Niềm tin của người tiêu dùng bị rung chuyển bất cứ khi nào có một vụ bê bối của công ty. Do các sự kiện từ gói cứu trợ ngân hàng năm 2008 đến vụ lừa đảo tài khoản Wells Fargo gần đây, người tiêu dùng cần phải yên tâm rằng các công ty mà họ làm việc cùng là trung thực và trên bảng. Kiểm toán là một công cụ mạnh mẽ để trấn an các bên liên quan của công ty bạn. Nó cho họ biết rằng doanh nghiệp của bạn đang tuân theo các tiêu chuẩn thích hợp cho kế toán.
Mặc dù điều này rất tự nhiên để lo lắng nếu doanh nghiệp của bạn đang được kiểm toán hoặc đang tiến hành kiểm toán, nhưng đó là cơ hội để xem xét các hoạt động kế toán của bạn và tìm các lĩnh vực để cải thiện. Sau khi kiểm toán của bạn hoàn tất, kiểm toán viên của bạn sẽ xem xét kết quả của mình. Nếu bạn đang tiến hành kiểm toán nội bộ, bạn nên báo cáo kết quả của mình theo cách tương tự. Thông thường, kiểm toán viên chia sẻ kết quả kiểm toán của họ theo định dạng bằng văn bản được chuẩn hóa mà bạn có thể xem xét và thực hiện.
Kiểm toán là gì?
Kiểm toán là một đánh giá khách quan về hoạt động tài chính của công ty bạn. Thông thường, nó sẽ bao gồm đánh giá báo cáo tài chính của bạn và hồ sơ tài chính khác của một kế toán được cấp phép. Kế toán sẽ so sánh báo cáo tài chính của doanh nghiệp của bạn với sổ kế toán của bạn và đảm bảo mọi thứ đều chính xác. Một số loại tổ chức, chẳng hạn như các tổ chức phi lợi nhuận và các công ty giao dịch công khai, được yêu cầu định kỳ kiểm toán bên thứ ba để đảm bảo họ sử dụng các khoản tiền được ủy thác bởi người tiêu dùng một cách có trách nhiệm.
Các loại kiểm toán khác nhau là gì?
Có hai loại kiểm toán chính: nội bộ và bên ngoài. Kiểm toán nội bộ là kiểm toán mà bạn tiến hành trên chính doanh nghiệp của mình. Bạn hoặc công ty của bạn chỉ định một người am hiểu và có kinh nghiệm về thực hành kế toán để xem xét sổ sách và báo cáo tài chính của bạn và đảm bảo mọi thứ đều phù hợp. Kết quả kiểm toán nội bộ sau đó được báo cáo cho công ty của bạn, những người ra quyết định, có thể bao gồm các nhà quản lý, ban giám đốc hoặc các bên liên quan khác.
Kiểm toán nội bộ cung cấp cho bạn và doanh nghiệp của bạn một cơ hội để xác định và quản lý mọi rủi ro và đảm bảo các chính sách của công ty bạn được tuân thủ. Bạn có thể tiến hành kiểm toán nội bộ định kỳ hoặc trên cơ sở liên tục. Kiểm toán nội bộ linh hoạt hơn kiểm toán bên ngoài và có thể kết hợp các bộ phận cụ thể và các mục tiêu lớn hơn của công ty bạn.
Kiểm toán bên ngoài được thực hiện bởi một bên thứ ba không liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Họ có thể được tiến hành hoặc giám sát bởi các tổ chức quản lý như Hội đồng Giám sát Kế toán Công ty Công cộng. PCAOB đặt ra các tiêu chuẩn kiểm toán cho các công ty và nhà môi giới giao dịch công khai. Những kiểm toán bên ngoài báo cáo kết quả kiểm toán của họ một cách công khai.
Có một số loại kiểm toán bên ngoài, bao gồm kiểm toán tuân thủ, kiểm toán hoạt động và kiểm toán báo cáo tài chính. Kiểm toán tuân thủ đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ mọi yêu cầu pháp lý. Kiểm toán hoạt động xem xét hiệu suất của tổ chức của bạn và đưa ra các khuyến nghị để cải thiện. Kiểm toán báo cáo tài chính cũng được gọi là kiểm toán chứng thực và trong loại kiểm toán này, kiểm toán viên sẽ xem xét báo cáo tài chính và hoạt động kế toán của doanh nghiệp của bạn.
