Mặc dù các công ty ở hầu hết mọi quy mô đều có thể sử dụng hệ thống doanh nghiệp, nhưng trong hầu hết các trường hợp, doanh nghiệp đề cập đến một tổ chức gồm 500 máy tính trở lên được kết nối với cùng một mạng. Bất kể quy mô của công ty, các hệ thống doanh nghiệp kinh doanh đều có một điểm chung: chúng làm giảm nỗ lực của các nhà quản lý và nhân viên trong việc quản lý thông tin. Các hệ thống doanh nghiệp tích hợp thông tin và quy trình được sử dụng trong toàn tổ chức và, lý tưởng nhất là làm cho chúng có thể truy cập được từ một nơi.
Ba loại hệ thống doanh nghiệp khác nhau hiện có:
- ERP: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
- CRM: Quản lý quan hệ khách hàng
- SCM: Quản lý chuỗi cung ứng
Hiểu một nền tảng phần mềm doanh nghiệp
Bất cứ ai có máy tính hoặc điện thoại di động đều đã quen thuộc với hai loại phần mềm: hệ điều hành và ứng dụng. Các hệ điều hành, như Microsoft Windows, Linux, Android và Apple iOS, truy cập vào phần cứng và cung cấp một nền tảng mà các ứng dụng có thể chạy. Các ứng dụng hoặc ứng dụng, là phần mềm bạn sử dụng để chơi trò chơi và thực hiện công việc của mình.
Trong môi trường kinh doanh, máy tính thường được kết nối trong mạng thông qua một hoặc nhiều máy tính mạnh được gọi là máy chủ. Máy chủ có thể được đặt trong văn phòng của bạn hoặc có thể ở một nơi khác mà bạn truy cập qua internet. Các ứng dụng được đặt trên máy chủ mà mọi người trong công ty có thể sử dụng cùng lúc được gọi là phần mềm doanh nghiệp. Một công ty có thể sử dụng phần mềm doanh nghiệp để làm những việc như theo dõi hàng tồn kho, quản lý bán hàng và thanh toán và lưu trữ thông tin khách hàng và hồ sơ nhân viên.
Lời khuyên
-
Khi mọi người nói về đám mây, họ đang đề cập đến một máy chủ hoặc một nhóm các máy chủ được truy cập qua internet.
ERP: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Khi bạn có một số chức năng kinh doanh mà bạn muốn truy cập trên hệ thống doanh nghiệp, gói phần mềm ERP thường có ý nghĩa nhất.Giống như Microsoft gói các ứng dụng máy tính để bàn của mình như Word, Excel và Powerpoint thành một gói duy nhất, tất cả có thể hoạt động cùng nhau, phần mềm ERP kết hợp các ứng dụng doanh nghiệp thành một gói cũng có thể hoạt động cùng nhau. Các ứng dụng này, thường được gọi là các mô-đun, có thể được mua theo gói và sau đó, khi bạn cần thêm chức năng, các mô-đun bổ sung có thể được thêm vào.
Hệ thống ERP thường có thể kết hợp mối quan hệ khách hàng và hệ thống quản lý chuỗi cung ứng trong các mô-đun của họ.
CRM: Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng
Phần mềm CRM tương tự như ERP, nhưng đúng như tên gọi của nó, nó tập trung vào dữ liệu khách hàng. Nó thường được sử dụng để bán hàng, dịch vụ khách hàng và tiếp thị. Mọi chi tiết về khách hàng của bạn đều có thể được nhập vào hệ thống CRM, được cung cấp cho bất kỳ ai khác trong doanh nghiệp của bạn. Thông tin liên lạc cá nhân cho những người khác nhau tại tổ chức của khách hàng đều có thể được lưu trữ, cũng như lịch sử mua, khiếu nại và trả lại. Khi dữ liệu này được nhập, hệ thống CRM có thể được sử dụng để dự báo doanh số và giúp bạn xác định các cơ hội tiếp thị.
CSM: Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng
Phần mềm CSM xoay quanh các tài nguyên và hậu cần cần thiết để đưa sản phẩm ra cho khách hàng của bạn. Một chuỗi cung ứng chung sẽ bao gồm tìm nguồn cung ứng nguyên liệu từ các nhà cung cấp, đặt hàng và theo dõi các lô hàng, sau đó theo dõi các mặt hàng được sản xuất thông qua quy trình sản xuất, lưu trữ chúng trong kho và sau đó chuyển chúng cho khách hàng. Tối ưu hóa đúng cách, một hệ thống CSM có thể tự động đặt hàng với các nhà cung cấp trước khi cần nguyên liệu thô, cũng như theo dõi hiệu quả của từng bộ phận khi nó được sản xuất.
Khám phá các loại mô-đun ERP khác nhau
Các mô-đun khác nhau sau đó có thể truy cập dữ liệu đó và trình bày nó cho nhân viên khi cần thiết. Không có hệ thống như vậy, một bộ phận kế toán có thể sử dụng một hệ thống, bộ phận bán hàng một hệ thống khác, trong khi kho sử dụng hệ thống thứ ba. Mỗi phòng ban thông tin sẽ vẫn ở trong silo của riêng mình, không thể tiếp cận được với các bộ phận khác.
