Mẫu dịch vụ doanh thu nội bộ W-9 được sử dụng để lấy số nhận dạng người nộp thuế cho một cá nhân hoặc công ty. Các công ty sử dụng mẫu này để có được TIN cho các nhà cung cấp mới. Sau khi nhận được Mẫu IRS ban đầu W-9, các công ty không bắt buộc phải có được các mẫu cập nhật cho các nhà cung cấp được thành lập; các nhà cung cấp chịu trách nhiệm cung cấp Mẫu W-9 cập nhật nếu thông tin nhất định thay đổi.
Cập nhật thông tin W-9
Nhà cung cấp có nghĩa vụ cung cấp cho công ty một Mẫu W-9 mới nếu tên hoặc TIN cho nhà cung cấp thay đổi. Ngoài ra, nếu cấu trúc kinh doanh của nhà cung cấp thay đổi các yêu cầu về thuế, nên cung cấp Mẫu W-9 mới.
Sử dụng W-9
IRS yêu cầu các công ty nộp Mẫu 1099 để báo cáo các khoản thanh toán cho các nhà cung cấp nhất định vượt quá $ 600. Mẫu W-9 đảm bảo rằng công ty sẽ có đủ thông tin để nộp đơn Mẫu 1099, nếu cần thiết.
Mẫu thay thế
IRS cho phép các công ty sử dụng các biểu mẫu của riêng họ thay vì Mẫu W-9 nếu nó yêu cầu thông tin tương tự. Ví dụ: một công ty có thể tạo biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp của riêng mình và gửi cho tất cả các nhà cung cấp mới. Mẫu này có thể bao gồm cả thông tin nhà cung cấp cụ thể cho công ty cũng như thông tin có trong Mẫu W-9.
Thông tin mẫu W-9
Mẫu W-9 giới thiệu tên nhà cung cấp, địa chỉ gửi thư, phân loại thuế và số An sinh xã hội hoặc số nhận dạng chủ nhân. Mẫu W-9 hoặc một vật thay thế tương đương cũng phải yêu cầu nhà cung cấp xác nhận rằng số nhận dạng người nộp thuế được cung cấp là chính xác, nhà cung cấp đó là công dân Hoa Kỳ và nhà cung cấp không phải chịu khấu trừ dự phòng.
Hình phạt
Nếu một công ty yêu cầu Mẫu W-9 từ một nhà cung cấp và nhà cung cấp không tuân thủ, nhà cung cấp có thể bị phạt 50 đô la trừ khi thất bại là do nguyên nhân hợp lý thay vì sơ suất. Một nhà cung cấp cũng có thể phải chịu các hình phạt dân sự và hình sự nếu thông tin sai lệch được cung cấp.