Các bước kiểm toán là gì?
Nếu bạn đang xem xét kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài cho doanh nghiệp của mình, điều quan trọng là phải biết các bước liên quan. Kiểm toán kỹ lưỡng là tốn thời gian, nhưng kết quả là sự an tâm đáng để cam kết về thời gian. Các bước kiểm toán là gì? Nói chung, kiểm toán bao gồm lập kế hoạch, thu thập bằng chứng và đưa ra báo cáo với kết quả kiểm toán.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn làm rõ phạm vi kiểm toán và thời gian kiểm toán sẽ kéo dài bao lâu. Bạn cũng lên lịch cho bất kỳ cuộc họp cần thiết hoặc các chuyến thăm tại chỗ để kiểm toán viên có thể xem xét các thủ tục của bạn. Bước tiếp theo là thu thập bằng chứng. Thu thập bằng chứng bao gồm quan sát các quy trình và thủ tục kế toán của bạn, kiểm tra các quy trình kiểm soát của công ty bạn và thu thập và xem xét hồ sơ tài chính và báo cáo. Kiểm toán viên phân tích và kiểm tra bằng chứng để chuẩn bị cho bước tiếp theo.
Trong bước cuối cùng, kiểm toán viên của bạn chuẩn bị một báo cáo với các kết quả kiểm toán, đôi khi được gọi là ý kiến kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ trình bày báo cáo cho các bên liên quan được yêu cầu và cũng có thể công bố kết quả công khai tùy thuộc vào loại và phạm vi kiểm toán.
Cách báo cáo kết quả kiểm toán
Nếu bạn đang tiến hành kiểm toán nội bộ, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để báo cáo kết quả kiểm toán. Thông thường, kết quả kiểm toán nội bộ và bên ngoài được báo cáo bằng văn bản cũng như được gửi bằng lời cho các bên liên quan.
Đối với kiểm toán bên ngoài và nội bộ, có một cấu trúc chung mà hầu hết các báo cáo bằng văn bản tuân theo. Đối với kiểm toán tuân thủ, tổ chức giám sát có thể có các yêu cầu cụ thể đối với những gì cần được đưa vào báo cáo bằng văn bản. Một báo cáo kiểm toán bằng văn bản nên được viết một cách chính xác và theo cách mà người đọc dễ hiểu. Nó cũng nên bao gồm bằng chứng cho bất kỳ phát hiện kiểm toán.
Nói chung, một báo cáo kiểm toán có ba phần: phần giới thiệu, phần mô tả phạm vi kiểm toán và ý kiến của kiểm toán viên, trong đó mô tả các kết quả kiểm toán. Phần giới thiệu nêu rõ trách nhiệm của kiểm toán viên và trách nhiệm kinh doanh của bạn về kiểm toán. Nó thường bao gồm tên của kiểm toán viên hoặc kiểm toán viên và ngày kiểm toán.
Phần phạm vi mô tả quá trình kiểm toán. Nó nêu các lĩnh vực đã được kiểm toán, ai đã hoàn thành kiểm toán và khi nào và tiêu chí nào được sử dụng để thực hiện kiểm toán. Ví dụ, nếu đó là một cuộc kiểm toán bên ngoài, thì nó sẽ nêu rõ các tiêu chuẩn của cơ quan quản lý nào đang được sử dụng để đo lường kết quả của cuộc kiểm toán. Đối với kiểm toán nội bộ, nó sẽ đề cập đến các tiêu chuẩn và chính sách của công ty đang được sử dụng. Phần phạm vi cũng mô tả chính xác những gì kiểm toán viên đã làm. Kiểm toán viên sẽ bao gồm những báo cáo tài chính mà cô ấy đã xem xét và những thử nghiệm mà cô ấy đã thực hiện.
