Chính phủ, doanh nghiệp và tất cả các loại hình tổ chức sử dụng ngân sách để kiểm soát và phân tích tài chính của họ. Ghi chú ngân sách, xuất hiện dưới dạng văn bản bổ sung trên ngân sách chính thức, là một phần của quy trình.
Định nghĩa
Một lưu ý về ngân sách, như tên của nó, là một lưu ý rằng ai đó tham gia vào quá trình soạn thảo hoặc phê duyệt ngân sách sẽ thêm vào tài liệu như một phương tiện để cung cấp thêm thông tin cho đồng nghiệp hoặc bất kỳ ai đọc ngân sách. Theo Văn phòng tài chính hợp pháp của tiểu bang Oregon, việc sử dụng các ghi chú ngân sách đã tồn tại trong nhiều thập kỷ. Ghi chú ngân sách không phải là một phần của chính ngân sách và không ảnh hưởng đến các con số. Thay vào đó họ thêm thông tin hoặc cung cấp các khuyến nghị cho ngân sách trong tương lai.
Các loại
Ghi chú ngân sách có thể có nhiều hình thức. Một số đề cập đến những con số trong ngân sách, lưu ý phê duyệt hoặc không chấp thuận kế hoạch chi tiêu hoặc kỳ vọng doanh thu. Các ghi chú ngân sách khác trích dẫn các phần không bền vững của ngân sách và lưu ý sự cần thiết phải thay đổi hoặc lý do cho các số liệu bất thường. Vẫn còn những người khác tóm tắt dữ liệu trong một ngân sách để truy cập nhanh vào các sự kiện cơ bản. Ví dụ: một ghi chú ngân sách có thể chỉ ra rằng không có thay đổi nào đối với bảng lương của tổ chức kể từ ngân sách trước đó, nhưng lưu ý rằng ngân sách tiếp theo nên bao gồm tăng lương sẽ cần phải cắt giảm chi tiêu ở nơi khác.
Tác giả
Bất cứ ai tham gia vào việc viết hoặc phê duyệt ngân sách có thể có cơ hội để thêm ghi chú. Ghi chú ngân sách là phổ biến khi các ủy ban ngân sách phát triển ngân sách bao gồm các điều khoản khó khăn cho tất cả các thành viên ủy ban để đồng ý.Trong những trường hợp này, ghi chú ngân sách có thể thể hiện ý kiến bất đồng hoặc lưu ý các lĩnh vực quan tâm. Các cơ quan lập pháp cũng thêm ghi chú ngân sách. Ví dụ, một văn phòng điều hành chính phủ viết ngân sách có thể cần phải nộp chúng cho các nhà lập pháp để phê duyệt, cho các nhà lập pháp thời gian để thêm ghi chú trước khi bỏ phiếu.
Công dụng
Một số ghi chú ngân sách cung cấp thông tin để tham khảo của độc giả. Những người khác có nghĩa là để tác động đến ngân sách trong tương lai. Bằng cách làm cho ghi chú ngân sách là một phần của tài liệu, các tác giả đảm bảo rằng các nhà văn ngân sách trong tương lai sẽ có thể nhớ lại các vấn đề xung quanh ngân sách. Bên cạnh vai trò nhắc nhở, ghi chú ngân sách cũng giúp các nhà lãnh đạo tổ chức theo dõi các quy trình ngân sách của riêng họ. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp thấy mình bội chi trong một khu vực nhất định, các nhà lãnh đạo có thể tham khảo các ghi chú ngân sách trong phần đó khi họ tìm cách khắc phục vấn đề.
