Trong bất kỳ môi trường kinh doanh nào, có một sự khác biệt lớn giữa việc đơn giản làm việc cùng nhau và hợp tác. Tuy nhiên, việc tạo ra một môi trường hợp tác thực sự có thể còn khó khăn hơn ở một nơi làm việc ảo, đặc biệt là khi các thành viên trong nhóm don don biết nhau hoặc có nền tảng văn hóa khác nhau. Mặc dù vậy, với một chút bí quyết và các công cụ phù hợp, thực sự không có thách thức nào mà một đội ảo có thể vượt qua.
Tạo sự hiểu biết chung
Xóa mọi hiểu lầm mà các thành viên trong nhóm có thể có về sự hợp tác trực tuyến và những gì nó liên quan. Điều này đặc biệt quan trọng với những người không quen làm việc trực tuyến với nhau. Mục tiêu là gặp gỡ và làm việc cùng nhau trong thời gian thực, không gửi một loạt email - và các tệp đính kèm email - qua lại. Mặc dù email và các công cụ không đồng bộ khác, bao gồm không gian làm việc và lịch chung, thư viện tài liệu và bảng thảo luận rất quan trọng, một môi trường hợp tác thực sự đòi hỏi các tương tác đồng bộ, thời gian thực.
Xác định vai trò, không phải nhiệm vụ
Xác định vai trò và làm rõ những kỳ vọng đầu ra nhưng don Patrick xác định các bước cần thiết để đạt được mục tiêu dự án trước. Keith Ferrazzi, một tác giả và CEO của Ferrazzi Greenlight, một công ty tư vấn và đào tạo dựa trên nghiên cứu, nói rằng sự không chắc chắn trong nhiệm vụ là chìa khóa để hợp tác trực tuyến. Ferrazzi trích dẫn nghiên cứu cho thấy sự hợp tác trực tuyến tăng lên khi các thành viên trong nhóm có vai trò được xác định rõ ràng nhưng phải làm việc cùng nhau để quyết định cách đạt được các mục tiêu của nhóm.
Thiết lập một tư duy hợp tác
Bước xuống và đưa cho những người khác - những người có thể có trình độ cao hơn nhưng không phải là người lãnh đạo nhóm bình thường - một cơ hội để cung cấp hướng dẫn hoặc đưa ra hướng dẫn. Mọi thành viên phải sẵn sàng hy sinh lợi ích cá nhân và làm những gì tốt nhất cho đội. Ferrazzi đề nghị chơi một vài trò chơi, chẳng hạn như trò chơi nhặt rác trực tuyến, theo nhóm hoặc trò chơi nhập vai, khi bắt đầu một dự án, không chỉ để tạo ra một tư duy hợp tác, mà còn để xây dựng kỹ năng lãnh đạo và làm việc theo nhóm.
Sử dụng đúng công cụ
Hội nghị âm thanh và video, bảng trắng tương tác, phần mềm cộng tác tài liệu và nhắn tin tức thời là những công cụ quan trọng để gặp gỡ trong thời gian thực và tương tác với các thành viên trong nhóm suốt cả ngày. Ví dụ, bảng trắng tương tác cung cấp các tùy chọn để vẽ, viết văn bản và dán hình ảnh, làm cho chúng trở thành một lựa chọn tốt để động não và tinh chỉnh các bài thuyết trình. Khi kết hợp với hội nghị âm thanh, các thành viên trong nhóm có thể thấy ai tham gia và nói chuyện với nhau. Các công cụ cộng tác tài liệu cho phép đồng tác giả và đồng chỉnh sửa theo thời gian thực với một hoặc một số người khác.