Ý kiến của kiểm toán viên là phần cuối cùng của báo cáo. Đây là nơi kiểm toán viên nêu những gì cô ấy tìm thấy và liệu doanh nghiệp của bạn có phù hợp với tiêu chí của cuộc kiểm toán hay không. Tùy thuộc vào loại kiểm toán, kiểm toán viên cũng có thể bao gồm các khuyến nghị để cải thiện hoặc giải quyết các vấn đề được tìm thấy trong quá trình kiểm toán.
Sau khi viết báo cáo của mình, kiểm toán viên thường sẽ trình bày những phát hiện của mình cho các bên liên quan trong công ty. Trong một tổ chức phi lợi nhuận lớn, chẳng hạn, cô sẽ trình bày những phát hiện của mình cho một ủy ban kiểm toán, giám sát quá trình kiểm toán. Ủy ban sẽ thảo luận về các phát hiện kiểm toán với kiểm toán viên và đặt câu hỏi làm rõ trước khi họ trình bày báo cáo kiểm toán cho ban giám đốc của họ.
Nếu bạn đang tiến hành kiểm toán nội bộ, cách tiếp cận tốt nhất để viết các phát hiện và đề xuất kiểm toán là nêu rõ những gì bạn đã làm, khi bạn thực hiện và những gì bạn tìm thấy. Báo cáo của bạn không cần phải dài dòng. Nó cần phải rõ ràng và hấp dẫn để các nhà quản lý và giám đốc điều hành doanh nghiệp của bạn sẽ hành động dựa trên kết quả của bạn, đặc biệt nếu bạn tìm thấy các khu vực cần cải thiện.
Các loại khác nhau của kết quả kiểm toán là gì?
Một cuộc kiểm toán kỹ lưỡng có thể phát hiện ra những lĩnh vực yếu kém cần được cải thiện. Trong trường hợp xấu hơn, có thể phát hiện ra gian lận hoặc quản lý sai mà bạn cần báo cáo thích hợp cho cơ quan chức năng và địa chỉ. Kiểm toán bên ngoài thường báo cáo kết quả kiểm toán là một trong những điều sau đây: một ý kiến không đủ tiêu chuẩn hoặc rõ ràng, một ý kiến đủ điều kiện, một ý kiến bất lợi hoặc từ chối ý kiến.
Một ý kiến không đủ tiêu chuẩn là trường hợp tốt nhất nếu doanh nghiệp của bạn trải qua kiểm toán bên ngoài. Điều đó có nghĩa là kiểm toán viên đã có thể hoàn thành kiểm toán và doanh nghiệp của bạn tuân thủ các tiêu chí của kiểm toán. Ví dụ, trong kiểm toán báo cáo tài chính, một ý kiến không đủ tiêu chuẩn sẽ có nghĩa là các báo cáo phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung.
Một ý kiến đủ điều kiện có nghĩa là có một vấn đề với kiểm toán. Kiểm toán viên có thể đã không được cấp quyền truy cập vào tất cả các thông tin và tài liệu anh ta cần, ví dụ, hoặc có thể không tuân thủ các tiêu chuẩn được chấp nhận cho khu vực được kiểm toán. Trong kiểm toán báo cáo tài chính, điều này có thể có nghĩa là kiểm toán viên đã tìm thấy một hoặc nhiều lĩnh vực mà các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung không được tuân thủ. Mặc dù đây không phải là kết quả lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn, nhưng nó có thể được giải quyết nhanh chóng và dễ dàng.
Một ý kiến bất lợi là nghiêm trọng hơn nhiều. Nó chỉ ra rằng kiểm toán viên đã tìm thấy một sự trình bày sai hoặc sai trong khu vực được kiểm toán. Trong trường hợp kiểm toán báo cáo tài chính, một ý kiến bất lợi có nghĩa là kiểm toán viên nhận thấy rằng báo cáo tài chính của công ty bạn không phù hợp với thực tiễn kế toán được chấp nhận chung. Kết quả này là tương đối hiếm, và nó có thể có tác động tiêu cực đến các công ty giao dịch công khai. Một số công ty đã thấy giá cổ phiếu của họ giảm, chẳng hạn, sau khi có ý kiến bất lợi được đưa ra.
