Quy tắc đặt hàng của Robert, được viết bởi một kỹ sư trong Quân đội Hoa Kỳ sau khi thất bại trong việc chủ trì một cuộc họp công khai. Các quy tắc đã trở thành một cuốn cẩm nang cho các nhóm phi lợi nhuận, hội sinh viên và các tổ chức khác, cung cấp hướng dẫn về ai, khi nào và làm thế nào các thành viên nói và bỏ phiếu cho các quyết định. Tất cả các thành viên cần hiểu các quy tắc này, có thể trở nên phức tạp, trước khi cuộc họp bắt đầu. Ghi chép đúng các quyết định là cơ bản để các tổ chức tiến lên.
Bắt đầu bình chọn
Trước khi bỏ phiếu diễn ra, một chuyển động phải được giới thiệu và tán thành. Biên bản cuộc họp thường ghi lại tên của những chuyển động tạo ra và biệt phái. Sau khi thảo luận, một thành viên có thể gọi câu hỏi, nghĩa là anh ta yêu cầu chủ tịch bỏ phiếu. Một lần nữa, điều này đòi hỏi ai đó phải chuyển động thứ hai, và cũng được quy cho. Trước khi bỏ phiếu có thể xảy ra, phải có đại biểu, như được định nghĩa trong quy định của tổ chức.
Phương pháp bỏ phiếu
Có nhiều cách các nhóm có thể bỏ phiếu cho một chuyển động. Một số phương pháp yêu cầu kiểm phiếu, chẳng hạn như yêu cầu mọi người nói "có" hoặc "không". Việc đếm chính xác có thể là tùy chọn và chỉ được tiến hành khi được yêu cầu bởi một thành viên (ví dụ: bằng giọng nói hoặc nói "aye" hoặc "không") hoặc bởi chủ tịch (ví dụ: bằng cách chia, yêu cầu mọi người đứng lên hoặc giơ tay). Đối với các vấn đề ít gây tranh cãi, người nói có thể gọi một cuộc bỏ phiếu bằng sự đồng ý chung bằng cách hỏi nếu có phản đối.
Yêu cầu đa số
Mỗi tổ chức theo quy định của cộng đồng sẽ có các quy tắc xác định kích thước của đa số cần thiết để vượt qua một chuyển động. Đối với các mặt hàng hành chính, thường một đa số đơn giản là đủ. Tuy nhiên, hai phần ba chính có thể được yêu cầu cho những thay đổi đáng kể đối với cấu trúc hoặc quy định của tổ chức. Biên bản phải rõ ràng về loại đa số quyết định yêu cầu.
Miễn trừ bỏ phiếu
Chủ tịch, hoặc người đứng đầu, của tổ chức có quyền như các thành viên khác. Tuy nhiên, ông không thể bỏ phiếu, để duy trì sự công bằng, trừ khi bỏ phiếu bằng cách bỏ phiếu hoặc nếu bỏ phiếu sẽ ảnh hưởng đến kết quả. Các thành viên Ex-officio có thể bỏ phiếu như tất cả các thành viên khác miễn là họ là thành viên có vị thế tốt. Phiếu bầu ủy quyền, hoặc phiếu bầu của ai đó tham dự thay cho thành viên vắng mặt, sẽ không được tính, trừ khi được quy định chấp nhận bởi quy định.
Các mục khác để ghi lại
Biên bản cuộc họp cần ghi lại có bao nhiêu phiếu bầu "có" và "không", cũng như có bao nhiêu thành viên bỏ phiếu. Cũng ghi lại nếu chuyển động đi qua. Nói chung, biên bản phản ánh kết quả của cuộc họp, không phải là cuộc thảo luận. Điều quan trọng là phải rất rõ ràng về kết quả bỏ phiếu, không phải cuộc trò chuyện trước.
