Một khoản thanh toán vượt mức cho nhân viên nói chung là kết quả của lỗi tính toán tiền lương. Là một người sử dụng lao động, một khoản thanh toán vượt mức có thể xảy ra nếu bạn trả cho nhân viên nhiều giờ hơn hoặc tiền lương hơn cô ấy được hưởng hoặc nếu bạn không thực hiện khấu trừ bắt buộc hoặc tự nguyện. Trong cả hai trường hợp, bạn có thể khắc phục tình hình.
Tham khảo luật nhà nước
Thời điểm bạn phát hiện ra sai lầm, hãy tham khảo ý kiến của bộ lao động nhà nước để biết quy trình thu tiền lương quá cao. Nhiều tiểu bang cho phép bạn thực hiện các khoản khấu trừ như vậy thông qua khấu trừ tiền lương. Tùy thuộc vào số tiền nợ, bạn có thể giữ lại khoản thanh toán qua một loạt các khoản tiền lương dưới dạng một lần. Luật tiểu bang thường giới hạn số tiền bạn có thể giữ lại trong một khoảng thời gian thanh toán. Lưu ý rằng bên cạnh các khoản khấu trừ bắt buộc, tiểu bang có thể không cho phép bạn thực hiện bất kỳ khoản khấu trừ nào từ một nhân viên Trả lương mà không có sự đồng ý bằng văn bản của cô ấy. Hơn nữa, tiểu bang có thể cấm bạn thực hiện việc khấu trừ nếu điều đó khiến thu nhập của nhân viên giảm xuống dưới mức lương tối thiểu bắt buộc.
Thông báo hoàn trả
Thu thập các khoản hoàn trả thông qua khấu trừ tiền lương có thể thuận tiện cho nhân viên, đặc biệt nếu bạn mắc lỗi và nhân viên đã chi quá mức. Nếu bạn phát hiện ra sai lầm ngay sau khi trả tiền cho nhân viên và bạn thông báo kịp thời cho anh ta, nhân viên có thể thanh toán vượt mức ngay lập tức. Nếu bạn thu thập khoản thanh toán vượt mức thông qua khấu trừ tiền lương, hãy thông báo cho nhân viên về tình huống bằng văn bản và bao gồm các chi tiết về khoản thanh toán vượt mức, chẳng hạn như khi thanh toán vượt mức, số tiền, khi mỗi lần khấu trừ tiền lương sẽ xảy ra và số tiền khấu trừ. Cung cấp cho nhân viên các tùy chọn phương thức thanh toán khác, chẳng hạn như séc cá nhân, lệnh chuyển tiền hoặc tiền mặt. Nếu cần có sự đồng ý bằng văn bản của nhân viên để đưa ra khoản khấu trừ và nhân viên từ chối, bạn có thể cố gắng phục hồi khoản thanh toán vượt mức bằng cách nộp đơn kiện lên tòa án chống lại nhân viên.
Điều chỉnh bảng lương
Khi bạn thu thập các khoản thanh toán vượt mức, bạn cũng phải điều chỉnh hồ sơ tiền lương của nhân viên phù hợp. Ví dụ: nếu bạn trả quá 200 đô la cho một khoảng thời gian thanh toán cụ thể, hãy điều chỉnh dưới dạng âm để nó rút ra khỏi thu nhập hàng năm của nhân viên và W-2 của cô ấy sẽ chính xác cho mục đích thuế. Khi bạn trả lương quá cao cho nhân viên, các khoản thuế và các khoản khấu trừ liên quan đến số tiền được trả quá cao cũng được lấy ra khỏi lương của cô ấy. Phần mềm tính lương tự động điều chỉnh hồ sơ biên chế của nhân viên khi bạn nhập số tiền vượt quá dưới dạng âm. Nếu bạn không sử dụng phần mềm tính lương, hãy tự tìm ra sự khác biệt giữa các khoản khấu trừ ban đầu của cô ấy và những gì họ nên có. Sự khác biệt là số tiền khấu trừ quá mức. Khi bạn trừ đi tiền lương được trả từ lương nhân viên, bạn sẽ giảm tổng thu nhập và điều chỉnh các khoản khấu trừ của mình bằng cách giảm số tiền. Nếu khoản thanh toán vượt mức là do khoản khấu trừ hoàn toàn không được thực hiện, hãy điều chỉnh khoản khấu trừ đó là tích cực để nó khấu trừ vào thu nhập của cô ấy.
Thanh toán thuế thất nghiệp
Bạn được yêu cầu phải trả thuế thất nghiệp liên bang và thuế thất nghiệp của tiểu bang lên đến một số tiền nhất định mỗi năm cho tất cả các nhân viên bạn trả lương. Khi bạn trả quá cao cho một nhân viên và bạn chưa đáp ứng giới hạn tiền lương hàng năm, điều đó có thể dẫn đến việc bạn trả quá nhiều thuế thất nghiệp của liên bang và tiểu bang. Trong trường hợp này, hãy báo cáo số tiền thuế thất nghiệp liên bang cho Dịch vụ doanh thu nội bộ và số tiền thuế thất nghiệp của tiểu bang cho cơ quan nhà nước quản lý để bạn có thể nhận được tín dụng cho khoản thanh toán vượt mức.
