Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng và trở nên thành công hơn, hệ thống nộp giấy của nó có thể trở nên tẻ nhạt cũng như không thực tế. Đây là lý do tại sao nhiều chủ sở hữu công ty chọn sử dụng cơ sở dữ liệu. Mặc dù cơ sở dữ liệu giúp làm cho các tổ chức hoạt động trơn tru hơn, nhưng chúng không phải là không có sai sót. Thiết kế một cơ sở dữ liệu có thể tốn kém và mất thời gian. Các vấn đề kỹ thuật có thể dẫn đến thiệt hại trên diện rộng. Ngoài ra, một công ty phải dành thời gian đào tạo nhân viên để sử dụng cơ sở dữ liệu mới.
Thiết kế tiêu tốn thời gian
Chuyển đổi từ tệp giấy sang hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử có thể phức tạp, khó khăn và tốn thời gian. Một số bước phải được tuân theo khi chuyển sang cơ sở dữ liệu. Người lãnh đạo dự án phải xác định mục đích của cơ sở dữ liệu và thu thập tất cả thông tin cần tổ chức. Người thiết kế cơ sở dữ liệu phải tạo các bảng cần thiết để phân chia thông tin, chỉ định các khóa chính, thiết lập mối quan hệ bảng, tinh chỉnh thiết kế và áp dụng các quy tắc chuẩn hóa ngăn chặn duy trì thông tin dư thừa ở nhiều nơi. Tùy thuộc vào cấp độ kỹ năng, thiết kế cơ sở dữ liệu có thể mất vài ngày đến vài tuần.
Sự cố kỹ thuật
Đôi khi, cơ sở dữ liệu có thể gặp phải các lỗi làm hỏng hầu như tất cả thông tin trong đó. Không giống như các tập tin giấy, nếu một lỗi được tạo ra trong cơ sở dữ liệu, nó có thể có hiệu ứng domino. Tính toán sai lầm nhỏ có thể dẫn đến sự cần thiết phải đại tu hệ thống. Sao lưu thường xuyên là rất quan trọng để hạn chế khả năng thiệt hại.
Tốn kém
Chuyển đổi sang cơ sở dữ liệu có thể rất tốn kém. Các chủ doanh nghiệp sẽ phải chịu một số chi phí. Thiết kế cơ sở dữ liệu càng phức tạp, chi phí sẽ càng cao. Công ty phải mua gói phần mềm cung cấp sự linh hoạt tối đa cho cơ sở dữ liệu được thiết kế tùy chỉnh và cho phép phát triển. Trong nhiều trường hợp, chủ doanh nghiệp sẽ phải thuê một chuyên gia để đảm bảo rằng công việc được thực hiện chính xác. Cô phải đầu tư đủ vào việc lập kế hoạch cấu trúc cơ sở dữ liệu để đảm bảo hiệu suất tốt nhất.
Cần đào tạo
Chuyển đổi sang cơ sở dữ liệu có nghĩa là chủ doanh nghiệp phải đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm mới. Nhân viên phải dành thời gian rời khỏi chức năng công việc bình thường của họ để được đào tạo. Chủ doanh nghiệp cũng có thể phải thuê người hướng dẫn để lãnh đạo các lớp đào tạo. Một số nhân viên có thể chống lại công nghệ mới. Các buổi đào tạo có thể mất từ vài giờ đến vài ngày và việc áp dụng đầy đủ công nghệ có thể mất nhiều thời gian hơn thế. Tùy thuộc vào thời gian nhân viên học cách điều hướng hệ thống, đào tạo và áp dụng có thể làm chậm năng suất.
