Một tài liệu phạm vi dự án là điều cần thiết để làm rõ một sản phẩm phân phối của dự án, cho dù dự án đang phát triển phần mềm hay tạo cảnh quan sân. Tài liệu phạm vi dự án thường được tạo bởi người quản lý dự án hoặc nhà phân tích, làm việc chặt chẽ với khách hàng và các thành viên khác trong nhóm dự án. Khi phạm vi hoàn tất, cần xem xét lại với khách hàng, nhóm và quản lý để xác minh rằng nó là chính xác, tất cả các bên quan tâm đồng ý với nó và kết quả của dự án sẽ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Phạm vi phải được sự chấp thuận của khách hàng và các thành viên trong tổ chức của bạn theo quy trình phát triển của bạn.
Chuẩn bị cho Đánh giá Phạm vi Dự án
Tạo một danh sách tất cả khách hàng và các thành viên trong nhóm, những người cần xem lại tài liệu phạm vi. Xem xét các tài liệu bắt đầu dự án hoặc tham khảo ý kiến của người quản lý dự án để thu thập thông tin này.
Thiết lập một cuộc họp và mời tất cả các thành viên trong nhóm. Cuộc họp có thể trực tiếp hoặc có thể là ảo, tùy thuộc vào cấu trúc và công nghệ của tổ chức của bạn.
Gửi tài liệu phạm vi hoàn thành vào danh sách. Gửi nó vài ngày trước cuộc họp để cung cấp cho người tham dự đủ thời gian để xem xét nó.
Tạo bản sao của tài liệu để mang đến một cuộc họp vật lý. Ngay cả khi bạn có kế hoạch hiển thị một bản sao điện tử trên máy chiếu trên cao hoặc thiết bị tương tự, một số người tham dự của bạn có thể thoải mái hơn khi làm việc từ một bản sao cứng.
Tiến hành Đánh giá Phạm vi với Khách hàng và Thành viên Nhóm
Gặp gỡ với khách hàng và đội ngũ. Đọc qua tài liệu, đặc biệt là những lĩnh vực phức tạp hơn hoặc nhiều chủ đề để giải thích. Mặc dù bạn đã gửi tài liệu trước thời hạn, nhưng mong rằng hầu hết những người tham dự đã không viết nó.
Nắm bắt bất kỳ câu hỏi nổi bật hoặc thay đổi phạm vi tài liệu.
Cập nhật phạm vi với các câu trả lời cho các câu hỏi và các thay đổi khác, và gửi nó cho khách hàng và các thành viên trong nhóm dự án, yêu cầu đăng xuất và phê duyệt tài liệu.
Lời khuyên
-
Trong một số tổ chức, bạn có thể gặp khó khăn khi sắp xếp các cuộc họp mà mọi người đều có thể tham dự. Tìm ra những người tuyệt đối phải tham dự trực tiếp và sắp xếp lịch trình của họ. Theo dõi với những người khác có thể tham dự qua email hoặc gọi điện thoại để xem họ có nhận xét gì về tài liệu phạm vi không.
