa với khách hàng, bạn sẽ cần phải tinh chỉnh dòng tiêu đề và chuyển nó thành một yêu cầu, thay vì một yêu cầu.
Sử dụng phần thân của email để giải thích sự cần thiết của cuộc họp ăn trưa và những gì bạn muốn người tham gia mang theo hoặc chia sẻ trong cuộc họp. Tùy thuộc vào mức độ khó khăn để ghim người xuống, bạn có thể muốn yêu cầu họ RSVP, vì vậy bạn có thể hoàn tất số lượng đặt phòng với nhà hàng.Nếu bạn đang thiết lập một bữa ăn trưa cho khách hàng, bạn có thể muốn yêu cầu một cuộc họp ăn trưa và nói rõ những mục bạn muốn thảo luận với họ
Lời khuyên
-
Cách tiếp cận của bạn nên dựa trên bầu không khí làm việc của công ty bạn, từ bình thường đến trang trọng. Gửi một bản sao cho nhân viên hành chính để lịch văn phòng có thể được cập nhật.
