Theo dõi và đặt hàng vật tư máy in cho một tổ chức lớn, chẳng hạn như một trường học, có thể là một thách thức. Mỗi kiểu máy in sử dụng một loại hộp mực hoặc mực khác nhau và mỗi hộp mực sẽ in một số trang khác nhau trước khi cần thay thế. Mặc dù bạn có thể theo dõi hộp mực đặt hàng theo cách cũ, với danh sách được tạo bằng giấy và bút chì, tạo bảng tính để lưu trữ tất cả thông tin có liên quan sẽ tiết kiệm thời gian và cho phép bạn lập ngân sách cho mực hiệu quả hơn theo thời gian.
Tạo một bảng tính trống mới để theo dõi thứ tự hộp mực bằng chương trình bảng tính của máy tính của bạn. Có thể máy tính của bạn được cài đặt Microsoft Excel như một phần của Microsoft Office. Nếu bạn không có Excel, hãy tải xuống và cài đặt bộ ứng dụng văn phòng miễn phí, chẳng hạn như OpenOffice hoặc sử dụng một công cụ trực tuyến như Google Docs, bạn có thể truy cập miễn phí nếu đăng ký tài khoản Gmail miễn phí.
Xác định thông tin bạn muốn theo dõi. Điều này sẽ thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể và một trong những lợi ích của việc sử dụng bảng tính điện tử là nó dễ dàng thay đổi thông tin bạn theo dõi khi nhu cầu của bạn thay đổi. Để bắt đầu, hãy thử theo dõi số phòng nơi mỗi máy in được cài đặt, loại máy in, loại hộp mực hoặc mực máy in sử dụng, số tiền bạn đã trả cho mực và ngày bạn đặt mua mực thay thế lần cuối.
Nhập các tiêu đề cho các cột bảng tính của bạn đầu tiên. Lưu ý cách bảng tính trống được cấu hình. Có một hàng số chạy dọc theo trục dọc và một hàng chữ cái trên truy cập ngang. Trong ô đầu tiên hoặc hàng 1 cột A, nhập "Số phòng." Trong hàng 1 cột B, nhập "Kiểu máy in." "Mô hình hộp mực" đi vào hàng 1 cột C, và cứ thế, cho đến khi bạn đã nhập tiêu đề cột cho từng mẩu thông tin bạn muốn theo dõi.
Chọn máy in đầu tiên bạn muốn nhập vào bảng tính của mình và bắt đầu bằng cách nhập số phòng ở hàng 2 cột A. Nhập kiểu máy in vào hàng 2 cột B và sau đó tiếp tục nhập tất cả thông tin có liên quan vào cột thích hợp, kể cả ngày bạn mực đặt hàng cuối cùng.
Nhập thông tin cho máy in tiếp theo, bắt đầu với hàng 3 cột A, sau đó nhập dữ liệu khác cho máy in đó vào mỗi cột thích hợp. Tiếp tục nhập thông tin cho từng máy in tiếp theo trong một hàng mới cho đến khi tất cả thông tin về máy in và máy in của bạn được liệt kê. Khi bạn kết thúc, hãy lưu bảng tính của bạn vào ổ cứng máy tính.
Tạo các cột ngày trống bổ sung để ghi lại mỗi lần bạn đặt mực cho một máy in cụ thể. Lưu tệp vào ổ cứng của bạn khi bạn hoàn thành để bạn có thể sử dụng nó vào lần tiếp theo bạn đặt hàng vật tư.
Lời khuyên
-
Sử dụng định dạng đặc biệt để làm nổi bật thông tin quan trọng hoặc như một trợ giúp tổ chức. Ví dụ: sử dụng phông chữ đậm cho tiêu đề cột và phông chữ màu để nhóm các máy in với nhau trong cùng một đơn vị tổ chức. Ví dụ: bạn có thể sử dụng màu xanh lá cây cho máy in sử dụng khoa, màu xanh lam cho máy in sử dụng cho sinh viên và màu cam cho máy in được thiết lập trong thư viện.
Sau một thời gian đã trôi qua - ví dụ một học kỳ hoặc một năm học - tổng số tiền chi cho mực in của mỗi máy in trong khoảng thời gian đó. Bạn có thể sử dụng thông tin này để lưu ý xem một số máy in có được sử dụng thường xuyên hơn các máy in khác hay không, liệu một máy in có hiệu quả hơn so với máy in khác và ngay cả các phòng ban hoặc lớp học sử dụng nhiều mực nhất - thông tin có thể hữu ích cho cả sắp xếp lại và lập ngân sách mục đích.