Giả sử, ví dụ, bạn sở hữu một công ty sản xuất giày đi mưa. Không có hệ thống doanh nghiệp, mỗi bộ phận sẽ hoạt động độc lập với nhau. Nếu bộ phận bán hàng hạ cánh một khách hàng mới, họ sẽ phải liên hệ với kế toán để khách hàng được thiết lập và phê duyệt tín dụng. Sau khi được phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ phải thông báo cho bộ phận bán hàng rằng đơn hàng đầu tiên có thể được xử lý. Sau đó, một người nào đó sẽ phải phối hợp với nhà kho và bộ phận sản xuất, trong khi bộ phận mua hàng và bộ phận nhân sự sẽ cần phải được đưa vào để đảm bảo có đủ nguồn cung và công nhân để xử lý đơn đặt hàng. Mỗi bước này sẽ liên quan đến email và các cuộc gọi điện thoại trong toàn công ty, cũng như cho khách hàng cho đến khi đơn hàng được chuyển đi.
Sử dụng một hệ thống doanh nghiệp, thông qua các mô-đun khác nhau, tất cả những điều này có thể được thực hiện tự động và phần lớn trong số đó mà không có bất kỳ tương tác nào của con người, giúp tăng tốc quá trình và giảm lỗi của con người.
Mô-đun bán hàng: Đại diện bán hàng của bạn có được một khách hàng mới, một chuỗi quần áo bán lẻ ở Canada, muốn mua 1.000 đôi bốt có cùng kiểu dáng và kích cỡ khác nhau. Cô nhập thông tin khách hàng vào mô-đun bán hàng.
Phân hệ kế toán: Bộ phận kế toán nhận được thông báo rằng một khách hàng mới đã được thêm vào. Họ xác minh thông tin khách hàng và chạy kiểm tra tín dụng. Khi đơn đặt hàng của khách hàng được phê duyệt, đại diện bán hàng sẽ được xác nhận, bao gồm giá bán và chiết khấu của khách hàng.
Mô đun hàng tồn kho: Khi đại diện bán hàng đang xác nhận đơn đặt hàng, hệ thống nói với cô rằng có 200 đôi ủng này trong kho, có thể được vận chuyển ngay lập tức. Những đôi giày còn lại cần được sản xuất và có thể được vận chuyển trong hai tuần.
Mô-đun sản xuất: Sau khi đơn hàng được xác nhận, người quản lý sản xuất được thông báo rằng anh ta cần phải có 800 đôi ủng với kích cỡ yêu cầu.
Phân hệ nhân sự: Với đơn hàng mới nhất, nguồn nhân lực được thông báo rằng họ đã đạt đến một ngưỡng mới và, dựa trên dự báo doanh số cập nhật trong quý, nên thuê thêm hai nhân viên.
Mô-đun mua hàng: Đơn đặt hàng mới cho giày tự động kích hoạt một đơn đặt hàng cho nhà sản xuất cao su của công ty để giữ cổ phiếu ở ngưỡng tối thiểu.
Module theo dõi đơn hàng: Khách hàng mới của Canada có thể đăng nhập vào trang web của công ty bạn để xem khi nào đơn hàng sẽ được chuyển đi. Hệ thống cũng hiển thị các sản phẩm khác mà các nhà bán lẻ tương tự đã đặt hàng trong tháng qua.
Module hỗ trợ quyết định: Bạn thấy rằng các đơn đặt hàng đến Canada đang bùng nổ, cung cấp cho bạn dữ liệu bạn cần để quyết định có nên thuê đại diện bán hàng cho quốc gia đó hay không. Nhìn vào các kiểu cụ thể đang bán ở đó, bạn nhận ra có thể có những thị trường cho những kiểu giày tương tự cho thị trường mới này.
Lợi ích và thất bại của hệ thống doanh nghiệp
Chọn phần mềm doanh nghiệp phù hợp có thể cải thiện năng suất, giảm chi phí, tăng doanh số và đưa ra quyết định quản lý hiệu quả hơn nhiều. Trong thời đại thương mại toàn cầu, nếu các đối thủ của bạn đang sử dụng các giải pháp doanh nghiệp để hợp lý hóa luồng thông tin của họ, thì việc không có nền tảng doanh nghiệp có thể khiến bạn kém cạnh tranh hơn và có thể khiến doanh nghiệp gặp rủi ro.
Mặt khác, việc áp dụng một giải pháp doanh nghiệp cũng giống như đặt tất cả trứng dữ liệu của bạn vào một giỏ. Một vấn đề với việc cài đặt có thể làm tê liệt mọi bộ phận. Trong một cuộc khảo sát năm 2015, 21 phần trăm số người được hỏi mô tả việc triển khai giải pháp ERP của họ là một thất bại. Các vấn đề có thể bao gồm:
- Đào tạo nhân viên không đúng cách để vận hành hệ thống mới.
- Không hiểu yêu cầu của nhân viên.
- Cấu hình không chính xác dữ liệu cần thiết để hệ thống truy cập.
- Không bảo vệ dữ liệu nhạy cảm khỏi bị truy cập bởi tin tặc.
Trong khi một số vấn đề có thể gây đau đầu chỉ trong vài tuần, những vấn đề khác có thể kéo dài trong vài năm. Trong lịch sử, các doanh nghiệp nghèo đã thực hiện để hạ bệ các tập đoàn tỷ đô. Một nghiên cứu điển hình về triển khai ERP tồi tệ đã từng khiến Hershey, thất bại trong việc đưa sô cô la vào thị trường bán lẻ đúng dịp Halloween, khiến giá cổ phiếu của nó giảm đáng kể. Trong những năm gần đây, việc nhập cảnh vào Target Target đã bị đổ lỗi vào Canada cũng bị đổ lỗi cho việc triển khai ERP được tổ chức kém.
