Bàn tiếp tân cung cấp hình ảnh công ty đầu tiên cho khách hàng, nhà cung cấp và nhà cung cấp. Nhân viên tiếp tân của bạn nên đảm bảo bàn làm việc gọn gàng. Có đủ đồ dùng văn phòng để kéo dài cho đến khi đặt hàng tiếp theo. Mua vật tư văn phòng tại các cửa hàng giảm giá hoặc cửa hàng cung cấp văn phòng, hoặc đặt hàng vật tư từ các cửa hàng trực tuyến.
Phong bì kinh doanh
Nhân viên lễ tân sử dụng phong bì kinh doanh để gửi báo cáo của khách hàng, hóa đơn hoặc thư từ. Đảm bảo nhân viên tiếp tân của bạn có phong bì có hình dạng và phong cách khác nhau. Giữ phong bì liên kết để chuyển liên quan đến giấy giữa các bộ phận công ty. Đặt một số phong bì kinh doanh trên bàn tiếp tân.
Chủ thẻ kinh doanh máy tính để bàn
Giữ một thẻ kinh doanh máy tính để bàn trên bàn tiếp tân. Khách hàng, nhà cung cấp và nhà cung cấp có thể lấy thêm thẻ. Phù hợp với chủ thẻ với hình ảnh của công ty bạn. Ví dụ, văn phòng bác sĩ có thể chọn màu trung tính, chẳng hạn như màu nâu; nhưng một nhà thiết kế đồ họa có thể sử dụng màu xanh neon hoặc hồng. Có nhân viên tiếp tân của bạn bổ sung cho chủ thẻ khi nó trở nên thấp.
Sổ hẹn
Nhân viên lễ tân nên có một cuốn sổ hẹn hiển thị ngày dương lịch và cung cấp không gian để ghi chú. Để bảo mật và riêng tư, hãy lưu trữ sổ hẹn vào cuối ca làm việc. Tìm sổ hẹn tại các cửa hàng cung cấp văn phòng.
Giấy
Nhân viên tiếp tân của bạn sử dụng giấy khi thực hiện nhiệm vụ công việc. Mục đích bao gồm sao chụp, gửi thư từ và gửi fax. Giữ giấy được lưu trữ trên bàn gọn gàng. Doanh nghiệp của bạn có thể tiết kiệm tiền với giấy tái chế. Sử dụng một danh sách chính để đặt hàng giấy khi nguồn cung cấp trở nên thấp.
Bút mực và bút chì
Nhân viên tiếp tân của bạn sử dụng các dụng cụ viết như bút. Nhân viên lễ tân ký nhận hàng và gửi phong bì. Chọn một loạt các bút màu đỏ, đen và xanh. Có một cái cán trên bàn tiếp tân cho gọn gàng. Một số khách hàng hoặc khách truy cập có thể cần sử dụng bút chì. Đặt hai hoặc ba trên bàn để sử dụng. Xem xét bút có dây để bảo vệ khoản đầu tư của bạn và đảm bảo khách hàng không vô tình lấy bút.
Cây kéo
Nhân viên tiếp tân của bạn sử dụng kéo để cắt giấy và mở gói. Mua một đôi kéo bạc chất lượng và giữ chúng trên bàn tiếp tân. Đảm bảo nhân viên tiếp tân của bạn có một cặp kéo dự phòng. Tìm kéo tại các cửa hàng cung cấp văn phòng hoặc đặt hàng trực tuyến.
