Một báo cáo hàng ngày thường là một tài liệu được chuẩn bị bởi các nhân viên để nộp cho người giám sát của họ. Một báo cáo tiêu chuẩn chứa chi tiết về cách họ dành ngày làm việc của họ, bao gồm bất kỳ thành tích hoặc thách thức nào họ gặp phải. Nếu một dự án cụ thể đang được tiến hành, báo cáo hàng ngày phục vụ mục đích cập nhật ông chủ về tình trạng của dự án. Thông thường, báo cáo cũng phác thảo kế hoạch cho ngày làm việc tiếp theo.
Tại sao bạn nên viết báo cáo hàng ngày?
Một báo cáo hàng ngày cập nhật một trưởng nhóm hoặc người quản lý về một dự án đang diễn ra. Nó sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan mô tả các nhiệm vụ và tiến trình của mỗi thành viên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của một cuộc họp hàng ngày, nhưng vẫn cho phép dự án tiếp tục theo dõi và giữ cho người quản lý được thông tin đầy đủ. Các báo cáo thường tiết kiệm chi phí hơn so với một cuộc trò chuyện hàng ngày. Nó cũng là một cách hiệu quả để tìm ra những nhiệm vụ đã được hoàn thành để người quản lý dự án có thể phân phối các nhiệm vụ mới một cách sáng suốt. Báo cáo hàng ngày cũng có thể được sử dụng khi đến lúc đánh giá nhân viên. Người quản lý có thể nhìn lại một loạt các báo cáo để xác định công việc đã được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả như thế nào trong một dự án lớn.
Bạn nên bao gồm những gì trong một báo cáo hàng ngày?
Bởi vì loại báo cáo này được viết mỗi ngày, nó thường ngắn gọn và súc tích, và chỉ đề cập đến các hoạt động và thành tựu của thời gian làm việc cụ thể.
Báo cáo hàng ngày bao gồm:
- Chi tiết về các nhiệm vụ đã hoàn thành
- Bất kỳ tài nguyên nào đã được sử dụng
- Bao nhiêu thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ
- Những gì đã được thực hiện ngày hôm đó
- Bất kỳ vấn đề phát sinh ngày hôm đó
Ví dụ về Báo cáo hàng ngày
Ví dụ về chi tiết báo cáo hàng ngày này hoạt động trong một dự án nhóm liên quan đến việc tạo ra một chương trình đào tạo nhân viên mới để sơ cứu và CPR.
Báo cáo ngày 27 tháng 3 năm 2018
Nhiệm vụ đã hoàn thành:
- Xác định không gian có sẵn cho chương trình đào tạo.
- Thực hiện các cuộc gọi đến ba người hướng dẫn sơ cứu và CPR bên ngoài khác nhau. Chờ đợi về giá cả.
- Lập danh sách các ngày đào tạo có thể dựa trên lịch công ty.
- Chia nhân viên thành sáu nhóm 15 người cho mục đích đào tạo.
Các vấn đề có thể xảy ra:
- Đào tạo cho mọi người có thể quá đắt. Sẽ biết nhiều hơn một khi tôi nhận được giá.
- Ý tưởng thay thế là chỉ định một nhóm nhỏ hơn để tìm hiểu các thủ tục này. Nếu điều này trở nên cần thiết, tôi đề nghị năm người ở mỗi tầng của tòa nhà được đào tạo.
Nhiệm vụ cho ngày mai:
- Giá an toàn
- Xác định có bao nhiêu người được dự toán để được đào tạo
- Đặt ngày đào tạo
Đây là một dự án rất ngắn và nhiệm vụ nhiều khả năng sẽ chỉ mất từ ba đến năm ngày để hoàn thành. Tuy nhiên, báo cáo ngắn gọn này giúp người quản lý theo kịp tiến độ của một chương trình mới quan trọng cho công ty.
