Bạn đã đóng cửa doanh nghiệp của bạn. Có lẽ bạn đang nghỉ hưu hoặc bước vào cơ hội cho một liên doanh khác. Tất cả các doanh nghiệp tạo ra giấy tờ, và một khi doanh nghiệp của bạn đóng cửa, câu hỏi về việc giữ các tài liệu đó phải được giải quyết trong bao lâu.
Những lý do để lưu giữ hồ sơ
Các cơ quan chính phủ, chẳng hạn như Dịch vụ doanh thu nội bộ và các bộ tài chính nhà nước, là những thực thể có khả năng nhất có thể yêu cầu các tài liệu kinh doanh khác nhau trong quá khứ. Giữ tất cả các loại hồ sơ liên quan đến kinh doanh sẽ có giá trị nếu có nhu cầu chứng minh các yêu cầu, giao dịch và thông tin nộp trên tờ khai thuế. Mặc dù có thời hiệu về nhiều vấn đề kinh doanh trong một số trường hợp như điều tra gian lận hoặc các hành động dân sự hoặc hình sự khác chống lại công ty, hồ sơ kinh doanh trong quá khứ có thể được yêu cầu bất kể sự kiện xảy ra cách đây bao lâu. Bạn không bao giờ biết khi nào hồ sơ kinh doanh cũ có thể hữu ích, vì vậy nên giữ tất cả các hồ sơ kinh doanh miễn là nó khả thi. Điều đó nói rằng, có những hướng dẫn chung về thời gian lưu giữ các tài liệu chung.
Mục cụ thể Thời gian nắm giữ
Kể từ ngày nộp đơn, giữ séc bị hủy, phiếu gửi tiền ngân hàng, sao kê thẻ tín dụng và sổ cái chung trong ít nhất ba năm. Giữ báo cáo ngân hàng, hồ sơ tồn kho, hóa đơn, hồ sơ bán hàng, băng đăng ký tiền mặt, W-2, 1099 và các tài liệu khai thuế khác trong ít nhất sáu năm. Nếu doanh nghiệp của bạn được thành lập như một công ty, hãy giữ báo cáo tài chính doanh nghiệp hàng tháng và hàng quý trong ít nhất ba năm.
Hồ sơ lưu giữ vô thời hạn
Lưu trữ các khoản thanh toán liên quan đến nhân sự và các tài liệu liên quan, chẳng hạn như bồi thường cho công nhân, hồ sơ lương hưu và khấu trừ thuế thu nhập của nhân viên, miễn là bạn có thể. Nếu một nhân viên của công ty trước đây nộp đơn xin trợ cấp thất nghiệp, xin việc mới hoặc có câu hỏi kể từ thời gian làm việc của anh ta, thì những hồ sơ này có thể truy cập được sẽ có giá trị nhất. Tất cả các tài liệu liên quan đến công ty nên được lưu giữ vô thời hạn, mặc dù công ty không còn hoạt động. Những tài liệu này bao gồm giấy chứng nhận thành lập, biên bản họp hội đồng quản trị, hợp đồng lao động, giao dịch chứng khoán, bằng sáng chế và nhãn hiệu và bất kỳ tài liệu nào liên quan đến tòa án. Hồ sơ của tài sản công ty và các khoản phải thu và phải trả nên được lưu giữ.Thời hiệu giới hạn của IRS là ba năm kể từ ngày nộp các biểu mẫu thuế để kiểm toán lợi nhuận. Tuy nhiên, như đã đề cập, việc lưu giữ hồ sơ chứng minh thu nhập và các khoản khấu trừ nên được giữ lại vô thời hạn nếu có thể.
Các thực thể có thể yêu cầu hồ sơ quá khứ
Các cơ quan liên bang có nhiều khả năng yêu cầu thông tin tài liệu trước đây là Dịch vụ Doanh thu Nội bộ, Bộ Lao động, Cơ quan An sinh Xã hội, Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng và Nhập cư và Nhập tịch. Hồ sơ cho các cơ quan nhà nước, chẳng hạn như phân chia thuế và các đô thị địa phương cũng nên được lưu giữ càng lâu càng tốt, ngay cả sau khi doanh nghiệp đã ngừng hoạt động. Lưu trữ các tập tin ở một nơi an toàn, tốt nhất là ở một vị trí được bảo vệ khỏi hỏa hoạn, lũ lụt, trộm cắp và mất mát khác. Một ai đó không phải là chính bạn cũng nên biết những hồ sơ quan trọng này được lưu giữ ở đâu.
