Hầu hết bất cứ ai làm việc đều bị bắn phá hàng ngày bởi các email vô tận. Nhiều email trong số này nhanh chóng được quét và xóa, nếu chúng thậm chí còn được mở. Khi bạn gửi email công việc cho đồng nghiệp, nhân viên hoặc khách hàng, bạn không muốn kết thúc trong đống bỏ. Tự làm quen với định dạng email doanh nghiệp có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc email của bạn được đọc và bị bỏ vào thùng rác ảo.
Định dạng email doanh nghiệp là gì?
Định dạng email doanh nghiệp là thông lệ tốt để gửi bất kỳ loại thư nào thay mặt cho công ty của bạn. Nó cung cấp một cấu trúc chính thức giúp bạn truyền tải thông điệp của mình và nhận được phản hồi.
Các yếu tố của một email kinh doanh bao gồm:
- Dòng chủ đề chi tiết. Sử dụng một dòng chủ đề khuyến khích người đọc mở email của bạn. Bạn càng cụ thể, càng tốt. Bao gồm một vài từ về nội dung của email - Cuộc họp vào tuần tới để thảo luận về đề xuất - chứ không phải là một từ mơ hồ, như xin chào. Việc cụ thể giúp ngăn chặn email của bạn bị vướng vào bộ lọc thư rác, không bao giờ gửi email đến người nhận ngay từ đầu.
- Lời chào chuyên nghiệp. Cách bạn chào hỏi người đó tùy thuộc vào mối quan hệ trước đó của bạn, nếu bạn có. Nếu bạn đang tiếp cận với một người mới hoặc đang ở vị trí cao cấp hơn, thì phù hợp để sử dụng một lời chào trang trọng hơn như Kính gửi ông Jones. Nếu bạn đã từng làm việc với người này trước đây và có mối quan hệ tình cờ hơn, thì bạn có thể sử dụng tên của người đó, như Chào Kim. Hãy chắc chắn rằng tên người được viết đúng chính tả và địa chỉ email là chính xác.
- Thông điệp súc tích. Phần thân của email doanh nghiệp nên trực tiếp và đi vào điểm chính. Người đọc nó không phải lúc nào cũng có nhiều thời gian, vì vậy don don làm cho nó quá dài và chi tiết. Sử dụng các câu và đoạn văn ngắn, và chỉ bao gồm thông tin thích hợp. Ví dụ, một hoặc hai câu về lý do tại sao bạn lại muốn gặp và thời gian đề xuất. Điều này cũng giúp mọi người đọc tin nhắn trên điện thoại của họ dễ dàng hơn, đó là nơi họ có khả năng mở email. Hãy chắc chắn sử dụng định dạng email cơ bản, ngay cả khi bạn muốn sử dụng nhiều màu sắc hoặc biểu tượng cảm xúc.
- Chữ ký. Khi gửi email doanh nghiệp, nó luôn luôn là một ý tưởng tốt để đóng bằng chữ ký email. Bao gồm tên của bạn, chức danh công việc, công ty và thông tin liên lạc. Nó cũng có thể bao gồm các liên kết đến phương tiện truyền thông xã hội hoặc trang web của bạn, giúp người nhận có quyền truy cập vào đó thuận tiện. Chỉ cần don bao gồm rất nhiều thông tin mà nó trông lộn xộn. Chữ ký của bạn có thể được lập trình trước vào cài đặt email của bạn để nó tự động được bao gồm trong bất kỳ email nào bạn gửi.
Tại sao bạn cần biết định dạng email doanh nghiệp
Một email doanh nghiệp về cơ bản giống như bất kỳ thư kinh doanh khác, nhưng được gửi bằng điện tử. Và, giống như bất kỳ thư kinh doanh nào, hãy đảm bảo sử dụng đúng định dạng để bạn đi qua chuyên nghiệp nhất có thể. Bạn không muốn gửi một email quá bình thường hoặc không cá nhân, đặc biệt là đối với một mối quan tâm kinh doanh quan trọng.
Định dạng email doanh nghiệp cung cấp một cấu trúc dễ dàng có thể được điều chỉnh cho bất kỳ email doanh nghiệp nào. Nó được thiết kế để cho người nhận biết chính xác thông điệp là gì và khuyến khích họ mở email và đọc nó. Định dạng email doanh nghiệp cũng cho phép bạn trang trọng hoặc giản dị, tùy thuộc vào người nhận. Luôn luôn chuyên nghiệp và thân thiện trong email của bạn. Viết theo cách khuyến khích người nhận đọc tin nhắn của bạn và trả lời yêu cầu của bạn.
Bạn đại diện cho doanh nghiệp của bạn với mỗi email bạn gửi. Học định dạng email doanh nghiệp có thể giúp bạn tạo ấn tượng tốt cho cả những người bạn làm việc cùng và những người bạn làm việc cùng.
Ví dụ về định dạng email doanh nghiệp
Cách chính xác mà bạn định dạng email doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào tính cách của bạn, email đó là về cái gì và bạn gửi cho ai. Thực hiện theo định dạng email doanh nghiệp cơ bản này:
Chủ đề: Xem lại kế hoạch tiếp thị mùa hè
Chào Sam
Kèm theo là kế hoạch tiếp thị mùa hè tôi cùng nhau. Tôi đánh giá cao nó nếu bạn có thể xem lại và cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ đề xuất nào.
Bạn sẽ có thời gian để vượt qua điều này với tôi vào thứ ba hoặc thứ tư tới chứ?
Cảm ơn bạn,
cú chọc
tiêu đề, tên công ty và thông tin liên lạc
Như mọi khi, hãy chắc chắn xem lại chính tả và ngữ pháp trước khi bạn nhấn gửi.
