Cách chuyển dữ liệu trên giấy thành dữ liệu điện tử

"Văn phòng không giấy tờ" có thể không bao giờ được nhận ra 100 phần trăm. Mặc dù sử dụng máy tính nặng, gần như tất cả các doanh nghiệp vẫn yêu cầu một số tài liệu giấy. Điều này đặt ra một thách thức khi các doanh nghiệp phụ thuộc vào máy tính cần giao tiếp với dữ liệu từ các biểu mẫu trên giấy. Việc "chuyển đổi" dữ liệu vật lý sang các hệ thống ảo có thể được thực hiện thông qua nhập dữ liệu thủ công, chụp ảnh tài liệu và nhận dạng quang học.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Tài liệu giấy
Ngân sách cho thiết bị và nhân sự

Xác định mục tiêu và nhu cầu kinh doanh của bạn. Xác định xem bạn đang nắm bắt các khoản thanh toán của khách hàng, xử lý các ứng dụng hoặc lưu trữ các tài liệu nội bộ. Chỉ ra nếu bạn cần lưu hình ảnh thực tế của tài liệu để lưu trữ điện tử, hoặc đơn giản là bạn chỉ cần thu thập dữ liệu trên giấy vào cơ sở dữ liệu máy tính. Việc đưa ra các quyết định này sẽ giúp bạn quyết định hệ thống xử lý dữ liệu nào sẽ phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Nghiên cứu giải pháp phần mềm doanh nghiệp. Yêu cầu tham khảo phần mềm và nhà cung cấp từ các công ty thực hiện thu thập dữ liệu tương tự với những gì bạn định làm. Hỏi xem bạn có thể truy cập các trang web làm việc thực hiện loại chuyển đổi từ giấy sang điện tử mà bạn dự định thực hiện không. Cách tốt nhất để chọn một hệ thống là xem nó hoạt động. Nếu bạn chỉ thu được một khối lượng dữ liệu nhỏ từ các biểu mẫu, bạn có thể thoát khỏi việc một người nhập dữ liệu vào bảng tính Excel. Nhưng trong kinh doanh hiện đại, điều này có lẽ không phải là trường hợp. Bạn có thể sẽ cần tìm một hệ thống phần mềm và thậm chí có thể là phần cứng mới, nếu chụp tài liệu / hình ảnh là một phần trong kế hoạch của bạn.

So sánh các giải pháp phần mềm bạn đã nghiên cứu và chọn một giải pháp. Liên hệ với nhà cung cấp hoặc nhà phân phối phần mềm để bắt đầu quá trình mua hệ thống và cài đặt nó. Bước đầu tiên, thường được gọi là "khám phá", là khi nhà cung cấp đi đến trang web của bạn để xác định nhu cầu chính xác của bạn và giải pháp tốt nhất cho họ.

Vẫn tham gia với các nhà cung cấp trong quá trình khám phá và trong suốt quá trình cài đặt. Đặt nhiều câu hỏi, và sở hữu dự án; khuyến khích bất kỳ nhân viên nào sẽ thực hiện các hoạt động thu thập tài liệu và nhập dữ liệu để làm như vậy.

Kiểm tra hệ thống hoàn toàn. Nếu có bất kỳ lỗi hoặc lỗ hổng trong giải pháp, tốt nhất là tìm thấy chúng trong khi nhà cung cấp đang ở trên trang web. Điều này sẽ giúp xử lý sự cố và giải quyết nhanh hơn nhiều.