Từ chối ý kiến có nghĩa là kiểm toán viên không thể hoàn thành kiểm toán. Điều này có thể là do báo cáo tài chính đã có sẵn hoặc do kiểm toán viên không được cấp quyền truy cập đầy đủ vào thông tin anh ta cần. Điều này cũng có nghĩa là ban quản lý công ty của bạn không hợp tác với kiểm toán viên. Đôi khi nó cũng chỉ ra rằng có một xung đột lợi ích từ phía kiểm toán viên. Ví dụ, anh ta có thể có lợi ích tài chính trong công ty đang được kiểm toán.
Mặc dù từ chối ý kiến không phải là kịch bản tốt nhất cho bạn hoặc công ty của bạn, nhưng đó cũng là điều tồi tệ nhất. Về cơ bản, điều đó có nghĩa là không có ý kiến và việc kiểm toán cần được hoàn thành vào thời điểm trong tương lai.
Làm thế nào để trả lời kết quả kiểm toán
Nếu doanh nghiệp của bạn gần đây đã hoàn thành kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài, điều đó rất quan trọng để đáp ứng với kết quả kiểm toán. Bước đầu tiên là xem xét cẩn thận báo cáo kiểm toán với kiểm toán viên. Đặt câu hỏi cho kiểm toán viên để làm rõ những phát hiện và kinh nghiệm của họ khi làm việc với công ty của bạn. Bạn có thể hỏi về cách các nhân viên của bạn hợp tác với các kiểm toán viên, chẳng hạn. Bạn cũng có thể hỏi nếu có bất kỳ thay đổi nào đối với kế hoạch kiểm toán ban đầu hoặc nếu kiểm toán viên gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình kiểm toán.
Nếu kiểm toán viên tìm thấy những khu vực cần cải thiện, hãy hỏi về chi tiết cụ thể. Hãy chắc chắn rằng bạn giải thích vấn đề là gì và tài liệu hoặc bài kiểm tra nào đã phát hiện ra vấn đề. Bạn cũng có thể hỏi nếu kiểm toán viên có bất kỳ khuyến nghị cụ thể để giải quyết khu vực.
Ngay cả khi không tìm thấy vấn đề gì, bạn vẫn có thể tận dụng kiến thức và kinh nghiệm của kiểm toán viên. Bạn có thể hỏi làm thế nào tổ chức của bạn so sánh với các tổ chức tương tự khác, ví dụ. Bạn cũng có thể yêu cầu các đề xuất chung để cải thiện quy trình kế toán hoặc thực hành báo cáo.
Trong trường hợp có ý kiến bất lợi hoặc đủ điều kiện, bạn nên xem xét việc cung cấp phản hồi chính thức bằng văn bản. Bạn có thể được yêu cầu trả lời bằng văn bản, tùy thuộc vào chính sách của công ty hoặc cơ quan chủ quản giám sát kiểm toán của bạn. Phản hồi của bạn nên trực tiếp giải quyết từng vấn đề được nêu trong báo cáo và thảo luận về kế hoạch của bạn để giải quyết các vấn đề được nêu trong kết quả kiểm toán. Bạn nên bao gồm các bước cụ thể, có thể đo lường được để cải thiện và thời gian biểu khi các bước đó sẽ được hoàn thành. Trong trường hợp có ý kiến bất lợi, bạn có thể muốn tham khảo ý kiến luật sư trước khi hoàn thiện hoặc công khai phản hồi của mình.
Khía cạnh quan trọng nhất của việc đáp ứng các kết quả kiểm toán - và có lẽ là toàn bộ quá trình kiểm toán - là phải nhớ rằng kiểm toán viên không phải là kẻ thù. Kiểm toán viên có mặt để giúp bạn cải thiện và đảm bảo rằng bạn duy trì niềm tin của công chúng. Mặc dù trải qua một cuộc kiểm toán có thể là một quá trình căng thẳng và đáng sợ, nhưng nó có thể cung cấp cho bạn và doanh nghiệp của bạn cơ hội để cải thiện. Bạn có thể tìm cách cải thiện quy trình kế toán của mình, ví dụ, điều này cuối cùng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
