Làm thế nào để chạy một kho của nhà thờ

Hàng tồn kho cho các tổ chức tôn giáo có thể là cả vật phẩm và bộ kỹ năng của các thành viên hội đoàn sẵn sàng quyên góp thời gian của họ. Những người sẵn sàng quyên góp thời gian và chuyên môn của họ nên được tính toán để họ có thể được sử dụng đúng cách cho lợi ích của nhà thờ. Tài sản nhà thờ vật lý nên được ghi lại bằng văn bản với các tài liệu được lưu trữ an toàn ở nhiều địa điểm. Nhiều người có thể giúp chuẩn bị một kho đồ nhà thờ ban đầu, nhưng việc bảo trì và lưu trữ an toàn của nó nên được chỉ định cho một người được chỉ định. Việc thu thập hàng tồn kho ban đầu có thể mất một tuần và việc đối chiếu hàng tồn kho hàng năm sẽ mất không quá một hoặc hai ngày. Dự án này đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Phần mềm bảng tính
Internet
Máy in / Máy photocopy
Clipboard
Bút chì
Nhãn

Hàng tồn kho vật lý

Có được một mẫu kiểm kê nhà thờ làm sẵn từ Internet hoặc tạo riêng của bạn bằng phần mềm bảng tính. Ở đầu biểu mẫu, bao gồm tên và khoảng trắng của tổ chức của bạn cho cả số trang tính và tên vị trí. Bên dưới đó, tạo các cột có tiêu đề "Số sê-ri", "Mô tả vật phẩm", "Ngày thu được", "Giá trị ban đầu" và "Giữ / vứt bỏ". In đủ các bản sao của biểu mẫu để sử dụng trong mỗi phòng của nhà thờ và dán vào bảng tạm.

Phân biệt giữa nguồn cung cấp và thiết bị, lưu ý một số tiền mà định lượng sự khác biệt. Ví dụ: các mặt hàng có chi phí dưới 500 đô la mỗi mặt hàng được coi là vật tư trong khi các mặt hàng có giá trên 500 đô la mỗi mặt hàng được coi là thiết bị. Do giá trị của nó, thiết bị nên được kiểm kê trong khi không cần thiết phải kiểm kê vật tư.

Tạo một danh sách liên tiếp các số sê-ri bằng phần mềm bảng tính và in các số, mỗi số, lên nhãn 1 inch. Hàng tồn kho lần đầu tiên được lấy số sê-ri phải ở định dạng số duy nhất theo tháng. Số duy nhất là số sẽ thay đổi liên tục, ví dụ: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Bắt đầu trong một phòng và xác định tất cả các mục được coi là thiết bị. Sau khi xác định, đính kèm một nhãn số sê-ri ở dưới cùng của mỗi mục để các mục có thể được theo dõi.

Lưu ý số tờ và tên phòng bằng cách sử dụng biểu mẫu kiểm kê trên bảng tạm. Đối với mỗi mục được cung cấp một số sê-ri, hãy ghi dữ liệu vào tất cả các trường có trong biểu mẫu kiểm kê.

Trường mô tả nên có cái nhìn tổng quan về vật phẩm. Trường nối tiếp nên chứa số bạn đã gắn vào dưới cùng của mục. Khi lấy thông tin hàng tồn kho ban đầu, ngày có được và giá trị ban đầu có thể không có sẵn. Nếu có, hoàn thành các hình thức cho phù hợp. Nếu không, hãy viết ngày hiện tại vào trường thu được ngày và ước tính giá trị. Nếu một mục đang được lưu giữ, chỉ cần đặt một kiểm tra trong lĩnh vực này. Nếu nó đang được xử lý, lưu ý ngày xử lý.

Chuyển từ phòng này sang phòng khác lặp lại các bước 4 và 5. Hãy nhớ tiếp tục ghi chú số tờ và tên của phòng ở đầu mỗi tờ khi bạn thay đổi địa điểm.

Tạo các bản sao duy nhất của các hình thức kiểm kê hoàn thành. Đặt một bản sao mỗi bản, theo thứ tự liên tiếp theo số tờ, vào một cuốn sổ bìa ba vòng. Đặt một chất kết dính tại một vị trí an toàn, bên ngoài và tại chỗ khác trong một văn phòng hành chính. Thực hiện theo các thủ tục kiểm kê ít nhất một lần một năm.

Kiểm kê bộ kỹ năng

Có được một hình thức tình nguyện nhà thờ làm sẵn từ Internet hoặc tạo của riêng bạn bằng phần mềm bảng tính. Bao gồm các trường cho "Tên", "Địa chỉ", "Số điện thoại", "Địa chỉ email", "Số ngày khả dụng" và "Giờ mỗi tuần khả dụng". Trong một cột xuống trang, liệt kê các bộ kỹ năng hoặc vai trò cần thiết và hướng dẫn cho các tình nguyện viên để khoanh vùng các lĩnh vực quan tâm, chẳng hạn như tài xế xe buýt, tình nguyện viên dịch vụ thực phẩm, điều phối hoạt động và nhân viên đóng góp thực phẩm.

Phân phối mẫu trong trường chủ nhật hoặc dịch vụ nhà thờ hoặc gửi nó qua thư với yêu cầu trả lại cho một địa điểm cụ thể vào hoặc trước một ngày cụ thể.

Chèn các biểu mẫu vào một cuốn sổ bìa ba vòng hoặc để dễ sử dụng, tạo một cơ sở dữ liệu kỹ thuật số với thông tin và sở thích cá nhân của tình nguyện viên. Bằng cách này, liên hệ trực tiếp có thể được thực hiện với các thành viên quan tâm của hội chúng, và nhân viên hành chính có thể thấy chính xác các tài nguyên có sẵn cho nhà thờ.

Phân phối các hình thức tình nguyện mới không muộn hơn một lần mỗi năm. Nếu các hình thức cập nhật không được trả lại cho người trước đó đã điền chúng vào năm trước, thì hãy liên hệ qua điện thoại để xác định xem họ có muốn tặng thời gian của họ ở những khu vực họ đã lưu ý trước đó và thực hiện thay đổi tương ứng hay không.

Lời khuyên

Dịch dữ liệu bảng kiểm kê vật lý sang bảng tính kỹ thuật số cung cấp điểm thứ ba về bảo quản an toàn.

Thêm các mặt hàng mới vào kho khi chúng đến sẽ đảm bảo rằng ngày mua và giá trị ban đầu của chúng được ghi lại đúng.

Sửa đổi hình thức tình nguyện hàng năm để bao gồm các bộ kỹ năng hoặc vị trí mới.