Mỗi doanh nghiệp và người làm việc với công chúng phải giao tiếp với công chúng tại một số điểm. Nhưng thật không lý tưởng khi một bên phân chia nguồn lực giữa doanh nghiệp chính của mình và giải thích việc kinh doanh đó với thế giới - đó là nơi các cơ quan quan hệ công chúng đến. Bất kỳ cơ quan PR nào xứng đáng với muối của mình sẽ sử dụng nhiều phương pháp để trở thành một khuôn mặt và tiếng nói hiệu quả cho khách hàng nó đại diện.
Bắt đầu trên cùng một trang với khách hàng
Trước khi một cơ quan PR có thể nhận được tin nhắn thay mặt cho khách hàng, họ phải tìm hiểu tin nhắn đó là gì. Đại diện PR ngồi lại với khách hàng của họ khi bắt đầu mối quan hệ để tìm hiểu mọi thứ họ có thể về hoạt động của họ. Đối với các doanh nghiệp, thông tin đó bao gồm tuyên bố sứ mệnh chung, sản phẩm, dịch vụ và cách họ đưa chúng ra thị trường. Đối với các nhân vật công cộng, bao gồm thông tin về các dự án chuyên nghiệp của người đó, cũng như các chi tiết về cuộc sống cá nhân có thể ảnh hưởng đến dư luận. Đối với tất cả khách hàng, cơ quan thiết lập giao thức trao đổi thông tin để không bao giờ bỏ lỡ cơ hội trình bày những phát triển mới cho công chúng.
Viết thông cáo báo chí
Sản phẩm cơ bản xuất phát từ các cơ quan PR là thông cáo báo chí, thông tin về công ty được trao cho các cơ quan báo chí để xuất bản. Các cơ quan tin tức muốn có thông cáo báo chí, đặc biệt là vào những ngày tin tức chậm, bởi vì điều đó có nghĩa là ít công việc hơn để lấp đầy không gian trong bài báo. Thông báo trước là thông cáo báo chí cần có một vài thay đổi chỉnh sửa - nếu không, các biên tập viên tin tức sẽ không muốn lãng phí thời gian quý báu vào những thông tin có lẽ không quan trọng. Một cách để đánh giá chất lượng của một cơ quan PR là yêu cầu các mẫu thông cáo báo chí và xem xét kỹ lưỡng chúng theo các hướng dẫn về phong cách của Associated Press. Nếu các bản phát hành khó có thể được phân biệt ở định dạng từ các bài báo thực sự và bạn vẫn bỏ đi với một ấn tượng tích cực về tổ chức được đại diện trong bản phát hành, cơ quan đã hoàn thành tốt công việc của mình. Nhưng không giống như một bài báo tin tức thực tế, điều quan trọng là một thông cáo báo chí có chứa trích dẫn chính xác. Thông thường, người viết quan hệ công chúng tạo ra các trích dẫn - nhưng chỉ thay mặt khách hàng - và tìm kiếm sự chấp thuận từ khách hàng trước khi thông cáo báo chí được gửi đến các cơ quan báo chí.
Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan tin tức
Các cơ quan PR nên giữ một danh sách các cơ quan tin tức mà họ gửi thông cáo báo chí. Nhưng, quan trọng hơn, các chuyên gia quan hệ công chúng thiết lập mối quan hệ nói chuyện với các nhà báo, những người tìm kiếm thông tin về một khách hàng cho một bài báo. Các chuyên gia PR là cửa ngõ cho tất cả các thông tin ra khỏi tổ chức mà họ đại diện. Điều đó có nghĩa là một cơ quan PR sẽ là người liên hệ đầu tiên của nhà báo để biết thông tin về khách hàng và cơ quan đó sẽ đóng vai trò là người phát ngôn cho khách hàng hoặc đưa nhà báo tiếp xúc với người thích hợp trong tổ chức khách hàng. Đôi khi, một nhân viên với cơ quan hoạt động như một bên thứ ba trong một cuộc phỏng vấn để hướng dẫn các câu hỏi và câu trả lời theo hướng tích cực.
Quản lý sự hiện diện truyền thông xã hội
Với sự phát triển của phương tiện truyền thông xã hội, vai trò của các chuyên gia quan hệ công chúng đã mở rộng để bao gồm cả đại diện của khách hàng trực tuyến. Nếu khách hàng có một hồ sơ blog, Facebook hoặc Twitter, cơ quan PR nên có quyền truy cập vào nó; nếu khách hàng không có, cơ quan nên thành lập một. Không giống như thông cáo báo chí, sự hiện diện trên phương tiện truyền thông xã hội là trực tiếp cho công chúng. Do đó, cơ quan này không cần phải lo lắng về việc tuân thủ định dạng tin tức hoặc xuất hiện thiên vị thay mặt cho khách hàng, bởi vì không ai mong muốn một nhân vật công cộng hoặc công ty không tự mình lấy sừng. Giống như nhiệm vụ của người phát ngôn hoặc trích dẫn trong thông cáo báo chí, cập nhật phương tiện truyền thông xã hội nên được viết như thể thông tin được gửi trực tiếp từ khách hàng, trái ngược với quan điểm của bên thứ ba được thuê.
