Các chính sách rõ ràng, được viết tốt là điều cần thiết để điều hành một doanh nghiệp nhỏ thành công và có lợi nhuận. Mặc dù các chỉ thị chính sách cụ thể phụ thuộc vào chủ đề, chẳng hạn như tuân thủ, an toàn hoặc kiểm soát nội bộ, hầu như mọi chính sách kinh doanh đều trải qua năm giai đoạn phát triển chính.Mỗi giai đoạn cung cấp một thước đo hướng dẫn phối hợp với nhau để cải thiện năng suất và củng cố lợi nhuận của bạn.
Xác định mục tiêu chính sách
Chính sách hiệu quả trả lời một câu hỏi hoặc giải quyết một vấn đề kinh doanh đang diễn ra. Vì những lý do này, việc xác định các câu hỏi hoặc vấn đề mà doanh nghiệp của bạn nên giải quyết là giai đoạn đầu tiên của việc tạo chính sách. Thông thường, các câu hỏi và vấn đề phát sinh từ và liên kết đến các mục tiêu kinh doanh dài hạn. Theo cùng một cách, các mục tiêu kinh doanh phát sinh từ và liên kết với tầm nhìn và tuyên bố sứ mệnh của bạn. Ý tưởng để tạo ra các chính sách kinh doanh hiệu quả đến từ các mục tiêu như đổi mới, cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc và tuân thủ các quy định của chính phủ. Các chính sách tập trung vào tài chính phát sinh từ tối đa hóa lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí và các mục tiêu kiểm soát nội bộ.
Chính sách hình thành
Trong giai đoạn hình thành chính sách, bạn có chiến lược về cách giải quyết các câu hỏi hoặc vấn đề chưa được giải quyết. Động não là phổ biến trong quá trình hình thành chính sách, vì hầu hết các vấn đề có nhiều hơn một giải pháp tiềm năng. Ví dụ: nếu bạn đang phát triển một tuyên bố chính sách liên quan đến việc hút thuốc ở nơi làm việc, bạn có thể căn cứ chính sách này theo các quy định bắt buộc của nhà nước. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy các quy định của nhà nước không hoàn toàn giải quyết các mục tiêu trong tầm nhìn kinh doanh của bạn, bạn có thể quyết định giải quyết vấn đề bằng cách tuân theo các nguyên tắc của nhà nước nhưng cũng khiến chính sách trở nên hạn chế hơn.
Áp dụng giải pháp tốt nhất
Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, các quyết định về giải pháp tiềm năng nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu kinh doanh đến trực tiếp từ chủ doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp lớn hơn, các thủ tục áp dụng chính sách có thể theo một quy trình dân chủ hơn. Ví dụ, các doanh nghiệp có hội đồng quản trị thường yêu cầu đa số hội đồng quản trị phê duyệt các chính sách mới bằng cách bỏ phiếu. Nếu đa số không đồng ý, chính sách đề xuất sẽ quay trở lại giai đoạn hình thành.
Thực hiện chính sách kinh doanh
Trong khi ba giai đoạn đầu tiên của việc hoạch định chính sách tập trung vào những gì, thì giai đoạn thứ tư tập trung vào việc công khai chính sách và làm cho nó hoạt động. Giai đoạn này bao gồm tạo báo cáo chính sách với các tham số rõ ràng, bao gồm chính sách áp dụng cho ai, trong trường hợp áp dụng chính sách và chỉ thị chính sách và các điều kiện hoặc hạn chế quan trọng. Ví dụ, chính sách về hút thuốc tại nơi làm việc nên trích dẫn bất kỳ quy định nào của chính phủ và giải quyết những lo ngại mà bạn có thể có về sức khỏe của nhân viên. Các thông số cần xác định rõ liệu chính sách áp dụng cho tất cả hay chỉ một số khu vực nhất định tại nơi làm việc.
Đánh giá chỉ thị chính sách
Giai đoạn cuối cùng của quá trình hoạch định chính sách liên quan đến việc đánh giá liên tục. Giai đoạn này đặc biệt quan trọng, với các chính sách tập trung vào việc tuân thủ các quy định của chính phủ. Giai đoạn đánh giá đảm bảo các chính sách được cập nhật và tiếp tục phản ánh các mục tiêu kinh doanh dài hạn. Khi đánh giá xác định chính sách đang tỏ ra không hiệu quả hoặc nếu tiêu chuẩn kinh doanh hoặc quy định thay đổi, chủ doanh nghiệp hoặc nhóm ra quyết định sẽ xác định xem thay đổi chính sách hiện tại hay tạo chính sách hoàn toàn mới là giải pháp tốt nhất.
