Cho dù bạn bán vật dụng hoặc cung cấp dịch vụ và chuyên môn, thư yêu cầu thanh toán trên các tài khoản quá hạn là một phần cần thiết trong hoạt động kinh doanh. Đôi khi, mọi người chỉ cần được nhắc nhở về khoản nợ của họ. Những lần khác, khách hàng có thể cố tình tránh nghĩa vụ của họ. Trong trường hợp trước đây, những thư này có thể tăng tốc thanh toán số tiền đến hạn; sau này, họ có thể giúp chứng minh các bước bạn đã thực hiện trước khi tìm kiếm các nỗ lực thu thập chính thức, điều này có thể giúp bạn thắng thế trước tòa. Trong mọi trường hợp, các chữ cái nên được soạn thảo rõ ràng, chính xác và lịch sự, chuyên nghiệp
Nêu số dư đến hạn
Phần giới thiệu của bức thư cần nêu rõ số dư đến hạn. Sau một lời chào đơn giản (chẳng hạn như Hoàng thân mến Smith, ông Smith), mở thư bằng cách nhắc nhở thân mật về số tiền chính xác còn nợ. Sử dụng một tuyên bố như là Thư này là để nhắc nhở bạn về số dư chưa thanh toán của bạn cho Công ty ABC. Hồ sơ của chúng tôi cho thấy tài khoản của bạn đã quá hạn với số tiền là 56,39 đô la. Trước khi soạn thảo phần này của thư, hãy xác minh số tiền chính xác do tài khoản của bạn phải trả. Đính kèm một bản sao của hóa đơn chưa thanh toán vào thư và tham chiếu đến tệp đính kèm trong phần này.
Mô tả các hình thức trả nợ được chấp nhận
Tùy thuộc vào bản chất của khoản nợ, doanh nghiệp của bạn có tài khoản chính sách phải trả và bạn muốn thu hồi số tiền còn nợ nhanh như thế nào, hình thức thanh toán có thể chấp nhận là một chi tiết quan trọng khác cần nêu rõ. Tiền mặt trong tay rõ ràng là nhanh hơn so với việc chờ kiểm tra cá nhân để xóa, nhưng tùy thuộc vào số tiền có thể không khả thi để yêu cầu trả nợ theo cách này. Tương tự như vậy, không phải mọi doanh nghiệp đều chấp nhận thẻ tín dụng và các công ty có thể chấp nhận một thẻ phát hành mà không phải thẻ khác. Trong mọi trường hợp, bao gồm một tuyên bố như Thanh toán trên mạng có thể được thực hiện bằng tiền mặt, séc hoặc thẻ tín dụng. Chúng tôi chấp nhận Visa hoặc Mastercard. Séc có thể được gửi tới Tài khoản phải trả.
Nêu rõ thời hạn
Đừng để nhu cầu trả nợ Hạn chót mở để giải thích. Sử dụng một tuyên bố như là Vui lòng gửi số dư này trong vòng 10 ngày làm việc hoặc liên hệ ngay với văn phòng của chúng tôi để thanh toán qua điện thoại. Giới thiệu thời hạn không chỉ nhắc lại cảm giác cấp bách cho người đọc mà còn cung cấp cho bạn khung thời gian khi nào bạn có thể mong đợi thanh toán và cho phép bạn xem xét những việc cần làm tiếp theo nếu thanh toán không được hiển thị trong cửa sổ đó.
Hậu quả của Nhà nước về sự chậm trễ
Nếu có bất kỳ hậu quả nào cho việc chậm thanh toán hơn nữa, hãy nêu chúng trong phần kết thúc của bức thư. Một hậu quả phổ biến là bắt đầu hành động pháp lý chính thức để thu hồi số tiền tại tòa án. Những hậu quả khác có thể là nâng cao tranh chấp lên cao hơn trong tổ chức hoặc dừng dịch vụ. Nếu bức thư là một cảnh báo cuối cùng, hãy sử dụng một tuyên bố như là Đây là thông báo cuối cùng bạn sẽ nhận được. Nếu chúng tôi không nhận được thanh toán đầy đủ trong vòng 10 ngày kể từ ngày của thư này, chúng tôi sẽ tìm kiếm tất cả các biện pháp pháp lý có sẵn để thu hồi khoản nợ này.
