Bởi vì hàng tồn kho bao gồm các đơn vị sản phẩm vật lý chiếm không gian kệ hoặc không gian lưu trữ, nên dường như không thể có số dư âm của hàng tồn kho. Tuy nhiên, trong quản lý hàng tồn kho nơi hàng tồn kho được theo dõi chặt chẽ bằng cách sử dụng hệ thống máy tính và phương pháp kế toán, các lỗi trong quy trình thực sự có thể gây ra số dư hàng tồn kho âm. Những vấn đề này phải được sửa chữa để quản lý hàng tồn kho hoạt động chính xác, điều đó có nghĩa là thu hẹp số dư âm xuống một nguyên nhân duy nhất.
Vấn đề vị trí
Số dư âm dẫn đến sự khác biệt về vị trí được gây ra khi một công ty vô tình vận chuyển hoặc ghi lại sản phẩm vào kho hoặc cửa hàng sai. Điều này dẫn đến các sản phẩm còn lại ở một nơi lưu trữ trong khi được vận chuyển từ một nơi lưu trữ khác, trong khi thực tế thì điều ngược lại đã xảy ra - nhưng hồ sơ công ty lại cho thấy điều khác. Điều này dẫn đến sự dư thừa các sản phẩm được ghi ở một nơi và số dư âm ở khu vực khác. Điều này cũng có thể xảy ra khi số sai được ghi lại cho hàng tồn kho được chuyển.
Vấn đề sản xuất
Quá trình sản xuất có thể rất phức tạp khi ghi lại. Sản phẩm phụ, số lượng phế liệu, số lô và số liệu thống kê sản xuất cũng phải được kiểm tra chính xác. Một sai lầm, giao dịch trùng lặp hoặc hiểu sai về hóa đơn thực sự có thể cho thấy rằng hàng tồn kho nên được sản xuất nhiều hơn thực tế, tạo ra hàng tồn kho ma và số dư âm được giải quyết khi phát hiện lỗi.
Vấn đề thời gian
Thời gian là một trong những loại cân bằng hàng tồn kho âm đơn giản nhất. Khi hàng tồn kho mới được đặt hàng, lô hàng của hàng tồn kho có thể được ghi lại là hoàn thành trước khi hàng tồn kho thậm chí không còn sản xuất, dẫn đến số dư âm. Đây là kết quả của sự chậm trễ trong xử lý, không phải là lỗi và cần được sửa chữa theo thời gian.
Cân nhắc điều chỉnh
Điều chỉnh hàng tồn kho để chăm sóc số dư âm có thể khó khăn. Khi nói đến vấn đề thời gian, việc điều chỉnh hàng tồn kho sẽ thực sự tạo ra một vấn đề mới khi giao dịch được hoàn thành và số lượng hàng tồn kho đột nhiên quá cao. Điều chỉnh sự khác biệt dựa trên vị trí có thể giải quyết vấn đề về sổ sách, nhưng doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ để xem các sản phẩm đã được chuyển giao vật lý đến đúng địa điểm chưa. Trong sản xuất, một sự điều chỉnh sẽ không giải quyết được các lỗi tổ chức đã tạo ra tính toán sai lầm ngay từ đầu.
