Hình ảnh được tính cho các doanh nghiệp nhiếp ảnh, vì vậy việc xuất trình các hóa đơn dễ đọc, được ghi chép tốt sẽ có tầm quan trọng cao hơn. Chúng củng cố tính chuyên nghiệp của bạn và, khi được tổ chức và chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình phê duyệt của khách hàng. Không có một định dạng chính thức nào tồn tại và bạn có thể điều chỉnh định dạng của mình cho phù hợp với các công việc khác nhau. Tuy nhiên, các yếu tố chính thuộc về mọi hóa đơn nhiếp ảnh bất kể bố cục của nó. Bao gồm họ bảo vệ bạn và khách hàng của bạn và làm cho việc ghi sổ của bạn hiệu quả hơn.
Tạo tiêu đề
Một trong những từ quan trọng nhất để lập hóa đơn là "Hóa đơn", mà Viện Nhiếp ảnh Hallmark khuyên bạn nên đặt ở đầu trang để nó không bị bỏ qua trong thư khác của khách hàng. Bao gồm logo của bạn để nhận biết. Để được trả tiền, hãy bao gồm tên công ty, số nhận dạng nhà tuyển dụng hoặc EIN và thông tin liên hệ như: địa chỉ, số điện thoại, email và trang web.
Thêm định danh giao dịch
Hóa đơn của bạn phải cho biết số đơn đặt hàng, tên và ngày mua của khách hàng. Đánh số hóa đơn của bạn và theo dõi dễ dàng hơn và tránh nhầm lẫn. Hệ thống đánh số của bạn có thể gán một số liên tiếp cho mã khách hàng hoặc dựa trên ngày. Một công cụ theo dõi khác, số công việc bạn đã giao cho dự án, thuộc về phần này. Lưu ý ngày đáo hạn và chính sách thanh toán của bạn, chẳng hạn như "phải trả khi nhận" hoặc "số dư đến hạn khi nhận được hình ảnh" và bất kỳ khoản giảm giá nào cho khoản thanh toán sớm.
Điều kiện cấp phép phác thảo
Các nhiếp ảnh gia sở hữu hình ảnh của họ. Bao gồm một phần quy định quyền sử dụng và quyền sở hữu hình ảnh bạn cấp cho khách hàng vì những điều này có thể kích hoạt cấp phép và lệ phí sáng tạo. Hiệp hội các nhà nhiếp ảnh Mỹ khuyến nghị sử dụng Hệ thống phổ biến cấp phép hình ảnh - PLUS - thứ tự ngôn ngữ và thể loại cho bản tóm tắt, hoặc tuyên bố, bao gồm các quyền truyền thông, yêu cầu xác thực tín dụng hình ảnh và quyền được mua. Đối với các bài tập đơn giản hơn, hãy sử dụng cụm từ như "Quảng cáo, công khai và sử dụng tài sản thế chấp của 40 hình ảnh vĩnh viễn".
Chi phí chi tiết
Phần cốt lõi của hóa đơn là mô tả chi tiết về công việc và các khoản phí của bạn. Mô tả nhiệm vụ, dẫn đầu phần này, bao gồm các chi tiết cụ thể như địa điểm chụp, đối tượng được chụp, số lượng hình ảnh và các yêu cầu đặc biệt được đáp ứng. Ví dụ: mô tả cho phiên chụp ảnh tài liệu của công ty có thể đọc: "Chụp ba ngày của các cơ sở và nhân viên tại Racine, Wisconsin, phức tạp cho 40 hình ảnh chân dung được gửi ở định dạng kỹ thuật số. và kiểu dáng tủ quần áo."
Thứ tự mà bạn liệt kê các chi phí để hoàn trả sẽ phản ánh chi phí được sử dụng trong ước tính của bạn. Các chi phí đi lại, vật tư, cho thuê và bất kỳ ai được thuê để hỗ trợ cho buổi chụp hình trong phần này, cũng như phí chuẩn bị cho các tệp kỹ thuật số, đĩa CD và thư viện web hoặc bằng chứng. Phí riêng biệt từ chi phí và nhận ra bất kỳ khoản thanh toán và tín dụng nhận được cho đến nay. WonderfulMachine gợi ý đơn hàng này cho bản tóm tắt thanh toán của bạn.
Lệ phí:
- Phí cấp phép, sáng tạo và nhân sự được liệt kê riêng với bất kỳ chi phí áp dụng mỗi ngày
- Bằng chứng
- Hình ảnh được xử lý để tái tạo và phí trên mỗi hình ảnh Tổng phí
Chi phí:
- Nhân viên
- Trang thiết bị
- Vé máy bay
- Nhà nghỉ
- Dịch vụ ăn uống
- Thuê ô tô
- Các bữa ăn và linh tinh. Tổng chi phí
Đính kèm Biên lai
Tổ chức biên lai của bạn theo danh mục chi phí giúp giảm thời gian khách hàng cần phê duyệt và thanh toán hóa đơn của bạn. Giữ biên lai ban đầu của bạn và cung cấp các bản sao để hỗ trợ hóa đơn của bạn. Cân nhắc quét từng nhóm biên lai để tạo tài liệu.pdf sau đó bạn có thể chỉnh sửa cho rõ ràng. Thêm một tiêu đề, đánh dấu tổng chi phí danh mục và lặp lại tổng số trang dưới dạng chú thích ở góc dưới bên phải. Liệt kê chi phí mà không có biên lai, chẳng hạn như số dặm và tiền boa, trên nhật ký tiền mặt nhỏ và quét nó. Sau đó, khách hàng của bạn có thể so sánh tổng số hóa đơn cho thuê thiết bị với chi tiết đơn hàng đó trên hóa đơn.
