Nếu tham vọng của bạn vượt ra ngoài biên giới Mỹ, một thách thức cuối cùng bạn sẽ phải đối mặt là học cách tuân thủ các hệ thống quy định và thuế của các quốc gia khác. Ví dụ, một số lượng lớn các quốc gia tính một số hình thức thuế giá trị gia tăng, hoặc VAT, đối với hàng hóa và dịch vụ được bán ở đó. Nếu bạn sẽ kinh doanh ở một hoặc nhiều quốc gia đó, bạn sẽ cần học cách tạo hóa đơn VAT và cách quản lý chúng trong các hoạt động của riêng bạn.
Quy tắc VAT cho các công ty Hoa Kỳ
Thuế VAT chỉ là thuế bán hàng, nhưng nó không hoạt động giống như thuế bạn đã từng sử dụng tại nhà ở Mỹ. VAT là một loại thuế phổ biến áp dụng cho hầu hết các hàng hóa hoặc dịch vụ bạn mua hoặc bán. Sự khác biệt lớn là nó được tính phí trong toàn bộ chuỗi cung ứng trái ngược với thời điểm bán cuối cùng, do đó, doanh thu đến tay chính phủ tương ứng ngay từ bước đầu tiên trong chuỗi.
Bạn sẽ trả VAT trên các tài liệu của bạn và sau đó tính lại cho khách hàng của bạn. Cuối cùng, bạn sẽ gửi số tiền thuế VAT chưa thanh toán của mình cho chính phủ phù hợp và yêu cầu hoàn lại số thuế VAT bạn đã trả cho nhiều giao dịch mua hàng của mình.
Đăng ký để thu thuế VAT
Nếu bạn sẽ kinh doanh liên tục ở một quốc gia thuộc Liên minh Châu Âu hoặc bất kỳ quốc gia nào khác có VAT - và đặc biệt nếu bạn dự định thiết lập sự hiện diện thực tế ở đó - bạn sẽ cần phải đăng ký làm nhà cung cấp với cơ quan thuế địa phương. Đây có thể là một quá trình không cần thiết, và bạn có thể thấy khôn ngoan khi thuê một công ty tư vấn để hướng dẫn bạn qua mê cung quan liêu.
Kết quả cuối cùng là bạn sẽ được chỉ định số VAT phải xuất hiện trên bất kỳ hóa đơn VAT hoặc hóa đơn VAT nào. Bạn sẽ cần nó để thu và nộp thuế cho các sản phẩm bạn bán và trong một số trường hợp để yêu cầu hoàn tiền cho số tiền bạn đã trả.
Thiết lập hóa đơn VAT
Hóa đơn hoặc biên lai VAT tuân thủ đúng có thể theo cùng một mẫu với các hóa đơn hiện có của bạn trong hầu hết các chi tiết. Bạn vẫn cần trích dẫn ngày trên hóa đơn, cùng với tên và địa điểm kinh doanh đầy đủ của bạn, các sản phẩm hoặc dịch vụ được bán và tên và địa điểm kinh doanh đầy đủ của khách hàng. Ngoài những chi tiết cơ bản đó, bạn cũng cần bao gồm số đăng ký VAT, đơn giá trước VAT, tỷ lệ phần trăm VAT và tổng số VAT phải nộp.
Làm cho các chi tiết này được thực hiện dưới dạng thiết lập một lần trong phần mềm lập hóa đơn của bạn và nếu bạn sử dụng một nhà tư vấn địa phương để hướng dẫn bạn qua quy trình VAT, bạn có thể thương lượng để bao gồm phí này. Sau đó, tất nhiên, bạn sẽ cần cập nhật định kỳ khi thuế suất VAT hoặc các yêu cầu quy định thay đổi.
Thu thập và nộp
Khi hóa đơn được thanh toán, bạn sẽ cấp cho khách hàng của mình một hóa đơn đáp ứng các yêu cầu VAT giống như hóa đơn gốc nhưng cho biết khi nào số tiền đã được thanh toán và khoản chiết khấu hoặc phí trễ nào, nếu có, được áp dụng. Số tiền VAT bạn thu được được theo dõi trong một tài khoản riêng trong phần mềm kế toán của bạn và theo định kỳ, bạn gửi chúng cho cơ quan thuế địa phương theo số đăng ký VAT duy nhất của bạn.
Nếu bạn đã từng được kiểm toán tuân thủ VAT, bạn sẽ cần chứng minh rằng:
- Bạn đã thu thuế VAT trên tất cả các giao dịch thích hợp.
- Bạn đã tính thuế VAT với số tiền chính xác.
- Bạn đã nộp toàn bộ số thuế VAT bạn đã thu được cho kỳ báo cáo.
Nhận lại tiền
Vì lợi ích của bạn, điều quan trọng cần nhớ là vai trò của bạn chủ yếu là thu thuế VAT. Đây chỉ là một khoản chi tiêu thực tế nếu bạn là người dùng cuối của sản phẩm hoặc dịch vụ bạn đã mua. Nếu không, bạn có quyền yêu cầu hoàn lại tiền.
Có rất nhiều hướng dẫn chính thức và không chính thức về cách tiến hành quy trình này ở bất kỳ quốc gia VAT nào, hoặc trong một số trường hợp, nó có thể được tự động hóa thông qua phần mềm của bạn hoặc công ty tư vấn bên thứ ba. Đừng mong đợi để thấy tiền của bạn được hoàn trả vội vàng. Quá trình này rất phức tạp và các bộ phận thuế luôn cảnh giác với các hành vi gian lận tiềm ẩn, vì vậy việc hoàn tiền có thể mất một thời gian để quay trở lại trong tay bạn.
