Khi bạn điều hành hoặc quản lý một công ty chủ yếu dựa vào việc mua vật tư hoặc nguyên liệu thô, bạn phải làm quen với quy trình mua hàng. Quá trình mua hàng bao gồm một số bước đảm bảo rằng bạn có được các mặt hàng phù hợp khi bạn cần chúng. Lên kế hoạch trước, để quá trình đặt hàng của bạn chạy trơn tru.
Quyết định sơ bộ
Bước đầu tiên trong quy trình mua hàng là xác định những gì bạn cần, cũng như tần suất bạn sẽ cần các mặt hàng cho doanh nghiệp của mình. Chẳng hạn, nếu bạn có kế hoạch đặt hàng vật tư văn phòng, hãy quyết định xem bạn có muốn đặt hàng lại mỗi tuần, mỗi tháng hay chỉ khi bạn đạt đến một mức tồn kho nhất định. Bạn cũng nên xác định số tiền bạn có thể đủ khả năng chi tiêu cho các mặt hàng bạn cần mua để bạn có thể thương lượng giá với các nhà cung cấp.
Liên hệ với nhà cung cấp
Khi bạn biết bạn cần gì, bạn phải liên hệ với các nhà cung cấp có thể cung cấp cho bạn những gì bạn cần. Gọi nhiều nhà cung cấp để yêu cầu một danh mục hoặc bảng giá chi tiết các mặt hàng khác nhau trong danh sách của bạn. Đàm phán sắp xếp nhà cung cấp với mỗi công ty bạn muốn đặt hàng để xác định các điều khoản chính xác của thỏa thuận. Các điều khoản bao gồm ai sẽ trả tiền vận chuyển, lịch chiết khấu hoặc chi phí cho mỗi mặt hàng và số ngày bạn có thể chờ để thanh toán cho đơn hàng (thường là 30 ngày trở lên).
Gửi đơn đặt hàng
Khi bạn biết bạn muốn mua gì, bước tiếp theo là gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng là một hình thức liệt kê thông tin doanh nghiệp của bạn cũng như của nhà cung cấp cùng với một danh sách được ghi thành từng mục đầy đủ của các mặt hàng bạn muốn đặt hàng. Bạn có thể gửi đơn đặt hàng qua thư, qua fax hoặc qua email.
Gửi thanh toán
Sau khi bạn nhận được đơn đặt hàng từ nhà cung cấp, bạn cần thực hiện thỏa thuận mua hàng của mình. Nhà cung cấp gửi cho bạn một hóa đơn liệt kê tổng số tiền đến hạn, trong đó báo giá ngày đến hạn thanh toán theo thỏa thuận ban đầu của bạn. Gửi khoản thanh toán của bạn cho nhà cung cấp trong thời gian được thiết lập theo thỏa thuận của bạn thông qua séc kinh doanh hoặc thẻ tín dụng. Đảm bảo rằng bạn xác minh rằng bạn đã nhận được tất cả các mặt hàng được đặt hàng trước khi thanh toán hóa đơn.
